Ένα αρχείο ηγετών μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα για ενσωμάτωση με την κυβέρνηση στο κράτος που βρίσκεται. Η διαδικασία ενσωμάτωσης απαιτεί από τις μη κερδοσκοπικές οργανώσεις να παρέχουν πληροφορίες για το πώς και για ποιο σκοπό οργανώνονται. Μετά την αποστολή του μη κερδοσκοπικού εταιρικού καταστατικού της, γίνεται νομική οντότητα, ξεχωριστή από τα άτομα που διαχειρίζονται το μη κερδοσκοπικό ίδρυμα. Η ενσωμάτωση τους δίνει περιορισμένη προσωπική ευθύνη από αγωγές και επιτρέπει στο μη κερδοσκοπικό φορέα να υποβάλει αίτηση στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων για την απαλλαγή από φόρους.
Εγγεγραμμένοι Πράκτορες
Ένα τμήμα στο γραφείο του γραμματέως του κράτους συνήθως χειρίζεται τις καταχωρίσεις ενσωμάτωσης. Παρόλο που οι απαιτήσεις ποικίλλουν μεταξύ των κρατών, υπάρχουν ορισμένες βασικές απαιτήσεις για ενσωμάτωση. Μεταξύ αυτών είναι ότι το μη κερδοσκοπικό όνομα ένα άτομο ως εγγεγραμμένος αντιπρόσωπός του στην κατάσταση στην οποία ενσωματώνει. Ο σκοπός του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου είναι να παρέχει μια νομική, φυσική διεύθυνση όπου μπορεί να επιδοθεί μια αγωγή, εάν χρειαστεί, και να λάβει επίσημες ανακοινώσεις από το κράτος για λογαριασμό του μη κερδοσκοπικού οργανισμού, όπως είναι οι φορολογικές ειδοποιήσεις.
Ευθύνες
Παρόλο που ένας εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος είναι το άτομο στο οποίο μπορούν να επιδοθούν αγωγές, αυτό δεν σημαίνει ότι ο ίδιος ο εγγεγραμμένος πράκτορας μήνυσε. Η ευθύνη του πράκτορα είναι να ενημερώσει το διοικητικό συμβούλιο του μη κερδοσκοπικού οργανισμού ότι το μη κερδοσκοπικό πρόσωπο εναγόμενο και να κρατήσει το διοικητικό συμβούλιο ενήμερο για τις επικοινωνίες από το κράτος.
Φυσική Διεύθυνση Οδού
Οι απαιτήσεις για το ποιος μπορεί να είναι εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος ποικίλλουν κάπως μεταξύ των κρατών. Ανάλογα με το κράτος, ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος μπορεί να είναι διευθυντής ή αξιωματικός του μη κερδοσκοπικού οργανισμού ή μπορεί να είναι απλώς κάποιος που κατοικεί στο κράτος. Ορισμένοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τον πληρεξούσιο που τους βοηθά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης ως εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο τους. Εν πάση περιπτώσει, ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος πρέπει να παράσχει μια διεύθυνση στο οποίο βρίσκεται, και όχι ένα ταχυδρομικό κουτί. Το μη κερδοσκοπικό ίδρυμα δεν μπορεί να ενεργήσει ως εγγεγραμμένος αντιπρόσωπός του.
Επιχειρηματική δραστηριότητα σε άλλο κράτος
Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος πρέπει να διαμένει στην κατάσταση στην οποία ενσωματώνεται η μη κερδοσκοπική εταιρεία. Εάν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός έχει την έδρα του σε ένα κράτος, αλλά κάνει επιχειρήσεις σε άλλο κράτος και αποφασίζει να ενσωματώσει εκεί, πρέπει να ονομάσει εγγεγραμμένο πράκτορα στην κατάσταση στην οποία ενσωματώνει. Για την εκπλήρωση αυτής της απαίτησης, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αγοράζουν μερικές φορές τις υπηρεσίες ενός εγγεγραμμένου αντιπροσώπου από μια υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου.
Αλλαγή αντιπροσώπων
Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να ενημερώνουν την πολιτειακή κυβέρνηση για το αν έχει αλλάξει ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος ή η διεύθυνση της. Η μη τήρηση αυτής της απαίτησης μπορεί να αναγκάσει τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό να ανακληθεί η κατάσταση ενσωμάτωσής του. Τα κράτη έχουν διαφορετικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με αυτό. Για παράδειγμα, το κράτος του Βερμόντ δίνει σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς 120 ημέρες για να ειδοποιήσει το γραφείο του γραμματέως του κράτους ότι ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος ή η διεύθυνση του έχει αλλάξει.
Παραίτηση
Οι εγγεγραμμένοι πράκτορες μπορούν να παραιτηθούν. Ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζεται αυτό ποικίλλει ανάλογα με την κατάσταση. Στο Βερμόντ, για παράδειγμα, ένας εγγεγραμμένος πράκτορας παραιτείται ανά πάσα στιγμή, ενημερώνοντας εγγράφως τη γραμματεία του Υπουργείου Εξωτερικών.
