Οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή οι γενικευμένες λογιστικές αρχές (GAAP) καθορίζουν το φυσικό ισοζύγιο λογαριασμών και ενημερώνουν τις εταιρείες εάν ένας συγκεκριμένος λογαριασμός πρέπει να έχει πιστωτικό ή χρεωστικό υπόλοιπο. Οι χρηματοοικονομικοί λογαριασμοί διαχειρίζονται τη γκάμα από στοιχεία ενεργητικού και παθητικού σε στοιχεία μετοχών, έσοδα και έξοδα. Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς των ΗΠΑ αναγνωρίζει την εξισορρόπηση του λογαριασμού ως βασικό χαρακτηριστικό της χρηστής δημοσιονομικής αναφοράς.
Υπόλοιπο λογαριασμού
Στη λογιστική, τα περιουσιακά στοιχεία και τα έξοδα έχουν συνήθως ένα χρεωστικό υπόλοιπο, που σημαίνει ότι ένας εταιρικός λογιστής τους χρεώνει για να αυξήσει τα ποσά του λογαριασμού. Τα έσοδα, τα ίδια κεφάλαια και οι υποχρεώσεις έχουν πιστωτικό υπόλοιπο, οπότε ο λογιστής πιστώνει αυτούς τους λογαριασμούς για να τους αυξήσει. Οποιαδήποτε αλλαγή σε αυτήν την κανονική σειρά παραγγελιών δημιουργεί ανακρίβειες στη διαδικασία τήρησης αρχείων και μπορεί να οδηγήσει σε σφαλματολογικές οικονομικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, εάν ένας λογιστής πιστώσει εσφαλμένα τον λογαριασμό ασφαλιστικών εξόδων για την καταγραφή πληρωμής ασφαλίστρου, η καταχώρηση υποτιμά το ποσό του ασφαλιστικού εξόδου που αναφέρεται στην κατάσταση αποτελεσμάτων. Τα μέσα υποτιμήσεως αντιπροσωπεύουν λιγότερο σημαντικά ή μειώνουν το ποσό ενός λογιστικού στοιχείου.
Οικονομική αναφορά
Για να κερδίσει την εμπιστοσύνη του κοινού και των επενδυτών, μια επιχείρηση πρέπει να καταγράφει σωστά τις συναλλαγές και να αναφέρει δεδομένα απόδοσης στο τέλος μιας δεδομένης περιόδου, όπως ένα τρίμηνο ή ένα οικονομικό έτος. Η ακριβής αναφορά απαιτεί λεπτομερή εξέταση των υπολοίπων λογαριασμού. Ένα πλήρες σύνολο οικονομικών εκθέσεων περιλαμβάνει μια κατάσταση μεταβολών στα ίδια κεφάλαια, μια κατάσταση εσόδων, μια κατάσταση ταμειακών ροών και μια κατάσταση οικονομικής θέσης, γνωστή και ως ισολογισμός.
Κατευθυντήριες γραμμές ελέγχου
Οι εξωτερικοί ελεγκτές αναλύουν τα αρχεία μιας εταιρείας για να αξιολογήσουν την ακρίβεια των αριθμών απόδοσης, δίδοντας προσοχή σε κάθε κύριο λογαριασμό για να διαπιστώσουν την ισορροπία τους. Οι εταιρικοί αναθεωρητές εξετάζουν υποκεφαλίους από μέσα προς τα έξω και επίσης από έξω για να κατανοήσουν τις συναλλαγές που το έκαναν στον κύριο λογαριασμό. Για παράδειγμα, ένας ελεγκτής μπορεί να δει τον λογαριασμό που πρέπει να πληρωθεί στον ισολογισμό και να προσδιορίσει όλες τις εγγραφές που οδήγησαν στο υπόλοιπο του λογαριασμού. Αυτό αντιπροσωπεύει μια προσέγγιση "εκτός από". Σε αυτό το σενάριο, μια αναθεώρηση "προς τα έξω" θα πάρει το αντίθετο αναλυτικό ταξίδι.
Συμμετοχή του προσωπικού
Στο εταιρικό πλαίσιο, το προσωπικό που εξασφαλίζει ότι οι λογαριασμοί έχουν ακριβή υπόλοιπα περιλαμβάνουν τους λογιστές, τους λογιστές και τους οικονομικούς διευθυντές. Οι ελεγκτές δαπανών και οι εποπτικές αρχές προϋπολογισμού συμβάλλουν επίσης στην τήρηση αρχείων και την υποβολή εκθέσεων.
