Για τις επιχειρήσεις παραγωγής, το απόθεμα περιλαμβάνει ένα από τα μεγαλύτερα περιουσιακά στοιχεία που κατέχει η εταιρεία. Αυτός ο κατάλογος αποτελείται από πρώτες ύλες, εργασίες σε διαδικασία και τελικά προϊόντα. Η παραγωγική διαδικασία μετατρέπει το απόθεμα πρώτων υλών σε απογραφή τελικών προϊόντων. Οι εταιρείες παραγωγής πρέπει να ελέγχουν την παραγωγική τους διαδικασία και να διαχειρίζονται το απόθεμα για να το διασφαλίσουν. Αυτές οι εταιρείες ενσωματώνουν εσωτερικούς ελέγχους για τη διαχείριση της παραγωγής αποθεμάτων και ελέγχου.
Απόδειξη με έγγραφα
Η τεκμηρίωση αποτελεί ένα βασικό στοιχείο στη δομή εσωτερικού ελέγχου οποιασδήποτε εταιρείας. Στην αποθήκη απογραφής περιλαμβάνονται τα έγγραφα παραλαβής, τα έγγραφα αποστολής και τα έγγραφα ενδοεπιχειρησιακής μεταφοράς. Αυτά παρέχουν μια γραφική διαδρομή που επιτρέπει σε οποιονδήποτε υπάλληλο ή διαχειριστή να εντοπίσει το απόθεμα εντός της εγκατάστασης, είτε το απόθεμα βρίσκεται στην αποθήκη είτε στη γραμμή παραγωγής. Κάθε τύπος εγγράφου πρέπει να αριθμείται διαδοχικά, γεγονός που επιτρέπει την άμεση αναγνώριση και διερεύνηση των ελλιπών εγγράφων. Τα έγγραφα πρέπει επίσης να αντιστοιχούν σε άλλα έγγραφα. Για παράδειγμα, τα έγγραφα παραλαβής θα πρέπει να συνοδεύονται από τιμολόγια προμηθευτών για να επιβεβαιωθεί ότι η εταιρεία έλαβε την ίδια ποσότητα για την οποία χρεώνεται.
Κάμερες
Η κλοπή υπαλλήλων, εκτός κλοπής και η εσφαλμένη τεκμηρίωση επιτρέπουν να λείπει το απόθεμα από την καθορισμένη τοποθεσία. Οι κάμερες ασφαλείας παρέχουν μια εγγραφή βίντεο για όλη τη δραστηριότητα που συμβαίνει στην αποθήκη και στη γραμμή παραγωγής. Όταν παρατηρείται ασυμφωνία μεταξύ του καταγεγραμμένου επιπέδου απογραφής και της πραγματικής ποσότητας, η διοίκηση μπορεί να αναθεωρήσει το βίντεο που αναζητά κίνηση φυσικού αποθέματος και να συγκρίνει αυτή την κίνηση με την καταγραφόμενη κίνηση απογραφής. Η διοίκηση μπορεί να ελέγξει τα βίντεο από τη γραμμή παραγωγής συγκρίνοντας την παραγωγή αποθεμάτων με την καταγεγραμμένη παραγωγή. Οι κάμερες επιτρέπουν στη διοίκηση να συλλαμβάνει τους υπαλλήλους που συμμετέχουν σε ανήθικη συμπεριφορά, καθώς και να αποτρέπει την ανήθικη συμπεριφορά των εργαζομένων που γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται.
Χειρισμός απορριμμάτων
Μερικοί υπάλληλοι δημιουργούν προϊόντα παλιοσίδερων ή ταξινομούν καλά προϊόντα ως παλιοσίδερα για να τα βγάλουν στο σπίτι μαζί τους. Οι κατάλληλοι εσωτερικοί έλεγχοι που σχετίζονται με τη διαχείριση των απορριμμάτων εξαλείφουν αυτή την πιθανότητα Η εταιρεία θα πρέπει να εφαρμόζει πολιτικές σχετικά με την ταξινόμηση και την επεξεργασία παλιοσίδερων. Μια πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει την ύπαρξη πολλαπλών υπαλλήλων να επαληθεύουν ότι ένα συγκεκριμένο στοιχείο στερείται το επίπεδο ποιότητας καλού προϊόντος και πρέπει να θεωρείται παλιοσίδερο. Μια άλλη πολιτική περιλαμβάνει τον διαχωρισμό των ευθυνών. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος αναγνωρίζει τα απορρίμματα και ένας άλλος υπάλληλος διαθέτει τα απορρίμματα. Η εταιρεία θα πρέπει να διαχειρίζεται τη διάθεση απορριμμάτων επιλέγοντας μια εξωτερική εταιρεία για να χειρίζεται τη διάθεση και όχι να την χειρίζεται εσωτερικά.
Καταμέτρηση Αποθέματος
Οι εταιρείες πραγματοποιούν φυσική απογραφή μετράει περιοδικά και συγκρίνουν το απόθεμα που μετριέται με το απόθεμα που καταγράφεται στο σύστημα. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να εντοπίσει τυχόν αποκλίσεις. Η εταιρεία μπορεί να διερευνήσει αυτές τις αποκλίσεις για να προσδιορίσει εάν παρουσιάστηκε κάποιο σφάλμα ή αν υπήρξε απάτη.
