Παρόλο που όλες οι συναντήσεις δεν πρέπει να ακολουθούν αυστηρά τον "Κανόνα Διαταγής του Ρόμπερτ", πρέπει να προγραμματιστούν εκ των προτέρων και να ακολουθήσουν μια καθορισμένη ατζέντα. Ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορεί να συμβεί σε μια συνάντηση είναι όταν ο ηγέτης χάνει τον έλεγχο των συμμετεχόντων και οι συζητήσεις πηγαίνουν σε πολλές κατευθύνσεις. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ελάχιστα ή τίποτα δεν επιτυγχάνεται, και η συνάντηση καταλήγει σε πλήρη χάσιμο χρόνου και ένα σημάδι εναντίον του συνθέτη.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ημερήσια διάταξη
-
Επιθέματα χαρτιού
-
Μολύβια
-
Οπτικοακουστικά υλικά και εξοπλισμός
Σχεδιάστε μια συγκεκριμένη ημερήσια διάταξη, ακόμη και αν πρόκειται να καλυφθεί μόνο ένα θέμα. Δώστε άφθονη προειδοποίηση σε όποιον πρόκειται να δώσει μια αναφορά. Η ημερήσια διάταξη εξηγεί σε όλους τους λόγους για τους οποίους πραγματοποιείται η σύσκεψη και ο τελικός σκοπός. Η ημερήσια διάταξη θα πρέπει επίσης να έχει χρονικό πλαίσιο, έτσι ώστε όσοι παρευρίσκονται να γνωρίζουν πώς να προγραμματίζουν το υπόλοιπο της ημέρας τους.
Προμηθεύστε τους συνοδούς με ένα αντίγραφο των εγγράφων που πρόκειται να συζητηθούν αρκετές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Ζητήστε τους να είναι έτοιμοι να μιλήσουν για την έκθεση και να έρθουν με τις σκέψεις και τα σχόλιά τους. Δεν θέλετε κάποιος να διαβάζει το χαρτί, ενώ άλλοι το συζητούν.
Επέκταση εκτίμησης σε κάθε άτομο που συνεισφέρει στη συνάντηση. Προσπαθήστε να πάρετε πληροφορίες από κάθε παρουσιαστή και να ευχαριστήσετε τον καθένα για τη συμμετοχή του με ένα προσωπικό σχόλιο.
Στείλτε σε κάθε έναν από τους συνοδούς ένα σημείωμα παρακολούθησης με τα κύρια σημεία που έγιναν σε όλη τη συνεδρίαση. Εάν πρόκειται για επίσημη συνάντηση με σημειώσεις, κάθε άτομο πρέπει να έχει τα σχόλια αυτά πριν από την επόμενη φορά που θα συναντηθεί η ομάδα.
Συμβουλές
-
Μην αφήνετε κάποιον να έρχεται αργά σε κάθε συνεδρίαση. Η καθυστέρηση μία ή δύο φορές είναι εντάξει, αλλά κάθε φορά δείχνει πλήρη έλλειψη σεβασμού.
Προειδοποίηση
Αν φαίνεται ότι η συνάντηση θα διαρκέσει περισσότερο από δέκα λεπτά μετά την επισήμανση στην ημερήσια διάταξη, θα ψηφιστεί εάν θα συνεχιστεί ή θα συναντηθεί ξανά.
