Τα καθήκοντα και οι ευθύνες ενός τμήματος χρέωσης ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο λειτουργεί η υπηρεσία και τον πελάτη (πελάτες) που εξυπηρετεί. Ωστόσο, τα επιτυχημένα και καλά διαχειριζόμενα τμήματα χρέωσης μοιράζονται κάποιες σταθερές. Για παράδειγμα, ένας αποτελεσματικός διαχειριστής χρεώσεων πρέπει να επιδείξει στέρεες δεξιότητες ηγεσίας, να δείξει μια πρακτική γνώση των πρακτικών συλλογής και χρέωσης και να έχει την ικανότητα να παρακινήσει τα μέλη του προσωπικού σε συνεχή βάση.
Σχεδιάστε ένα εφαρμόσιμο χρονοδιάγραμμα χρέωσης για να διασφαλίσετε ότι οι χρεώσεις και οι κύκλοι πληρωμής θα ολοκληρωθούν εγκαίρως και σύμφωνα με τα πρότυπα ελέγχου ποιότητας. Παρέχετε στο προσωπικό αντίγραφα των διαδικασιών των πολιτικών χρέωσης και ένα εγχειρίδιο εταιρειών για εύκολη αναφορά.
Ελέγξτε τους ελέγχους ποιοτικού ελέγχου. Παρακολούθηση γραπτών και προφορικών επικοινωνιών μεταξύ προσωπικού και πελατών. Αναζητήστε συμμόρφωση με τις διαδικασίες συλλογής και χρέωσης, καθώς και με παραδείγματα σωστά πραγματοποιημένων προσαρμογών και διαγραφών.
Εκτελέστε μαθήματα κατάρτισης για τα μέλη του προσωπικού σχετικά με τις διαδικασίες και τα πρότυπα της εταιρείας. Προσφέρετε κρύες και μαλακές τεχνικές κλήσης, συμβουλές διαπραγμάτευσης και εκπαίδευση λογισμικού.
Διαχείριση αναφορών σχετικά με τις δραστηριότητες χρέωσης και συλλογής. Παρέχετε στους πελάτες αντίγραφα, όχι πρωτότυπα, τέτοιων αναφορών. Συγκεντρώστε πληροφορίες σε άλλα τμήματα χρέωσης για να τεκμηριώσετε λογαριασμούς σε ένα μέρος.
Κρατήστε τακτικές συναντήσεις προσωπικού. Αναλύστε την επιχειρησιακή ένταση και επιβάλλετε αλλαγές ανάλογα με τις ανάγκες. Κρατήστε υψηλό το ηθικό, αναγνωρίζοντας τα μέλη του προσωπικού που προσφέρουν υψηλό επίπεδο απόδοσης, παρουσιάζουν ιστορικό αποτελεσματικής επικοινωνίας με τη διοίκηση και παρακολουθούν τα μέλη του προσωπικού, καθώς και προσδίδουν μια θετική εντύπωση στο τμήμα οργάνωσης και χρέωσης.
Συμβουλές
-
Ενημερώστε το σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών του τμήματος χρέωσής σας καθώς διατίθενται νέες τεχνολογίες.
