Ένα διάγραμμα ροής είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο, ιδιαίτερα για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ή επιχειρηματίες που ιδρύουν μια νέα εταιρεία. Ουσιαστικά, ένα διάγραμμα ροής είναι μια γραφική ή συμβολική αναπαράσταση μιας διαδικασίας. Ένα διαφορετικό σύμβολο αντιπροσωπεύει κάθε βήμα της διαδικασίας και συμπεριλαμβάνεται μια σύντομη περιγραφή που εξηγεί το βήμα της διαδικασίας. Τα βέλη συνδέουν τα σύμβολα και αυτό δείχνει την κατεύθυνση της ροής της διαδικασίας.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι διαγραμμάτων ροής, συμπεριλαμβανομένων επιχειρηματικών διαγραμμάτων ροής, και χρησιμοποιούνται για μια ευρεία ποικιλία έργων. Η διαδικασία απεικόνισης και ανάλυσης διαφόρων τμημάτων της ροής εργασίας σας μπορεί να οδηγήσει σε βελτιώσεις που εξοικονομούν χρόνο και αυξάνουν την παραγωγικότητα.
Διαφορετικοί τύποι διαγραμμάτων ροής
Μια ποικιλία διαγραμμάτων ροής ταιριάζουν σε συγκεκριμένες καταστάσεις. Παρακάτω είναι μερικά από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα:
- Διαγράμματα ροής εργασίας είναι ένας τύπος επιχειρηματικού διαγράμματος ροής που εγγράφει ροές εργασιών γραφείου, που συχνά περιλαμβάνουν εργασίες, έγγραφα και πληροφορίες.
- Διαγράμματα ροής προγράμματος απεικονίζουν τους ελέγχους σε ένα πρόγραμμα εντός ενός συστήματος.
- Δρομολόγια κολύμβησης να δείξει ποιος κάνει ό, τι στις διεργασίες μεταξύ των ομάδων.
- Διαγράμματα ροής αλυσίδας διεργασιών με συμβάντα συμβάντων (EPC) απεικονίζουν μια επιχειρηματική διαδικασία.
- Χαρακτηριστικά και Γλώσσα Περιγραφή (SDL) brainstorming αλγόριθμους υπολογιστών που χρησιμοποιούν τρία βασικά στοιχεία: ορισμός του συστήματος, μπλοκ και διαδικασία.
- Διαγράμματα ροής εγγράφων δείχνουν τους ελέγχους σχετικά με τη ροή εγγράφων μέσω των στοιχείων ενός συστήματος, όπως η κίνηση εγγράφων μέσω διαφόρων επιχειρηματικών μονάδων.
- Διαγράμματα ροών δεδομένων απεικονίζουν τη ροή δεδομένων σε ένα σύστημα, όπως τα κανάλια που μεταδίδουν τα δεδομένα.
- Διαγράμματα ροής συστήματος απεικονίζουν τους φυσικούς ελέγχους της ροής δεδομένων μέσω των στοιχείων ενός συστήματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη ροή μέσω προγραμμάτων, διακομιστών, επεξεργαστών και δικτύων επικοινωνίας.
Ο τύπος του διαγράμματος ροής συνήθως καθορίζεται από το είδος του ελέγχου, και όχι από την ίδια τη ροή.
Οφέλη των επιχειρηματικών διαγραμμάτων
Τα οφέλη από τη χρήση ενός επιχειρηματικού ρολογιού μπορεί να είναι τεράστια για την επιχείρησή σας. Αυτά τα διαγράμματα παρέχουν στους επιχειρηματίες και τις ομάδες με πολλές πληροφορίες, οι οποίες μπορούν να βελτιώσουν ένα μόνο έργο ή την εταιρεία στο σύνολό της.
Σκοπός ενός διαγράμματος ροής
Ένα καλά αναπτυγμένο διάγραμμα ροής θα πρέπει να συνδέει ιδέες και σχέδια, ιδιαίτερα όταν συγκεντρώνουν ιδέες από διάφορους ανθρώπους και ομάδες εντός ενός οργανισμού. Θέλετε να διασφαλίσετε ότι όλες οι διαδικασίες και τα βήματα λειτουργούν προς την κατεύθυνση ενός κοινού στόχου και ένα διάγραμμα ροής μπορεί να το κάνει αυτό.
Τα διαγράμματα ροής απαιτούν να αναλύσετε λεπτομερώς μια διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος, γεγονός που καθιστά ευκολότερη την αναγνώριση περιττών ή ίσως αντιφατικών τμημάτων της διαδικασίας σας. Όταν συγκρίνετε τις αρχικές ιδέες σας με συγκεκριμένα σχέδια και διαδικασίες, μπορείτε να πάρετε μια σαφέστερη εικόνα του τι θα λειτουργήσει και τι όχι. Ένα καλό διάγραμμα ροής μπορεί να φέρει φως σε περιοχές που χρειάζονται βελτίωση.
Εάν ένα διάγραμμα ροής αποκαλύπτει πιθανά προβλήματα, τότε μπορείτε να τα διορθώσετε μπροστά από το χρόνο. Μπορείτε να αντιμετωπίσετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες και να προχωρήσετε με συνοχή. Οι ηγέτες και τα μέλη της ομάδας μπορούν να επωφεληθούν από ένα καλά σχεδιασμένο διάγραμμα ροής.
Τα flowcharts είναι ρευστά
Τα flowcharts δεν είναι κάτι που δημιουργείτε μια φορά, τότε τελειώσατε. Σκεφτείτε τους ως ζωντανά έγγραφα που αλλάζουν ανάλογα με τις ανάγκες. Θα πρέπει να τα τροποποιήσετε για να βελτιώσετε ξανά και ξανά τις διαδικασίες εργασίας σας. Εάν θέλετε να δοκιμάσετε κάτι νέο, ένα διάγραμμα ροής μπορεί να κάνει πολύ πιο εύκολο να εξηγήσει μια πιθανή διαδικασία ή ιδέα. Σκεφτείτε το διάγραμμα ροής σας ως έγγραφο που μπορεί να λύσει προληπτικά προβλέψιμα προβλήματα.
Μερικές πρόσθετες στρατηγικές
Εκτός από την παροχή αποτελεσματικότητας και την εξεύρεση πιθανών προβλημάτων, τα flowcharts επιτρέπουν επίσης στους επιχειρηματίες να εντοπίζουν ευκαιρίες στις πωλήσεις, το μάρκετινγκ, την ανάπτυξη προϊόντων και πολλά άλλα. Επίσης, ο εντοπισμός τομέων δύναμης και ανάπτυξης μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εμπνεύσει νέες στρατηγικές.
Κατ 'αρχάς, αποφασίστε ποιες περιοχές της ροής σας θα θέλατε να επεκτείνετε, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το διάγραμμα ροής σας για να διευκρινίσετε τα απαραίτητα βήματα.
