Ποτέ δεν θέλετε το εξερχόμενο φαξ να καταλήξει στον κάδο ανακύκλωσης, αλλά θα μπορούσε να καταλήξει εκεί εάν δεν έχει αντιμετωπιστεί σωστά. Να συμπεριλαμβάνετε πάντοτε ένα εξώφυλλο με όλες τις πληροφορίες του παραλήπτη σας, έτσι ώστε το φαξ σας να μπορεί να παραδοθεί έγκαιρα.
Δημιουργώντας το δικό σας πρότυπο είναι εύκολο και προτιμότερο, επειδή μπορείτε να το προσαρμόσετε στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μόλις επιλέξετε το βασικό σας σχέδιο, μπορείτε να ενσωματώσετε το λογότυπο της εταιρείας σας και / ή να προσωποποιήσετε τα φύλλα κάλυψης φαξ για άτομα και τμήματα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτί
-
Το Microsoft Word (ή άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου)
-
Υπολογιστή
-
Εκτυπωτής
Ανοίξτε ένα νέο κενό πρότυπο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Επιλέξτε μια πολύ καθαρή γραμματοσειρά. Μερικές φορές η μετάδοση φαξ μπορεί να είναι θολή ή το μελάνι στη συσκευή λήψης φαξ να είναι χαμηλό, οπότε είναι σημαντικό να κάνετε το φύλλο κάλυψης φαξ όσο το δυνατόν πιο καθαρό. Το "Arial" είναι μια απλή και ξεκάθαρη γραμματοσειρά.
Τίτλος της κεφαλίδας ως "FAX" ή "FAX COVER SHEET" με κεφαλαία γράμματα. χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά μεγάλου μεγέθους.
Συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας σας σε μια γραμματοσειρά μικρότερου μεγέθους κάτω από την κεφαλίδα.
Χρησιμοποιήστε ξεχωριστές γραμμές για τα εξής:
Ημερομηνία: **** Από: *___ Προς το: *___ __ Εταιρία: * ____ Αριθμός Σελίδων Συμπεριλαμβανομένου Εξώφυλλου: * **** Αριθμός φαξ:_**** _
Μπορείτε επίσης να υπογραμμίσετε, όπως φαίνεται παραπάνω, να υποδείξετε στο χρήστη πού πρέπει να συμπληρώσει τις πληροφορίες.
Ο τίτλος του κύριου σώματος "Σημείωμα" ή "Μήνυμα". Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το πρότυπο.
Εκτυπώστε όσες χρειάζεστε. Έχετε ολοκληρώσει το φύλλο κάλυψης φαξ.
Συμβουλές
-
Αν έχετε ένα λογότυπο ή ένα σχέδιο της εταιρείας σας και το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σας θα σας αφήσει να προσθέσετε μια εικόνα, προσθέτει μια ωραία πινελιά.
Μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση όπως "Παρακαλούμε να ανακυκλώσετε" στο κάτω μέρος, αν θέλετε.
Προειδοποίηση
Φροντίστε να διατηρείτε ενημερωμένα τα φύλλα του φαξ εάν έχουν αλλάξει οι πληροφορίες της εταιρείας, όπως ο αριθμός φαξ ή η διεύθυνση.
Φροντίστε να σημειώσετε εάν το φαξ είναι επείγον.
