Μια αίθουσα συνεδριάσεων χρησιμοποιείται από στελέχη της εταιρείας για τη διεξαγωγή συναντήσεων και τη διοργάνωση εκδηλώσεων για συναδέλφους ή για επίσκεψη επιχειρηματιών. Η εγκατάσταση μιας αίθουσας συνεδριάσεων μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο που οι άνθρωποι συναντούν μια συνάντηση, καθώς όσοι κάθονται στο πίσω μέρος μπορεί να μην μπορούν να ακούν ή να βλέπουν ό, τι συμβαίνει στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας αίθουσας συνεδριάσεων, αναλύστε το χώρο για να προσδιορίσετε ποια εγκατάσταση λειτουργεί καλύτερα για το συγκεκριμένο χώρο. Με αυτόν τον τρόπο όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν την ίδια εμπειρία κατά τη διάρκεια παρουσιάσεων ή εκδηλώσεων.
Περπατήστε στην αίθουσα συνεδριάσεων προτού αρχίσετε να σχεδιάζετε το χώρο. Εντοπίστε όλες τις ηλεκτρικές πρίζες στο χώρο, καθώς μπορεί να χρειάζονται ηλεκτρικές πρίζες στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Οι προβολείς και οι οθόνες ενδέχεται να χρειάζονται ηλεκτρική ενέργεια, οπότε τοποθετήστε το μπροστινό μέρος του δωματίου όπου υπάρχουν διαθέσιμες εξόδους. Αυτό γίνεται για να ελαχιστοποιηθούν τα καλώδια στο πάτωμα, καθώς οι άνθρωποι μπορούν να ταξιδέψουν πάνω τους καθώς περπατούν γύρω στην αίθουσα συνεδριάσεων.
Αναλύστε το μέγεθος του χώρου και συγκρίνετε το μέγεθος με τις ανάγκες της εταιρείας. Εάν η εταιρεία αναζητά χώρο για να έχει συναντήσεις με 20 άτομα ή λιγότερο σε μία μόνο στιγμή, η ρύθμιση των τραπεζιών και των καρεκλών είναι διαφορετική από το χώρο που χρειάζεται να κατέχει εκατοντάδες άτομα σε μια δεδομένη στιγμή. Η χρήση ρυθμίσεων σε σχήμα θεάτρου με ανυψωμένες σειρές μπορεί να είναι πιο αποδοτική για εκατοντάδες άτομα, σε αντίθεση με τη ρύθμιση σχήματος U, καθώς η διαμόρφωση σχήματος U είναι πιο κατάλληλη για 20 άτομα ή λιγότερο. Ένα μόνο τραπέζι συνεδρίων θα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν η εταιρεία σκοπεύει να φιλοξενήσει λιγότερους από 15 άτομα ταυτόχρονα, καθώς οι εργαζόμενοι που βρίσκονται στο ένα άκρο του πίνακα πρέπει να μπορούν να ακούν άτομα που κάθονται στο αντίθετο άκρο.
Προσθέστε μια οθόνη παρουσίασης ή προβολέα μπροστά πριν προσθέσετε τραπέζια και καρέκλες στο χώρο. Συνδέστε όλες τις ηλεκτρικές συσκευές και κρύψτε τα καλώδια κατά μήκος των τοίχων ή κάτω από τα χαλιά.
Τοποθετήστε τους πίνακες στην επιθυμητή διαμόρφωση που έχετε επιλέξει για την αίθουσα συνεδριάσεων. Οι πίνακες πρέπει να τοποθετούνται κοντά μεταξύ τους, εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο σχήματος U. Η εγκατάσταση του θεάτρου απαιτεί να τοποθετούνται πίνακες σε ανυψωμένα κιβώτια ή πλατφόρμες. Τοποθετήστε την πλατφόρμα στον επιθυμητό χώρο πριν ξεκινήσετε την προσθήκη των πινάκων.
Περπατήστε γύρω από το χώρο και τοποθετήστε τον εαυτό σας πίσω από το τραπέζι για να ελέγξετε εάν κάθε κάθισμα είναι αποδεκτό από την άποψη του να βλέπει κανείς το μπροστινό μέρος του δωματίου χωρίς εμπόδια. Μην τοποθετείτε κάποιον σε ένα κάθισμα όπου δεν μπορεί να δει το μέτωπο. Κάντε αυτό πριν οι καρέκλες προστεθούν στο δωμάτιο, καθώς μπορεί να είναι πιο δύσκολο να αλλάξετε τη ρύθμιση με καρέκλες και τραπέζια στο δωμάτιο.
Προσθέστε όλες τις καρέκλες στην αίθουσα συνεδριάσεων και τοποθετήστε τις καρέκλες κάτω από τα τραπέζια για να εξοικονομήσετε χώρο στο πάτωμα. Αυτό θα κάνει τη αίθουσα συνεδριάσεων μεγαλύτερη και πιο οργανωμένη.
Προσθέστε μπουκάλια νερού, στυλό, μαξιλάρια χαρτιού και ενδεχομένως φρούτα στα τραπέζια του συνεδρίου πριν από ένα γεγονός.
