Όλες οι επιχειρήσεις έχουν διαδικασίες, είτε πρόκειται για τη συναρμολόγηση ενός προϊόντος, είτε για την επεξεργασία μιας πληρωμής με πιστωτική κάρτα, είτε για έναν υπάλληλο είτε για έλεγχο ποιότητας. Μερικές φορές, αυτές οι διαδικασίες λειτουργούν άψογα, και άλλες φορές δεν το κάνουν. Η διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών είναι ένα σύστημα που καταλαμβάνει τις διαδικασίες σας και τους μαστίζει σε σχήμα ολυμπιακών κολυμβητών. Μια καλή εφαρμογή BPM θα βελτιώσει την προβολή των διαδικασιών σας, διευκολύνοντας την απομάκρυνση των σημείων συμφόρησης και την αποφυγή της διπλής εργασίας.
Συμβουλές
-
Η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών αποτελεί μια μεθοδολογία για τον εξορθολογισμό του τρόπου με τον οποίο μια επιχείρηση κάνει πράγματα, με στόχο τη βελτίωση των επιδόσεων.
Τι είναι ένα παράδειγμα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας;
Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια σειρά βημάτων που οι άνθρωποι στην εταιρεία σας εκτελούν για να επιτύχουν έναν συγκεκριμένο στόχο. Αυτά τα βήματα επαναλαμβάνονται πολλές φορές, συχνά από πολλούς και συνήθως με τυποποιημένο τρόπο. Σχεδόν οτιδήποτε - από την έγκριση μιας αίτησης διακοπών έως την αξιολόγηση της ταξινόμησης που εκτελεί το ιατρικό προσωπικό στην αίθουσα έκτακτης ανάγκης - θα χαρακτηριστεί ως επιχειρηματική διαδικασία.
Πάρτε, για παράδειγμα, το παράδειγμα μιας αίτησης δανείου σε μια τράπεζα. Για να ξεκινήσει αυτή η διαδικασία, ο πελάτης θα συμπληρώσει ένα ηλεκτρονικό έντυπο αίτησης στην ιστοσελίδα της τράπεζας. Τώρα, οι τροχοί της τράπεζας αρχίζουν να γυρίζουν. Πρώτον, η τράπεζα θα επαληθεύσει ότι ο πελάτης έχει συμπληρώσει σωστά τη φόρμα. Στη συνέχεια, η αίτηση θα περάσει από έλεγχο πιστώσεων. Κάποιος άλλος μπορεί να πραγματοποιήσει έλεγχο εισοδήματος, μια άλλη ομάδα μπορεί να ζητήσει πρόσθετη τεκμηρίωση και ενδέχεται να υπάρχουν άλλες δραστηριότητες που θα επιτρέψουν στην τράπεζα να αποφασίσει εάν θα εγκρίνει το δάνειο.
Το κλειδί είναι ότι η διαδικασία είναι πολύπλευρη. Όπως και οι περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες, περιλαμβάνει πολλαπλά βήματα και πολλούς ανθρώπους και αυτοί οι άνθρωποι χρησιμοποιούν διάφορα εργαλεία και συστήματα για να κάνουν τα πράγματα. Συνολικά, το σύνολο του συστήματος έχει σχεδιαστεί για τη μετατροπή μιας σειράς εισροών (αίτηση δανείου και δικαιολογητικά έγγραφα) σε επιθυμητό αποτέλεσμα (μια απόφαση έγκρισης που γνωστοποιείται στον πελάτη).
Τι είναι η διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών;
Όταν η επιχείρησή σας είναι πολύ μικρή, οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι σχετικά εύκολο να διαχειριστούν. Μπορεί να υπάρχουν μόνο λίγοι άνθρωποι στο γραφείο που εκτελούν καθημερινές εργασίες και όλοι έχουν μια καλή εικόνα της μεγάλης εικόνας. Αυτή η κατάσταση αλλάζει καθώς μεγαλώνετε. Τα καθήκοντα που κάποτε αφορούσε ένα άτομο βγήκαν ξαφνικά μεταξύ πολλαπλών τμημάτων. Οι άνθρωποι αλληλοκαλύπτουν την προσπάθεια του άλλου, τα καθήκοντα πέφτουν μέσα από τις ρωγμές και υπάρχει μεγαλύτερη δυνατότητα για τους ανθρώπους να κάνουν λάθη.
Ο πρωταρχικός σκοπός της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι να τοποθετήσουν αυτές τις χαοτικές διαδικασίες κάτω από το μικροσκόπιο και να καταλάβουν πώς να τις βελτιώσουν. Ο ευκολότερος τρόπος να κατανοήσετε αυτό είναι να απεικονίσετε όλες τις δραστηριότητες στη διαδικασία σας ως ένα διάγραμμα ροής των βημάτων. Το BPM είναι η πειθαρχία της μορφοποίησης αυτών των βημάτων σε μια πιο λογική και συνεπή ροή εργασίας.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών;
Η βασική ώθηση του BPM είναι να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα, κόβοντας το λίπος στις διαδικασίες σας, όπως η αφαίρεση των σημείων συμφόρησης, η εξάλειψη των απολύσεων και η διακοπή της περιττής αλληλεπικάλυψης εργασιών. Ωστόσο, η BPM δεν έχει ως στόχο να αυξήσει την κατώτατη γραμμή και υπάρχουν και άλλα θετικά αποτελέσματα από τα οποία μπορούν να επωφεληθούν οι επιχειρήσεις:
-
Τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι διευθυντές επωφελούνται από έναν σαφέστερο ορισμό των ρόλων και των ευθυνών τους, καθώς όλοι ακολουθούν ένα συστηματικό αγωγό για να γίνουν τα πράγματα.
-
Οι ομάδες τραβούν μαζί και επικοινωνούν καλύτερα όταν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με τις εξόδους και τις προθεσμίες.
- Υπάρχει λιγότερος άγχος, διότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται υπερβολικά δεν πρέπει πλέον να παρακολουθούν συναντήσεις παρακολούθησης ή να ζυγίζουν πολλαπλές ανταγωνιστικές εργασίες ταυτόχρονα.
- Το BPM ευθυγραμμίζει τις διαδικασίες σας με τις οργανωτικές προτεραιότητες, έτσι ώστε να μην σπαταλάτε χρόνο σε διαδικασίες που προσθέτουν τη μικρότερη αξία στην επιχείρηση.
- Οι διαχειριστές έχουν καλύτερη προβολή στη ροή εργασίας, η οποία παρέχει μια χρήσιμη διαδρομή για τον έλεγχο και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
- Οι πελάτες επωφελούνται από τους βελτιωμένους χρόνους παράδοσης, οδηγώντας σε μεγαλύτερη ικανοποίηση των πελατών.
Πώς λειτουργεί το BPM;
Το BPM είναι, πρωτίστως, μια μεθοδολογία. Αποτελείται από μια ξεκάθαρη σειρά βημάτων και τεχνικών που συμβάλλουν στην επισημοποίηση της διαδικασίας BPM, ώστε να μπορούν να εντοπιστούν και να βελτιωθούν τα απόβλητα και άλλες ανεπάρκειες. Από τις πολλές καθιερωμένες μεθοδολογίες BPM, μερικοί, όπως Lean ή Six Sigma, έχουν εισέλθει στο δημοφιλές λεξιλόγιο. Οι γενικές μεθοδολογίες ακολουθούν πολλές από τις ίδιες αρχές. Όποια μεθοδολογία επιλέγετε, μπορείτε να περιμένετε να επικεντρωθεί στους τρεις πυλώνες της BPM: διαδικασία, άνθρωποι και τεχνολογία.
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Βασική εστίαση της BPM είναι να βελτιστοποιήσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες έτσι ώστε να είναι κατάλληλες για το σκοπό και να επιτύχουν τα σωστά αποτελέσματα στη σωστή στιγμή.
Ανθρωποι
Η διασφάλιση ότι οι άνθρωποι κάνουν τα σωστά πράγματα με τον σωστό τρόπο είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη διαδικασία. Το BPM εξετάζει τα καθήκοντα που κάνουν οι άνθρωποι και θέτει τέτοιες ερωτήσεις όπως: Ποια είναι η δουλειά του να εκτελεί την εργασία Α και σε ποιο χρονικό πλαίσιο; Τι συμβαίνει εάν το σχετικό άτομο αγνοεί το πρόβλημα; Ποιος ενημερώνεται όταν η διαδικασία έχει κολλήσει; Αυτό το επίπεδο ορατότητας είναι απαραίτητο εάν πρόκειται να δημιουργήσετε αποτελεσματικότητα στο σύστημα.
Τεχνολογία
Προκειμένου οι διαδικασίες σας να λειτουργούν ομαλά, η μετάβαση των εργασιών πρέπει να είναι απρόσκοπτη όλη την ώρα. Το λογισμικό διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών είναι το εργαλείο που βοηθά στην επιβολή της διαδικασίας. Έτσι, αν εκτελέσετε μια άσκηση BPM και καθορίσετε μια καλύτερη διαδικασία, η τεχνολογία μπορεί να σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία εκτελείται με τον ακριβή τρόπο που έχετε ορίσει. Ένα κύριο χαρακτηριστικό της τεχνολογίας είναι η συλλογή δεδομένων απόδοσης ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τις μετρήσεις που είναι απαραίτητες για την επιτυχία της διαδικασίας.
Πώς σχεδιάζετε μια μεθοδολογία BPM;
Το BPM λειτουργεί διαφορετικά ανάλογα με το είδος της επιχείρησής σας. Επομένως, προτού καν αρχίσετε να σχεδιάζετε μια μεθοδολογία BPM, πρέπει να αξιολογήσετε τι θέλετε να βελτιώσετε εφαρμόζοντάς την. Εάν είστε οργανισμός εξυπηρέτησης, για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε το BPM να βελτιώσει το χρόνο απόκρισης που έχετε στους πελάτες. Οι εταιρείες που κατασκευάζουν ή κατασκευάζουν προϊόντα, από την άλλη πλευρά, μπορεί να αναζητούν καλύτερη απόδοση και απόδοση στη γραμμή συναρμολόγησης ή συγχρονισμό με άλλα συστήματα και διαδικασίες.
Χρησιμοποιώντας αυτούς τους οδηγούς του εμπορίου ως οδηγό, κάθε μεθοδολογία BPM ακολουθεί έπειτα έναν κύκλο ζωής των φάσεων, ο καθένας με το δικό του σύνολο καθηκόντων που πρέπει να εφαρμοστούν. Η πιο κοινή μέθοδος BPM, DMEMO, ακολουθεί πέντε στάδια: σχεδιασμός, μοντέλο, εκτέλεση, παρακολούθηση και βελτιστοποίηση.
Στάδιο 1: Σχεδιασμός
Η φάση σχεδιασμού χρησιμοποιεί τεχνολογία BPM για να χαρτογραφήσει τη διαδικασία σας όπως είναι τώρα, προτού επανασχεδιάσετε τη ροή εργασίας έτσι ώστε η διαδικασία να τρέχει πολύ πιο αποτελεσματικά. Αυτό που παίρνετε στην οθόνη είναι μια οπτική απεικόνιση της ροής της εργασίας, ώστε να μπορείτε να δείτε με μια ματιά πού μπορεί να βρίσκονται τα εμπόδια και οι επικαλύψεις. Η ιδέα είναι να δημιουργηθεί η απλούστερη, πιο απλή ροή εργασίας, ώστε η διαδικασία να μπορεί να ολοκληρωθεί στο ελάχιστο χρονικό διάστημα, κάνοντας τα λιγότερα λάθη.
Στάδιο δύο: Μοντελοποίηση
Αυτή η φάση αφορά τη δοκιμή της διαδικασίας σας για να δείτε πώς λειτουργεί υπό διαφορετικές συνθήκες. Σκεφτείτε το ως μια άσκηση "τι γίνεται αν". Τι θα συμβεί αν δώσαμε δύο άτομα σε αυτό το καθήκον; Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος έχει καθυστερήσει να παραδώσει την παραγωγή του; Τι γίνεται αν το έργο αυτό έγινε με διαφορετικό τρόπο; Μπορούμε να κάνουμε περαιτέρω βελτιώσεις;
Τρίτο στάδιο: Εκτέλεση
Αφού προσομοιώσετε τη ροή εργασίας, το επόμενο βήμα είναι να δοκιμάσετε τη βελτιωμένη διαδικασία στο έδαφος χρησιμοποιώντας τη μηχανή ροής εργασίας του λογισμικού BPM για να κατανείμει κάθε εργασία στη διαδικασία σε ένα ή περισσότερα άτομα.
Στάδιο τέσσερα: Παρακολούθηση
Παρακολούθηση είναι η διαδικασία συλλογής δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία λειτουργεί όπως εσείς περιμένετε. Χρησιμοποιώντας την τεχνολογία σας, μπορείτε να παρακολουθήσετε και τα δύο ένα μόνο βήμα σε μια ενιαία διαδικασία - τον ίδιο τρόπο που θα παρακολουθείτε ένα πακέτο FedEx - ή μπορείτε να συγκεντρώσετε τα δεδομένα και να δείτε πώς κάνετε όλη τη ροή εργασίας ως σύνολο. Τα εργαλεία που αναπτύσσονται σε αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν παρακολούθηση επιχειρηματικής δραστηριότητας, πίνακες ελέγχου, εργαλεία αναφοράς και ελέγχου.
Στάδιο πέντε: Βελτιστοποίηση
Σε αυτό το στάδιο, η διαδικασία σας μπορεί να μην είναι τέλεια. Τώρα, πρέπει να εξετάσετε τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιστοποιήσετε περαιτέρω τη διαδικασία. Για παράδειγμα, πρέπει να προσθέσετε έναν άλλο πόρο σε συγκεκριμένες περιοχές όπου συχνά εμφανίζονται σημεία συμφόρησης; Λάβετε υπόψη ότι η βελτιστοποίηση δεν είναι ένα συμβάν ένα-και-κάνει. Αντίθετα, πρέπει να ακούσετε τα σχόλια των υπαλλήλων και των πελατών και να κάνετε αλλαγές όποτε προκύπτουν προβλήματα. Εάν η νέα διαδικασία δεν βελτιώσει την εμπειρία των ενδιαφερομένων για την υπηρεσία, τότε δεν μπορεί να θεωρηθεί επιτυχία.
Ποιος εκτελεί τη διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών;
Απαιτείται συχνά μια ομάδα εμπειρογνωμόνων με τεχνολογία πληροφοριών και επιχειρηματικών γνώσεων για την υλοποίηση ενός έργου BPM, αλλά εξαρτάται πραγματικά από το πεδίο εφαρμογής του έργου που σχεδιάζετε να εκτελέσετε. Εάν θέλετε να επιτύχετε μερικές γρήγορες νίκες, βελτιώνοντας ορισμένες διαδικασίες χαμηλού κινδύνου και υψηλής απόδοσης στη δική σας μικρή επιχείρηση, τότε θα πρέπει να είναι σχετικά εύκολο να αποκτήσετε ένα έργο BPM από το έδαφος, με τη βοήθεια μιας μικρής εσωτερικής ομάδας και μερικών ποιοτικό λογισμικό για τη χαρτογράφηση των διαδικασιών σας.
Ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να παρακολουθήσετε ένα μάθημα BPM. Μια γρήγορη αναζήτηση Google θα πρέπει να παρουσιάσει κάποιες τοπικές επιλογές ή ένα online πρόγραμμα. Πολλές εταιρείες επιλέγουν να θέσουν τους υπαλλήλους τους μέσω ενός προγράμματος πιστοποίησης επιχειρηματικής διαχείρισης που επιτρέπει στο βασικό προσωπικό να εκπαιδευτεί επίσημα στις κατάλληλες μεθοδολογίες. Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διεργασιών προσφέρει σήμερα 30 προγράμματα και επτά πιστοποιητικά στους διάφορους κλάδους και μεθοδολογίες που σχετίζονται με την BPM. Ελέγξτε την ιστοσελίδα τους για λεπτομέρειες.
Τι είναι ένα εργαλείο BPM;
Απλά, ένα εργαλείο BPM είναι το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για την αυτοματοποίηση της εφαρμογής BPM. Η δουλειά του είναι να επιτρέψει τον μετασχηματισμό της επιχείρησής σας ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε τις διαδικασίες σας σε νέα ύψη. Οι επιλογές είναι τόσο ευρείες όσο είναι μεγάλες, αλλά γενικά, θα ψάχνετε για ένα σύστημα με τουλάχιστον τις ακόλουθες δυνατότητες:
- Εργαλείο διαγράμμισης οπτικής επεξεργασίας: Αυτό σας επιτρέπει να μοντελοποιήσετε τις διαδικασίες σας και να δημιουργήσετε νέες ροές εργασίας. Ορισμένα εργαλεία απαιτούν δεξιότητες κωδικοποίησης ως τρόπο υλοποίησης της μοντελοποίησης. άλλοι προμηθευτές προσφέρουν μια προσέγγιση χαμηλού κώδικα η οποία χρησιμοποιεί ένα σύστημα "drag and drop". Το τελευταίο μπορεί να λειτουργήσει καλά αν δεν έχετε έναν σκληρό προγραμματιστή στην ομάδα.
- Διοικητικοί πίνακες ελέγχου και έλεγχος πρόσβασης: Αυτό δίνει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων την προβολή για την παρακολούθηση της προόδου και παρέχει ασφάλεια περιορίζοντας την πρόσβαση των πληροφοριών σε ορισμένα άτομα.
- Αντιμετώπιση σφαλμάτων: Είναι χρήσιμο να έχετε μια ενότητα επαλήθευσης που βρίσκει και λύνει σφάλματα και δυσλειτουργίες.
- Ενσωμάτωση με υπάρχον λογισμικό: Η λύση BPM θα έχει περιορισμένη χρήση εάν δεν επικοινωνεί με άλλα βασικά συστήματα ERP / CRM.
- Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία: Μια καλή λύση BPM θα εκτελεί αναφορές σε τέτοιες βασικές μετρήσεις ως ανοικτά στοιχεία, ο μέσος χρόνος που χρειάζεται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας και πόσο συχνά γίνεται επαναπροώθηση ενός στοιχείου.
Όσον αφορά συγκεκριμένα εργαλεία διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών, είναι μια αρκετά γεμάτη αγορά. Μερικοί από τους μεγάλους παίκτες περιλαμβάνουν το Pegasystems, studio bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian και Process Street. Οι αναφορές είναι άμεσα διαθέσιμες στο διαδίκτυο και τα περισσότερα εργαλεία προσφέρονται με δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, ώστε να μπορείτε να εξετάσετε τις λειτουργίες πριν πραγματοποιήσετε τελική αγορά.
