Με τη διεξαγωγή ελέγχων τακτικά, μπορείτε να βελτιώσετε την ακρίβεια και την ποιότητα των αρχείων της εταιρείας σας. Ένας έλεγχος συνήθως περιλαμβάνει την αναθεώρηση των εσωτερικών εισπράξεων καθώς και των τραπεζικών δηλώσεων για την εύρεση σφαλμάτων. Ορισμένα λάθη περιλαμβάνουν απρόσεκτα λάθη γραφείου και μπορούν να διορθωθούν γρήγορα, ενώ άλλα είναι σκόπιμα ή δόλια και ενδέχεται να προκαλέσουν σημαντική ζημιά.
Προσδιορίστε τους στόχους του ελέγχου, όπως για να ανακαλύψετε ακούσια λάθη ή για να επιδιορθώσετε περιοχές που χρειάζονται βελτίωση. Αναπτύξτε ένα γενικό πλαίσιο για να περιγράψετε μια τυποποιημένη ρουτίνα ελέγχου. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου που περιγράφει λεπτομερώς τις μεθόδους αναφοράς.
Συγκεντρώστε σχετικά έγγραφα, όπως αναλυτικούς καταλόγους των εξόδων σας και πρόσφατες τραπεζικές δηλώσεις. Ορίστε μια περίοδο αποκοπής, όπως το τέλος του μήνα, ώστε να μπορείτε να συμβιβάζετε τις συναλλαγές εντός συγκεκριμένης περιόδου. Πολλές συναλλαγές, όπως καταθέσεις, μεταφορές και αναλήψεις, δεν ξεκαθαρίζουν άμεσα, αλλά απαιτούν λίγες μέρες πριν από την απόσπαση στο λογαριασμό σας.
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες έτσι ώστε οι τραπεζικοί σας λογαριασμοί να αντικατοπτρίζουν τις πραγματικές συναλλαγές. Αποφύγετε την αντιμετώπιση δεδομένων από μεγάλες χρονικές περιόδους, επειδή είναι πιο πιθανό να κατακλυστείτε. Διαχωρίστε τα δεδομένα ανά υποομάδες, έτσι ώστε αντί να συγκεντρώνετε πληροφορίες σε λογαριασμό εσόδων, μπορείτε να διακρίνετε κατηγορίες όπως οι πωλήσεις, τα έσοδα από τόκους και οι αποστολές αποστολής.
Αποθηκεύστε τα αποτελέσματα σε μια ασφαλή, οργανωμένη μέθοδο, έτσι ώστε να μπορείτε να ανακτήσετε γρήγορα πληροφορίες αν το χρειάζεστε, όπως π.χ. εάν το IRS ελέγχει την εταιρεία σας. Αποφύγετε την απόρριψη των αποδείξεων δαπανών (γενικά, για περισσότερα από $ 75). Για να ελαχιστοποιήσετε την ποσότητα χαρτιού που χρησιμοποιείτε, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα λογιστικό πρόγραμμα λογισμικού (όχι μόνο ένα υπολογιστικό φύλλο ή γενικό μητρώο) και να σαρώσετε τις αποδείξεις σας.
Ελέγξτε την κατάσταση και την ομοσπονδιακή νομοθεσία. Για παράδειγμα, το Κογκρέσο ενέκρινε το νόμο Sarbanes-Oxley το 2002, γεγονός που άλλαξε πολλές διαδικασίες ελέγχου. Παραμείνετε σε ισχύ με τους κανονισμούς IRS και τα όρια της FDIC (Federal Deposit Insurance Corporation), ώστε να αποφύγετε την κατάθεση ανασφάλιστων ποσών.
Συμβουλές
-
Μίσθωση προσωπικού, όπως ένας λογιστής με μερική απασχόληση ή ένας προσωρινός βοηθός, για να βοηθήσει στην ταξινόμηση των πληροφοριών. Ωστόσο, συμβουλευτείτε έναν πιστοποιημένο δημόσιο λογιστή (CPA) εάν αντιμετωπίζετε περίπλοκα προβλήματα.
Προειδοποίηση
Ξεχωριστοί δασμοί που περιλαμβάνουν μετρητά για την ενίσχυση των εσωτερικών ελέγχων. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που καταγράφει πληροφορίες δεν πρέπει να είναι το ίδιο πρόσωπο που μετρά μετρητά καθημερινά.
