Στη λογιστική υπάρχουν πολλά οικονομικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των συναλλαγών μιας εταιρείας και τη συνολική χρηματοοικονομική της υγεία. Το γενικό βιβλίο και ο ισολογισμός είναι δύο από τα κεντρικά έγγραφα της λογιστικής διαδικασίας μιας εταιρείας. Αν και περιλαμβάνουν παρόμοιες πληροφορίες, το γενικό βιβλίο και ο ισολογισμός δεν είναι τα ίδια. Ο σκοπός τους είναι ξεχωριστός και οι μέθοδοι καταγραφής των πληροφοριών σε κάθε είναι διαφορετικές.
Ορισμός
Όλες οι συναλλαγές αποστέλλονται στο γενικό μητρώο από το ημερήσιο περιοδικό χρησιμοποιώντας ένα σύστημα χρεώσεων και πιστώσεων, σαν να χρησιμοποιείτε σε ένα βιβλίο επιταγών. Είναι ο πυρήνας των οικονομικών αρχείων της εταιρείας σας, παρακολουθώντας κάθε συναλλαγή από την πρώτη ημέρα του ιστορικού της εταιρείας σας. Ένας ισολογισμός δεν καταγράφεται με τόσο μεγάλες λεπτομέρειες όσο ένα γενικό μητρώο. Πρόκειται για ένα στιγμιότυπο της οικονομικής υγείας μιας επιχείρησης από πλευράς περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο.
Δομή
Οι λογαριασμοί σε ένα γενικό μητρώο ομαδοποιούνται σε πέντε κατηγορίες. περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα και έξοδα. Υπάρχει συνήθως ξεχωριστή σελίδα για κάθε λογαριασμό που παρακολουθείται από το γενικό βιβλίο. Οι συναλλαγές καταγράφονται σε ένα γενικό μητρώο καθώς εμφανίζονται για κάθε λογαριασμό. Για παράδειγμα, μια πληρωμή σε έναν πιστωτή θα καταγραφεί στο πλαίσιο "εξόδων" και την ίδια ημέρα, εάν ένας πελάτης πραγματοποίησε πληρωμή στην εταιρεία, θα καταγραφεί ως "έσοδο". Ο ισολογισμός δεν χωρίζεται σε ξεχωριστές σελίδες. Αντίθετα, τα σύνολα για κάθε κατηγορία καταγράφονται ως έχουν για εκείνη την περίοδο. Για παράδειγμα, τα συνολικά έσοδα κατά την 31η Δεκεμβρίου θα καταγραφούν και τα έξοδα θα αθροιστούν και θα καταγραφούν. Επομένως, οι πληρωμές προς τον πιστωτή Α, Β και Γ θα αθροίζονται, αντί να καταγράφονται χωριστά.
Σκοπός
Το γενικό βιβλίο χρησιμοποιείται ως πηγή δεδομένων για άλλα οικονομικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένου του ισολογισμού. Το γενικό βιβλίο παρακολουθεί τις συναλλαγές και διατηρεί αρχείο όλων των στοιχείων για την εταιρεία έτσι ώστε να μπορούν να συγκεντρωθούν με ακρίβεια άλλα οικονομικά έγγραφα. Οι ασυνέπειες, τα λογιστικά σφάλματα και οι απώλειες μπορούν να εντοπιστούν μέσω του γενικού μητρώου. Ο ισολογισμός δείχνει σε όποιον το βλέπει (όπως ένας πιστωτικός φορέας, για παράδειγμα) τι κατέχει μια εταιρεία καθώς και τι οφείλει σε άλλα μέρη από την ημερομηνία που έχει ολοκληρωθεί. Οι ισολογισμοί χρησιμοποιούνται συχνά για να προσδιοριστεί εάν μια επιχείρηση πληροί τις προϋποθέσεις για πίστωση ή δάνειο. Οι πιστωτές, οι επενδυτές (δυνητικοί και τρέχοντες), η διοίκηση, οι προμηθευτές, οι πελάτες, οι κυβερνητικές υπηρεσίες και τα εργατικά συνδικάτα χρησιμοποιούν τον ισολογισμό για να προβλέψουν πού θα είναι η εταιρεία ή πώς θα φανεί οικονομικά κάτω από το δρόμο. Για έναν πιστωτή, αυτό είναι ένα εργαλείο για την εκτίμηση του κινδύνου της εταιρείας κατά την εξέταση ενός δανείου. Για τον διευθύνοντα σύμβουλο ή τον πρόεδρο της εταιρείας, ο ισολογισμός βοηθά να προσδιοριστεί εάν η εταιρεία έχει υπερβολικά μεγάλο απόθεμα ή εάν χρειάζεται να αυξήσει τα έσοδα.
