Οποιοσδήποτε εργάζεται παίρνει βομβαρδίζεται καθημερινά από ατελείωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολλά από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα σαρώνονται και διαγράφονται, αν ακόμη καν ανοίξουν καθόλου. Όταν στέλνετε ένα επιχειρησιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφο, έναν υπάλληλο ή έναν πελάτη, δεν θέλετε να καταλήξει στο σωρό απορρίψεων. Η εξοικείωση με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ του να διαβάσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας και να το πετάξετε στον εικονικό κάδο απορριμμάτων.
Τι είναι η μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης;
Η μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις είναι καλή πρακτική για την αποστολή οποιουδήποτε είδους αλληλογραφίας για λογαριασμό της εταιρείας σας. Παρέχει μια επίσημη δομή που σας βοηθά να μεταφέρετε το μήνυμά σας και να πάρετε μια απάντηση.
Τα στοιχεία ενός επιχειρηματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν:
- Λεπτομερής γραμμή θέματος. Χρησιμοποιήστε μια γραμμή θέματος που ενθαρρύνει τον αναγνώστη να ανοίξει το email σας. Όσο πιο συγκεκριμένοι είσαι, τόσο το καλύτερο. Συμπεριλάβετε λίγα λόγια σχετικά με το τι είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - Συνάντηση την επόμενη εβδομάδα για να συζητήσουμε την πρόταση - παρά μια αόριστη λέξη, όπως γεια σας. Η ιδιαιτερότητα βοηθάει στην αποτροπή της σύλληψης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, χωρίς να το καταφέρετε ποτέ στον παραλήπτη.
- Επαγγελματικό χαιρετισμό. Ο τρόπος με τον οποίο χαιρετίζετε το άτομο εξαρτάται από την προϋπάρχουσα σχέση σας, αν έχετε ένα. Εάν απευθύνεστε σε κάποιον νέο ή σε πιο ανώτερη θέση, είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε έναν πιο επίσημο χαιρετισμό Αγαπητέ κύριε Τζόουνς. Εάν έχετε εργαστεί με αυτό το άτομο πριν και έχετε μια πιο απλή σχέση, είναι εντάξει να χρησιμοποιήσετε το όνομα του ατόμου, όπως Γεια σου, Kim. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα του ατόμου έχει γραφτεί σωστά και ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σωστή.
- Συνοπτικό μήνυμα. Το σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης πρέπει να είναι άμεσο και στο σημείο. Το άτομο που το διαβάζει δεν έχει πάντα πολύ χρόνο, οπότε μην το κάνετε πολύ μακρύ και λεπτομερές. Χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις και παραγράφους και συμπεριλάβετε μόνο σχετικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μια πρόταση ή δύο σχετικά με το γιατί θα θέλατε να συναντήσετε και τις προτεινόμενες ώρες. Αυτό διευκολύνει επίσης τους ανθρώπους να διαβάζουν το μήνυμα στα τηλέφωνά τους, όπου είναι πιθανό να ανοίξουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη βασική μορφοποίηση του email, ακόμα κι αν έχετε μπει στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε πολλά χρώματα ή emojis.
- Υπογραφή. Κατά την αποστολή επιχειρηματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πάντα μια καλή ιδέα να κλείσετε με μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμπεριλάβετε το όνομά σας, τον τίτλο εργασίας σας, την εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει συνδέσμους με τα κοινωνικά σας μέσα ή τον ιστότοπό σας, καθιστώντας το κατάλληλο για τον παραλήπτη να έχει πρόσβαση σε αυτά. Απλά μην συμπεριλάβετε τόσο πολλές πληροφορίες που φαίνεται γεμάτες. Η υπογραφή σας μπορεί να προγραμματιστεί εκ των προτέρων στις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να συμπεριλαμβάνεται αυτόματα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.
Γιατί πρέπει να γνωρίζετε τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης
Ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ουσιαστικά όπως κάθε άλλη επιχειρηματική επιστολή, αλλά αποστέλλεται ηλεκτρονικά. Και, όπως κάθε επαγγελματική επιστολή, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη σωστή μορφή ώστε να συναντήσετε όσο το δυνατόν πιο επαγγελματική. Δεν θέλετε να στείλετε ένα email που είναι πολύ απλό ή απρόσωπο, ειδικά για ένα σημαντικό επιχειρηματικό πρόβλημα.
Η μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις προσφέρει μια εύκολη δομή που μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης. Έχει σχεδιαστεί για να ενημερώνει τους παραλήπτες ακριβώς για το μήνυμα και να τους ενθαρρύνει να ανοίξουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το διαβάσουν. Το μορφότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής σας επιτρέπει επίσης να είστε επίσημοι ή περιστασιακοί, ανάλογα με τον παραλήπτη. Να είστε πάντα επαγγελματίας και φιλικός στο email σας. Γράψτε με τρόπο που ενθαρρύνει τον παραλήπτη να διαβάζει το μήνυμά σας και να ανταποκρίνεται στο αίτημά σας.
Αντιπροσωπεύετε την επιχείρησή σας με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Η εκμάθηση της μορφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια καλή εντύπωση τόσο σε εκείνους με τους οποίους εργάζεστε όσο και σε εκείνους με τους οποίους θα θέλατε να συνεργαστείτε.
Παράδειγμα ηλεκτρονικής μορφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο ακριβής τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε το επιχειρηματικό σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από την προσωπικότητά σας, από το τι είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και από το οποίο το στέλνετε. Ακολουθήστε αυτήν τη βασική μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης:
Θέμα: Αναθεώρηση του σχεδίου καλοκαιρινής μάρκετινγκ
Γεια σου Σαμ,
Επισυνάπτεται το καλοκαιρινό μάρκετινγκ που συνέταξα. Θα το εκτιμούσα αν θα μπορούσατε να το αναθεωρήσετε και να μου ενημερώσετε αν έχετε κάποιες προτάσεις.
Θα έχετε χρόνο να περάσετε αυτό μαζί μου την επόμενη Τρίτη ή Τετάρτη;
Ευχαριστώ,
Κλωστική μηχανή
τίτλος, όνομα εταιρείας και στοιχεία επικοινωνίας
Όπως πάντα, φροντίστε να επανεξετάσετε την ορθογραφία και τη γραμματική πριν χτυπήσετε την αποστολή.
