Οι επιτυχημένοι ρεσεψιονίστ μπορούν να διαχειρίζονται με χαρά τις πολλαπλές εργασίες δίνοντας μια θετική πρώτη εντύπωση των εταιρειών τους σε επισκέπτες, επισκέπτες και πιθανούς υπαλλήλους. Είτε εργάζεστε σε μια μικρή επαγγελματική εταιρεία παροχής υπηρεσιών είτε σε μια μεγάλη πολυεθνική εταιρεία, οι κατάλληλες οργανωτικές δεξιότητες μπορούν να είναι το κλειδί για τη διατήρηση μιας αποτελεσματικής υποδοχής. Οι καλύτερες ιδέες του οργανισμού ρεσεψιονίστ απλοποιούν τις συνήθεις εργασίες και κάνουν την φιλοξενία πιο αποτελεσματική.
Οδηγούς γρήγορης αναφοράς
Δημιουργήστε οδηγούς γρήγορης αναφοράς για πληροφορίες ρουτίνας, όπως συχνά καλούμενους αριθμούς, αριθμούς γραφείων και λίστες επέκτασης τηλεφώνου. Ελασματοποιήστε αυτούς τους οδηγούς για να είναι εύκολο να χειριστείτε και να αναφερθείτε γρήγορα. Τοποθετήστε αυτούς τους οδηγούς σε ένα οργανωμένο αρχείο όταν δεν είστε σε ενεργή χρήση. Σκεφτείτε να δώσετε επιπλέον αντίγραφα αυτών των οδηγών κατόπιν αιτήματος. Αυτοί οι οδηγοί θα σας κάνουν πιο αποτελεσματικούς και θα σας βοηθήσουν να επιταχύνετε καθημερινές εργασίες όπως τη μεταφορά κλήσεων.
Βασικά ραντεβού
Κάντε μια λίστα με τους αναμενόμενους επισκέπτες για την ημέρα από την ώρα των ραντεβού. Βάλτε το όνομα του ατόμου και τον οποίο θα πρέπει να ειδοποιήσετε κατά την άφιξή του. Αυτή η λίστα θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τις ευπρόσδεκτες δηλώσεις σας στους επισκέπτες. Για παράδειγμα, όταν έρχεται ένας φιλοξενούμενος, μπορείτε να πείτε: "Καλώς ορίσατε, κύριε Smith. Η κ. Epps είναι ενθουσιασμένη για τη συνάντησή σας". Αυτός ο τύπος χαιρετισμού κάνει έναν επισκέπτη πιο ευπρόσδεκτο και μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση των αποτελεσμάτων της συνάντησής του. Αυτή η εξατομικευμένη υποδοχή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τις συνεντεύξεις των εργαζομένων. Εάν ένας δυνητικός υπάλληλος αισθάνεται ευπρόσδεκτος, θα είναι πιο άνετα για τη συνέντευξη και θα έχει μια πιο ευνοϊκή άποψη για την εργασία για την εταιρεία.
Διακοπή προγράμματος περιστροφής
Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε επαρκή εφεδρεία για να καλύψετε τα καθήκοντά σας όταν βρίσκεστε σε διαλείμματα ή έχετε ασθενείς ημέρες. Κάντε "εξαπατήσει φύλλα" που περιγράφουν τα βασικά καθήκοντα και τις λειτουργίες που μπορούν να δοθούν σε όποιον πληρώνει για εσάς. Εξετάστε τη δημιουργία ενός επίσημου χρονοδιαγράμματος που περιστρέφει τα καθήκοντα κάλυψης μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της εταιρείας σας. Αυτό το σύστημα περιστροφής θα σας δώσει περισσότερη επαφή με πολλά μέρη της επιχείρησης, γεγονός που σας διευκολύνει να κατευθύνετε ερωτήσεις στο μέλλον.
Εταιρικά λευκώματα
Δημιουργήστε ένα λεύκωμα της εταιρείας που αναδεικνύει θετικά νέα και δραστηριότητες της εταιρείας. Κατασκευάστε αυτά τα βιβλία όταν έχετε διακοπές και τοποθετήστε τα στην περιοχή αναμονής για να τα αναθεωρήσετε. Αυτά τα βιβλία θα παρέχουν έναν εποικοδομητικό τρόπο ώστε οι επισκέπτες να περάσουν την ώρα ενώ περιμένουν το ραντεβού τους και μπορούν να τους βοηθήσουν να γίνουν πιο εξοικειωμένοι με την εταιρεία σας ταυτόχρονα. Με το να κρατάτε τους καλεσμένους σας κατειλημμένους, θα είστε σε θέση να κρατήσετε την προσοχή σας σε άλλες εργασίες και τηλεφωνικές κλήσεις, πράγμα που αυξάνει την οργανωτική σας αποδοτικότητα.
Αναψυκτικά
Κρατήστε αναψυκτικά σε κοντινή απόσταση στη ρεσεψιόν. Εγκαταστήστε ένα μικρό ψυγείο για την αποθήκευση κρύων ποτών κάτω από το γραφείο σας ή στην περιοχή αναμονής. Έχετε ένα φλιτζάνι καφέ σε ένα φλιτζάνι σε κοντινή απόσταση, μαζί με τα πρότυπα προϊόντα καφέ όπως ζάχαρη και κρέμα γάλακτος. Τοποθετήστε ένα δίσκο ψημένων προϊόντων στον πάγκο υποδοχής σας ή ένα μπολ από σκληρές καραμέλες. Με το κλείσιμο αυτών των αναψυκτικών, μπορείτε να παρέχετε θερμή υποδοχή στον επισκέπτη της επιχείρησής σας χωρίς να χρειαστεί να αφήσετε τον χώρο υποδοχής.
