Κατά τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής, η χρήση μιας γραμμής "Προσοχή" μπορεί να σας βοηθήσει να κατευθύνετε την αλληλογραφία σας στον κατάλληλο παραλήπτη. Η χρήση μιας γραμμής "Προσοχή" είναι κατάλληλη εάν στέλνετε μια επιστολή σε ένα ολόκληρο τμήμα ή εάν έχετε τον τίτλο αλλά όχι το όνομα του ατόμου που χρειάζεται να λάβει την επιστολή. Αν έχετε το όνομα συγκεκριμένου ατόμου, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή "Προσοχή".
Χρησιμοποιώντας μια γραμμή "Προσοχή" μέσα σε μια Επιχειρηματική Επιστολή
Ξεκινήστε την επιστολή της επιχείρησής σας πληκτρολογώντας τη δική σας διεύθυνση. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Περάστε άλλη γραμμή.
Πληκτρολογήστε τη γενική διεύθυνση της εταιρείας στην οποία στέλνετε την επιστολή. Αυτή είναι η εσωτερική διεύθυνση.
Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε τη γραμμή "Προσοχή". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα κεφαλαία γράμματα ή ένα συνδυασμό κεφαλαίων και πεζών γραμμάτων. Είναι προτιμότερο να γράψετε "Προσοχή" αντί να το συντομεύσετε ως "ATTN" ή "Attn". Ακολουθήστε αυτό με τον τίτλο του τμήματος που θέλετε να επικοινωνήσετε. Αν επικοινωνείτε με ένα συγκεκριμένο άτομο, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή "Προσοχή". Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε το όνομα αυτού του ατόμου ως την πρώτη γραμμή της εσωτερικής διεύθυνσης. Υπάρχουν διαφορετικές απόψεις σχετικά με το αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα παχύ έντερο μετά την "Προσοχή", αλλά στο βιβλίο τους "Essentials of Business Communication", οι συγγραφείς Mary Ellen Guffey και Richard Almonte λένε ότι το παχύ έντερο είναι προαιρετικό.
Ακολουθούν δύο παραδείγματα για το πώς μπορεί να φαίνεται μια γραμμή "Προσοχή":
ΠΡΟΣΟΧΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ
ή
Προσοχή: Διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού
Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε τον χαιρετισμό, ακολουθούμενο από το σώμα του γράμματος.
Χρησιμοποιώντας μια γραμμή "Προσοχή" σε μια ταχυδρομική ετικέτα ή φάκελο
Πληκτρολογήστε ή γράψτε πρώτα τη γραμμή "Προσοχή". Παρόλο που διαφέρει από τη μορφή της εσωτερικής διεύθυνσης μιας επιχειρησιακής επιστολής, αυτή είναι η μορφή που προτιμά η ταχυδρομική υπηρεσία των ΗΠΑ.
Ακολουθήστε αυτό με την πλήρη διεύθυνση της εταιρείας στην οποία κατευθύνετε την αλληλογραφία. Φροντίστε να συμπεριλάβετε αριθμούς σουίτας ή δαπέδου, αν τις γνωρίζετε, καθώς και τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα.
Ελέγξτε τη διεύθυνση για την ακρίβεια πριν στείλετε το γράμμα.
Συμβουλές
-
Μερικοί στυλίστες πιστεύουν ότι μια γραμμή "Προσοχή" σε μια επιχειρηματική επιστολή δεν είναι ποτέ απαραίτητη. Σε γενικές γραμμές, χρησιμοποιήστε το μόνο όταν πιστεύετε ότι η αλληλογραφία σας μπορεί να δυσκολεύεται να βρει τον αποδέκτη της.
