Πριν οι καλλιτέχνες να έχουν τα έργα τους να κρέμονται σε γκαλερί, πρέπει να υποβάλουν μια επιμελητική πρόταση. Ο καλλιτέχνης δημιουργεί την επιμελητική πρόταση για ενημέρωση του επιμελητή της γκαλερί σχετικά με τη φύση της προτεινόμενης έκθεσης. Η πρόταση περιλαμβάνει το θέμα της έκθεσης, τις εικόνες που θα χρησιμοποιηθούν στην οθόνη και το στοχευόμενο κοινό-στόχο για τα έργα. Ο ιδιοκτήτης ή ο επιμελητής της γκαλερί εξετάζει την πρόταση για να καθορίσει εάν η προγραμματισμένη έκθεση ταιριάζει με την πελατεία της γκαλερί.
Cover Letter
Μια συνοδευτική επιστολή χρησιμεύει ως ένας τρόπος για τους καλλιτέχνες να παρουσιαστούν στον ιδιοκτήτη ή τον επιμελητή της γκαλερί. Μια σωστή συνοδευτική επιστολή απευθύνεται στον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων με το όνομα, και όχι ως "σε ποιον μπορεί να αφορά". Η συνοδευτική επιστολή περιέχει μια σύντομη περιγραφή των διαπιστευτηρίων του καλλιτέχνη, συμπεριλαμβανομένων της εκπαίδευσης, της κατάρτισης, των βραβείων και των προηγούμενων εκθεμάτων του έργου του καλλιτέχνη. Η συνοδευτική επιστολή περιλαμβάνει επίσης λόγους για τους οποίους η προτεινόμενη έκθεση είναι κατάλληλη για το κοινό της γκαλερί. Στην επιστολή μπορούν να αναφερθούν και τα προηγούμενα εκθέματα που έχει φιλοξενήσει η γκαλερί που μοιάζουν με αυτά που προτείνει ο καλλιτέχνης.
Συνοπτική έκθεση
Μια επιμελητική πρόταση περιλαμβάνει μία σύνοψη μιας ή δύο σελίδων. Αυτή η σύνοψη εξηγεί τις λεπτομέρειες της προτεινόμενης έκθεσης. Η σύνοψη παρουσιάζει αυτές τις ιδιαιτερότητες είτε σε μορφή πεζογράφου είτε σε κουκκίδες για ευκολότερη ανάγνωση. Η σύνοψη περιγράφει το θέμα της προτεινόμενης έκθεσης, καθώς και μια εξήγηση για το πώς τα έργα που παρουσιάζονται ταιριάζουν σε αυτό το θέμα. Για παράδειγμα, μια σύνοψη για το εκθέμα "Synthetic" του 2009 στο Μουσείο Whitney περιγράφει λεπτομερώς πώς η χρήση ακρυλικών χρωμάτων από τους καλλιτέχνες στη δεκαετία του 1960 συνέβαλε στην αλλαγή της "κατεύθυνσης της μεταπολεμικής αμερικανικής τέχνης".
Εμφάνιση εικόνων
Η πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει εικόνες των κομματιών που θα εμφανίζονται. Οι εικόνες δείχνουν τα κομμάτια σε υψηλή ανάλυση και οι καλλιτέχνες σκοπεύουν να τις εμφανίσουν, συμπεριλαμβανομένων τυχόν ειδικών φωτιστικών, πλαισίων ή δομών υποστήριξης. Τόσο η ποιότητα όσο και η μορφή των εικόνων πρέπει να επιτρέπουν στον επιμελητή να βλέπει τα έργα με ελάχιστη ή μη πίεση. Εάν οι εικόνες είναι κακής ποιότητας ή αν η μορφή είναι πολύ δύσκολη για να προβάλετε σωστά τις εικόνες, ο επιμελητής μπορεί να αγνοήσει το υπόλοιπο της πρότασης.
Στοχευμένο κοινό
Η επιμελητική πρόταση περιλαμβάνει επίσης τους λόγους για τους οποίους οι καλλιτέχνες πιστεύουν ότι τα έργα τους απευθύνονται σε ένα κοινό-στόχο. Το κοινό-στόχος μπορεί να είναι εξίσου συγκεκριμένο με τους συλλέκτες τέχνης υψηλής τεχνολογίας ή όσο το δυνατόν ευρύτερα με τις οικογένειες με παιδιά. Δεδομένου ότι οι γκαλερί πραγματοποιούν τα έσοδά τους με την πώληση έργων τέχνης, η πρόταση πρέπει να αποδείξει στον ιδιοκτήτη ή τον επιμελητή της γκαλερί πώς η εργασία των καλλιτεχνών προσελκύει πιθανούς επισκέπτες. Για παράδειγμα, οι οδηγίες για μια έκθεση στο Columbia College του Τμήματος Εκθέσεων και Χώρων Απόδοσης του Σικάγου περιλαμβάνουν οδηγίες για να εξετάσουν τους σπουδαστές, τους καθηγητές και το προσωπικό του κολλεγίου, καθώς και την ευρύτερη κοινότητα, όταν υποβάλλουν πρόταση έκθεσης.
