Η λογιστική καταγραφή των αποθεμάτων μπορεί να περιπλέκεται με συγκεκριμένους κανόνες για χρεώσεις και πιστώσεις που επηρεάζουν διάφορους λογαριασμούς. Ευτυχώς, τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα βοηθούν σε αυτή τη διαδικασία, ελαχιστοποιώντας τα λάθη, ενώ εκτελούν αυτόματα πολλές εργασίες. Οι κανόνες για τη λογιστική απογραφής στις Ηνωμένες Πολιτείες διέπονται από τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, γνωστές και ως GAAP.
Λογαριασμοί
Μια επιχείρηση πρέπει να έχει τουλάχιστον ένα λογαριασμό για απογραφή - έναν λογαριασμό ενεργητικού με κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο. Οι επιχειρήσεις κατασκευής μπορεί να έχουν περισσότερους από έναν λογαριασμούς απογραφής, όπως τον κατάλογο εργασίας κατά τη διαδικασία και τον κατάλογο τελικών προϊόντων. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης έναν λογαριασμό αγοράς (χρεωστικό λογαριασμό) για να αναγνωρίσουν τις αγορές αποθεμάτων. Οι επιχειρήσεις κατασκευής και εμπορίας μπορούν να χρησιμοποιούν λογαριασμούς που ονομάζονται Κόστος Πωληθέντων ή Κόστος Κατασκευασμένων Αγαθών. Όπως συμβαίνει με κάθε χρεωστικό λογαριασμό, όλοι αυτοί οι λογαριασμοί αυξάνονται με χρεώσεις και μειώνονται με πιστώσεις.
Αύξηση αποθέματος
Οι αυξήσεις του αποθέματος οφείλονται συχνά σε αγορές. Η εγγραφή του περιοδικού για την αύξηση του αποθέματος είναι μια χρέωση για την απογραφή και μια πίστωση προς το Cash. Εάν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί τον λογαριασμό αγοράς, τότε η καταχώριση πρόκειται να χρεώσει τον λογαριασμό αγορών και την πίστωση μετρητών. Στο τέλος μιας περιόδου, ο λογαριασμός Αγοράς μηδενίζεται με το υπόλοιπο να μεταφέρεται σε Απογραφή. Αυξήσεις θα μπορούσαν επίσης να οφείλονται σε επιστροφές πωλήσεων και σε αυτή την περίπτωση, η καταχώριση σε ημερολόγιο που περιλαμβάνει απογραφή πρέπει να χρεώνει το Αποθεματικό και το Πιστωτικό Κόστος Πωληθέντων Αγαθών. Συχνά χρησιμοποιείται ένας χωριστός απολογισμός αποθέματος για τα επιστρεφόμενα εμπορεύματα - εκτός από τον τακτικό αποθεματικό.
Μειώσεις του Αποθέματος
Ένα απόθεμα μειώνεται με τις πωλήσεις. Η καταχώρηση που αφορά την απογραφή είναι η χρέωση / αύξηση του κόστους πώλησης αγαθών και η πίστωση / μείωση του αποθέματος. Αντί να γίνει η καταχώριση αυτού του περιοδικού, ορισμένες επιχειρήσεις υπολογίζουν το κόστος των αγαθών που πωλούνται με βάση τον αριθμό των αποθεμάτων στο τέλος της περιόδου. Λάβετε υπόψη ότι οι εκπτώσεις επί των πωλήσεων δεν επηρεάζουν τους λογαριασμούς αποθέματος - οποιαδήποτε έκπτωση αναγνωρίζεται μόνο ως μέρος των λογαριασμών πωλήσεων / μετρητών ή πωλήσεων / εισπρακτέων λογαριασμών.
Προσαρμογές
Οι λογαριασμοί αποθεμάτων μπορούν να προσαρμοστούν για απώλειες ή για διορθώσεις μετά από έναν πραγματικό αριθμό απογραφής. Οι λογιστές μπορούν για παράδειγμα να μειώσουν την αξία του αποθέματος για απαξίωση. Η καταχώριση του περιοδικού για μείωση του υπολοίπου αποθέματος είναι η πίστωση αποθεμάτων και η εξόφληση ενός εξόδου, όπως ο λογαριασμός Απαίτηση για απόρριψη στην αγοραία αξία. Οι προσαρμογές για την αύξηση του αποθέματος περιλαμβάνουν χρέωση για την απογραφή και πίστωση σε λογαριασμό που σχετίζεται με τον λόγο της προσαρμογής. Για παράδειγμα, η πίστωση μπορεί να μεταφερθεί σε πληρωτέους λογαριασμούς ή σε μετρητά, εάν η προσαρμογή αφορά αγορές που δεν αναγνωρίζονται στα βιβλία.
