Η ανάπτυξη ενός προϋπολογισμού τμήματος απαιτεί πλήρη κατανόηση της διαδικασίας και της εν λόγω υπηρεσίας. Εξετάστε έναν προϋπολογισμό του τμήματος ως πρόγραμμα δαπανών για το επόμενο οικονομικό έτος. Κατά την προετοιμασία της προκαταρκτικής γραφειοκρατίας, παράγουν μεταβλητές που σχετίζονται με τα έσοδα και τα έξοδα, επιτρέποντας ένα μαξιλάρι εάν τα στοιχεία του προβλεπόμενου εισοδήματος δεν υλοποιηθούν. Ένας υγιής, λειτουργικός προϋπολογισμός είναι τόσο καλός όσο οι αριθμοί που εισάγουν οι αρχιτέκτονες του τελικού προϊόντος.
Ορίστε λογικούς στόχους για την επόμενη χρήση. Τα προκαταρκτικά στοιχεία θα πρέπει να περιλαμβάνουν προσδοκίες για το άμεσο μέλλον του τμήματος. Ενώ αυτοί οι αρχικοί υπολογισμοί τείνουν να συνορεύουν με την αισιόδοξη πλευρά, προσπαθήστε να παραμείνετε ρεαλιστικοί με τις προβλέψεις για τους αριθμούς. Θυμηθείτε ότι οι προϋπολογισμοί είναι ένα έργο σε εξέλιξη, το οποίο απαιτεί μικροαλλαγές όλο το χρόνο, οπότε είναι καλύτερα σε μακροπρόθεσμη βάση να υποβάλετε λογικές προσδοκίες.
Αναζήτηση εισόδου. Συμβουλευτείτε τα άλλα μέλη του τμήματος, ιδιαίτερα όσους είναι πιο εξοικειωμένοι με την καθημερινή λειτουργία του γραφείου, προτού δεσμευθείτε σε μόνιμες προσωπικότητες. Καταστήστε τους εργαζόμενους έναν βασικό παράγοντα για την πρόοδο του προϋπολογισμού. Μετά από όλα, είναι στην πρώτη γραμμή σε οποιοδήποτε επιχειρηματικό περιβάλλον και γενικά έχουν εξαιρετική εικόνα σχετικά με το τι κάνει και δεν λειτουργεί.
Αναλύστε την εισροή. Οι ρεαλιστικές προσδοκίες για το εισόδημα απαιτούν ανάλυση των προηγούμενων προϋπολογισμών. Πριν από την εισαγωγή προκαταρκτικών αριθμών, συγκρίνετε τα στοιχεία από το προηγούμενο έτος σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση. Αν υπήρχε μια εξαιρετική περίπτωση που σχετίζεται με τους αριθμούς του περασμένου έτους, πάτε πίσω δύο χρόνια. Αναζητήστε τάσεις που επηρεάζουν τα έσοδα. Εξετάστε τις δαπάνες διακοπών εάν η επιχείρηση είναι λιανική στη φύση. Ελέγξτε το πρώτο τρίμηνο του προηγούμενου έτους αν η επιχείρηση χειρίζεται τις φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος. Όποια και αν είναι η περιοχή εμπειρογνωμοσύνης της επιχείρησης, εξετάστε παράγοντες που είναι συγκεκριμένοι για την επιχείρηση που ανεβάζουν ή καταστρέφουν τις εισερχόμενες ταμειακές ροές. Η συγκέντρωση αυτών των πληροφοριών καθιστά την ταμειακή ροή του προϋπολογισμού πολύ πιο απλή διαδικασία.
Αναλύστε την εκροή. Οι απρόβλεπτες δαπάνες μπορούν να υπονομεύσουν κάθε προϋπολογισμό. Για να διατηρήσετε στο ελάχιστο τη διακοπή του προϋπολογισμού, εξετάστε προσεκτικά τους προηγούμενους προϋπολογισμούς για να καθορίσετε τις τάσεις. Εξετάστε το προσωπικό. Μήπως κάποιος συνταξιοδοτείται; Υπάρχουν απολύσεις; Εάν προβλέπεται πρόβλεψη μίσθωσης, τι γίνεται με την εκπαίδευση και τα άλλα έξοδα που σχετίζονται με έναν νέο υπάλληλο; Να λαμβάνετε υπόψη την ηλικία του εξοπλισμού όταν υπολογίζετε τα έξοδα. Ρωτήστε αν χρειάζονται αναβαθμίσεις υπολογιστών ή εκτυπωτών ή αντιγραφικών μηχανών κατά την προσεχή περίοδο προϋπολογισμού. Εάν ναι, λάβετε σταθερές εκτιμήσεις για τα κόστη αντικατάστασης πριν υποβάλλετε το τελικό προϊόν για έλεγχο. Αν το αποθεματικό αποθεματοποίησης είναι μέρος του προϋπολογισμού του τμήματος, εξετάστε όχι μόνο το κόστος του αποθέματος αλλά και το κόστος ανά τετραγωνικό πόδι για το σπίτι του και το προσωπικό και τον εξοπλισμό που απαιτούνται για τη διαχείριση του προϊόντος. Εν ολίγοις, αναλύστε κάθε λεπτομέρεια για να φτιάξετε το τελικό προϊόν που λειτουργεί για ολόκληρο το έτος.
Προετοιμασία του προϋπολογισμού. Ως τελευταίο βήμα για την προετοιμασία του τελικού προϋπολογισμού, συμβουλευτείτε τους διευθυντές άλλων τμημάτων. Η συνεισφορά τους θα μπορούσε να έχει συνέπειες για τον προϋπολογισμό για το τμήμα σας. Η εξέταση του μέλλοντος είναι ο πρωταρχικός στόχος κάθε προϋπολογισμού. Η προετοιμασία του προϋπολογισμού της υπηρεσίας καθίσταται απλό καθήκον, εάν οι προκαταρκτικές εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή του καθορίζονται εκ των προτέρων. Έχετε επίσης κατά νου ότι ένας προϋπολογισμός είναι ένα εύπλαστο έγγραφο, το οποίο είναι συνεπές με τους στόχους της εταιρείας και προσαρμόζεται εύκολα αν προκύψει η ανάγκη.
