Όπως συμβαίνει με οποιαδήποτε δομημένη οργάνωση, πρέπει να καθορίσετε κανόνες πρωτοκόλλου. Το Πρωτόκολλο είναι ένα σύνολο οδηγιών σχετικά με την αλυσίδα διοίκησης για το πώς τα διάφορα μέλη μιας οργάνωσης πρέπει να επικοινωνούν μεταξύ τους. Καθιέρωση και διαχείριση των διαφόρων γραμμών επικοινωνίας εντός μιας επιχείρησης από νωρίς, έτσι ώστε όλοι οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές να κατανοήσουν σε ποιους πρέπει να έρθουν σε επαφή.
Ιδιοκτήτης του Διευθυντή
Οι γραμμές επικοινωνίας πρέπει να παραμείνουν ανοικτές μεταξύ των ιδιοκτητών και της διοίκησης. Είναι σπάνιο ότι ένας ιδιοκτήτης μιλά άμεσα με υπαλλήλους ή άλλες επαφές στην επιχείρηση, ως κανόνας της τάξης, όταν έχει διαχειριστές να το κάνουν αυτό τον τύπο. Ο ιδιοκτήτης της εταιρείας παρέχει οδηγίες για τον τρόπο διαχείρισης της εταιρείας, καθώς και ενημερώσεις και νέα που θέλει να προσφέρει στους υπαλλήλους μέσω των διαχειριστών.
Διευθυντής στον υπάλληλο
Οι γραμμές επικοινωνίας μεταξύ διαχειριστών και εργαζομένων είναι κρίσιμες για την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας. Οι διαχειριστές πρέπει να μεταβιβάσουν συγκεκριμένα καθήκοντα στους εργαζόμενους και να απαντήσουν σε ερωτήσεις σχετικά με τα έργα εργασίας. Ένας διευθυντής επικοινωνεί συχνά μέσω τακτικών συναντήσεων με όλο το τμήμα του. Μπορεί επίσης να προγραμματίζει ετήσιες συνεδρίες επανεξέτασης των εργαζομένων με μεμονωμένους εργαζομένους για να συζητήσει τις επιδόσεις και την παραγωγικότητα. Η σχέση μεταξύ διαχειριστή και υπαλλήλου απαιτεί αμοιβαία επικοινωνία - εάν ο υπάλληλος έχει ερωτήσεις, πρέπει να ζητήσει από τον άμεσο διευθυντή ή επιβλέποντα να σεβαστεί την αλυσίδα διοίκησης.
Υπάλληλος ή Διευθυντής στις επαφές για επιχειρήσεις
Ένας ιδιοκτήτης μπορεί επίσης να πρέπει να θεσπίσει κανόνες επικοινωνίας για τους υπαλλήλους ή τους διευθυντές του και τις επαφές εκτός επιχείρησης. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι μιας μεταποιητικής εταιρείας ενδέχεται να χρειαστεί να επικοινωνούν απευθείας με εκπροσώπους εταιρειών που προμηθεύουν πρώτες ύλες για την υποβολή παραγγελιών ή την αίτηση πληροφοριών. Ένας επενδυτής μπορεί να θέλει να μιλήσει με τη διοίκηση της εταιρείας. Όπως λέει ο επιχειρηματίας κεφαλαίων Brad Feld, "Είναι αρκετά δύσκολο να πάρει μια επιχείρηση σε λειτουργία και να τρέξει? η κατοχή αναγκαστικών φραγμών στην επικοινωνία μεταξύ των βασικών ηγετών και των επιρροών της εταιρείας καθιστά απλώς δυσκολότερη. "Παράλληλα, αν ο ιδιοκτήτης ή ο διευθυντής επιτρέπει σε πάρα πολλούς μεμονωμένους υπαλλήλους να έρθουν σε επαφή με μια εξωτερική επαφή, μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Για το λόγο αυτό, οι διευθυντές αναθέτουν συγκεκριμένους υπαλλήλους, όπως πράκτορες αγορών ή επιχειρηματικούς συνδέσμους, να επικοινωνούν με εξωτερικές επαφές των επιχειρήσεων.
Επικοινωνία με τους πελάτες
Ενδεχομένως η πιο σημαντική γραμμή επικοινωνίας σε μια επιχείρηση είναι μεταξύ των εργαζομένων μιας επιχείρησης και των πελατών της. Δεν είναι ασυνήθιστο για κάθε υπάλληλο επίπεδο, συμπεριλαμβανομένου του ιδιοκτήτη επιχείρησης, να κάνει άμεση επαφή με έναν πελάτη. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ορισμένοι υπάλληλοι δεν έχουν εξουσιοδότηση να μιλούν με πελάτες ή πελάτες για τον ίδιο λόγο που δεν μπορούν να μιλήσουν με παρόχους υπηρεσιών και επιχειρηματικές επαφές - το ενδεχόμενο σύγχυσης.
