Αν και μερικοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων προτιμούν χειρουργικές επεμβάσεις με ριζικά κανάλια από ό, τι κάνουν τη δική τους λογιστική, η λογιστική είναι απαραίτητο μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Τα οφέλη της λογιστικής έγκεινται στην ικανότητά της να λέει μια αριθμητική ιστορία για το τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας - μία που μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις λειτουργίες σας, να γίνετε πιο κερδοφόροι και να μείνετε μακριά από προβλήματα με τις τοπικές και ομοσπονδιακές φορολογικές υπηρεσίες. Η ακριβής και ακριβής λογιστική μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να κάνετε την περίπτωσή σας με πιθανούς δανειστές και επενδυτές όταν η επιχείρησή σας αναζητά χρηματοδότηση.
Συμβουλές
-
Τα πλεονεκτήματα της χρήσης λογιστικής στην επιχείρηση συνδέονται με τις πληροφορίες που παρέχουν οι αριθμοί. Αυτά τα στοιχεία σας βοηθούν να καταλάβετε τι συμβαίνει καλά και πού υπάρχει περιθώριο βελτίωσης.
Ποιος είναι ο κύριος στόχος της λογιστικής;
Ο κύριος στόχος της λογιστικής είναι να παρακολουθείτε τα έσοδα και τις δαπάνες της εταιρείας σας. Τα έσοδα είναι όλα τα χρήματα που εισρέουν στην επιχείρησή σας από πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών και οποιοδήποτε άλλο είδος εσόδων, όπως τόκοι ή ενοίκια ή εισπραχθέντα δικαιώματα. Οι δαπάνες είναι όλα όσα αγοράζει η επιχείρησή σας για τις λειτουργίες και την υποδομή της, όπως υλικά, εργασία, ενοικίαση, προμήθειες, ταχυδρομικά τέλη, ασφάλειες, έξοδα οχημάτων, επαγγελματικές υπηρεσίες, διαφήμιση και εξοπλισμό.
Οι πληροφορίες που συλλέγει ο λογιστής ή ο λογιστής σας σχετικά με τα έσοδα και τις δαπάνες πηγαίνουν στη σύνταξη λογιστικών εκθέσεων, οι οποίες παρέχουν απαραίτητες πληροφορίες για την οικονομική θέση της εταιρείας σας. Αυτές οι αναφορές σας βοηθούν να ορίσετε τις δυνάμεις σας και να αντιμετωπίσετε τις αδυναμίες σας. Σας παρέχουν επίσης τις πληροφορίες που χρειάζεστε για την αναφορά φόρου.
Η κατάσταση αποτελεσμάτων είναι μια σύνοψη των λογιστικών σας στοιχείων σχετικά με τα έσοδα και τις δαπάνες. Συγκεντρώνει και καταγράφει όλες τις αγορές σας σε σχετικές κατηγορίες, όπως το μίσθωμα και η μισθοδοσία, και στη συνέχεια απαριθμεί τα ποσά αυτά για να παρέχει μια επισκόπηση. Παρομοίως, συνοψίζει τα εισερχόμενα έσοδά σας με βάση την προέλευση του εισοδήματος, όπως οι χονδρικές πωλήσεις ή οι λιανικές πωλήσεις. Η δήλωση κέρδους και ζημίας σας είναι σημαντική επειδή δείχνει πόσα κέρδη έχετε πραγματικά στο τέλος της ημέρας. Ο αριθμός αυτός είναι το ποσό που απομένει μετά την αφαίρεση των συνολικών εξόδων από τα συνολικά έσοδα.
Ένας ισολογισμός είναι ένα στιγμιότυπο της συνολικής οικονομικής σας κατάστασης σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Είναι σημαντικό επειδή συγκεντρώνει την καθαρή σας αξία. Το τμήμα ενεργητικού του ισολογισμού απαριθμεί όλα τα στοιχεία που κατέχει η εταιρεία σας, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών σε μετρητά, τα χρήματα που οφείλονται σε εσάς μέσω εισπρακτέων λογαριασμών, το απόθεμα στα ράφια σας και τις πολύτιμες μακροπρόθεσμες αγορές σας, όπως μεγάλα κομμάτια εξοπλισμού. Το τμήμα υποχρεώσεων του ισολογισμού σας περιλαμβάνει όλα όσα οφείλετε, συμπεριλαμβανομένων των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων υπολοίπων δανείων και των πληρωτέων λογαριασμών. Η καθαρή θέση της εταιρείας σας, με βάση τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στον ισολογισμό σας, υπολογίζεται με την αφαίρεση των συνολικών σας υποχρεώσεων από το συνολικό ενεργητικό σας.
Μια κατάσταση ταμειακών ροών ή μια pro forma ταμειακών ροών είναι ένα λογιστικό εργαλείο που σας βοηθά να προβλέψετε πότε θα έχετε διαθέσιμο κεφάλαιο και πότε θα έχετε ταμειακές ελλείψεις. Το τμήμα εκροής της κατάστασης περιλαμβάνει όλα τα αναμενόμενα εισερχόμενα μετρητά, κατανεμημένα ανά μήνα. Τα χρήματα αυτά δεν πρέπει απαραιτήτως να προέρχονται από έσοδα από τις πωλήσεις προϊόντων ή υπηρεσιών. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κεφάλαια από δάνεια ή επενδύσεις. Το τμήμα εκροής της δήλωσης περιλαμβάνει όλα τα αναμενόμενα εξερχόμενα μετρητά σας, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων μισθοδοσίας, των δαπανών υλικών, των ενοικίων και των ασφαλιστικών πληρωμών. Οι αναμενόμενες δαπάνες σας δεν περιλαμβάνουν μόνο τις εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες. Θα αναφέρετε επίσης τις πληρωμές του κεφαλαίου του δανείου, οι οποίες δεν εκπίπτουν από τη φορολογία και δεν θα εμφανίζονται στην κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης. Η κατώτατη γραμμή κάθε στήλης δείχνει ότι οι εξερχόμενες δαπάνες αφαιρούνται από τα εισερχόμενα μετρητά, υποδεικνύοντας πόσα χρήματα μπορείτε να περιμένετε να έχουν στη διάθεσή σας στο τέλος του μήνα.
Ποιος είναι ο σκοπός ενός λογιστή;
Σκοπός του λογιστή σας είναι να συνοψίσετε το έργο του λογιστή σας, συγκεντρώνοντας τα βιβλία σε εκθέσεις. Ο λογιστής σας μπορεί επίσης να συμπληρώσει τις φορολογικές σας φόρμες και να σας συμβουλέψει για τον καλύτερο τρόπο να ξοδέψετε και να αποθηκεύσετε τα χρήματά σας. Μπορεί ή δεν μπορεί να χρειαστεί να προσλάβετε έναν επαγγελματία λογιστή, ανάλογα με το επίπεδο άνεσής σας στην εργασία με τους αριθμούς, την πολυπλοκότητα της επιχείρησής σας και τη φορολογική σας κατάσταση.
Ο σκοπός του λογιστή σας είναι να εισάγετε αποδείξεις και τιμολόγια σε μια βάση δεδομένων, ένα βιβλίο ή ένα λογιστικό φύλλο, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τις δαπάνες και τις πωλήσεις. Τα περισσότερα συστήματα λογιστικής είναι ηλεκτρονικά, επειδή τα λογιστικά προγράμματα μπορούν να οργανώνουν και να προσθέτουν αριθμούς πιο γρήγορα και αποτελεσματικά από τα χειρόγραφα, χειρόγραφα συστήματα. Ωστόσο, δεν χρειάζεστε πρόγραμμα υπολογιστή για να κάνετε τη λογιστική της εταιρείας σας. Ένα χειρόγραφο σύστημα που παρακολουθεί τις πωλήσεις και τις δαπάνες θα παρέχει επίσης τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Μπορείτε να κάνετε τη δική σας λογιστική παρακολουθώντας τα έσοδα και τις δαπάνες και παρακολουθώντας αυτές τις πληροφορίες με τρόπο που είναι χρήσιμο για εσάς και το λογιστή σας. Οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι εύκολο να διαβαστούν και να κατανοηθούν και θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τη χρηματοοικονομική δραστηριότητα της επιχείρησής σας. Οι πληροφορίες λογιστικής σας θα είναι χρήσιμες για τον λογιστή σας, επειδή παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για την κατάρτιση φορολογικών εκθέσεων και δανειακών εγγράφων. Οι ίδιες πληροφορίες μπορούν να είναι χρήσιμες εσωτερικά για να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας, όπως για παράδειγμα το ποσό του εισοδήματός σας προέρχεται από χονδρικές πωλήσεις σε σχέση με τις λιανικές πωλήσεις και πόσα ξοδεύετε για υλικά και εργασία.
Ακόμα κι αν μισθώνετε έναν λογιστή και έναν λογιστή για να οργανώσετε τα οικονομικά σας στοιχεία και να ετοιμάσετε τα φορολογικά σας έντυπα, εξακολουθείτε να έχετε λογιστικές ευθύνες ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, όπως τα τιμολόγια που γράφετε και τα έσοδα που λαμβάνετε για αγορές που έχετε πραγματοποιήσει. Τα πιο οργανωμένα αυτά τα έγγραφα είναι όταν τα φέρετε στο λογιστή και λογιστή σας, τόσο λιγότερο θα πρέπει να πληρώσετε για το χρόνο τους. Παίρνει ένα λογιστή πλέον για να οργανώσει ένα κουτί παπουτσιών γεμάτο αποδείξεις από ό, τι για να εργαστεί μεθοδικά μέσω ενός αρχείου με χαρτιά που έχει ήδη ταξινομηθεί κατά ημερομηνία ή με πιστωτική κάρτα.
Ποιοι είναι οι κανόνες λογιστικής;
Οι κανόνες λογιστικής διέπουν τους τρόπους με τους οποίους τα έξοδα και τα κέρδη εισάγονται σε ένα σύστημα ως χρεώσεις ή πιστώσεις. Αυτοί οι κανόνες διέπουν τη λογιστική διπλής λογιστικής, ένα σύστημα που έχει χρησιμοποιηθεί ευρέως από τα τέλη του Μεσαίωνα. Τα συστήματα διπλής εισόδου όχι μόνο παρακολουθούν τα έσοδα και τα έξοδά σας, αλλά δείχνουν επίσης πώς τα χρήματα και τα περιουσιακά στοιχεία μετακινούνται γύρω από την εταιρεία σας. Σε ένα σύστημα διπλής εισόδου, κάθε εγγραφή που εισάγεται ως χρέωση πρέπει να είναι ισορροπημένη με αντίστοιχη πίστωση και αντίστροφα. Η εναλλακτική λύση για τη λογιστική διπλής εισόδου είναι ένα σύστημα ενιαίας εισόδου στο οποίο απλά καταγράφετε και υπολογίζετε τα έσοδά σας και τα έξοδα σας χωρίς ενσωματωμένα πρωτόκολλα για τη συμφιλίωση αυτών των καταχωρίσεων με την πραγματική οικονομική σας κατάσταση.
Όταν εργάζεστε με προσωπικούς λογαριασμούς, πρέπει να πιστώνεται ένα άτομο που μεταβιβάζει στοιχεία ενεργητικού στην επιχείρηση, ενώ πρέπει να χρεώνεται ο αποδέκτης ή η επιχείρηση. Αυτό φαίνεται αντίθετο, επειδή τα κεφάλαια έχουν αφήσει τα χέρια του ατόμου και έχουν μεταφερθεί στα χέρια της επιχείρησης. Ωστόσο, οι λογαριασμοί λογιστικής δεν περιγράφουν πάντα τα πραγματικά διαθέσιμα. Αντίθετα, αναφέρονται σε ποσά που οφείλονται ή ανήκουν. Όταν ένα άτομο, όπως ένας ιδιοκτήτης, μεταφέρει χρήματα σε μια επιχείρηση, η συναλλαγή αυτή αυξάνει ή πιστώνει τον λογαριασμό και αντιπροσωπεύει το ποσό που η επιχείρηση οφείλει σε αυτό το άτομο. Η ίδια μεταφορά κεφαλαίων δημιουργεί χρέωση για τον επιχειρηματικό λογαριασμό, επειδή, αν και τα διαθέσιμα είναι διαθέσιμα και διαθέσιμα, οφείλεται τώρα στο άτομο που το έχει παράσχει.
Όταν πρόκειται για πραγματικούς λογαριασμούς, όπως για ακίνητα και μηχανήματα, οι κανόνες λογιστικής απαιτούν από εσάς να χρεώνετε τις νέες αγορές και τα πιστωτικά στοιχεία που έχετε πωλήσει ή άλλως τεθεί εκτός λειτουργίας. Το περιουσιακό στοιχείο καταχωρήθηκε αρχικά ως χρέωση, επειδή έχετε δαπανήσει χρήματα για να το αποκτήσετε. Αν την πουλήσετε ή την τεθεί εκτός λειτουργίας μετά την υπέρβαση της ωφέλιμης ζωής της, καταργείτε τη χρέωση ή πιστώνετε το λογαριασμό που αντιπροσωπεύει αυτό που οφείλετε στην αγορά.
Όταν η επιχείρησή σας αγοράζει υλικό ή πληρώνει ενοίκιο, οι κανόνες λογιστικής απαιτούν από εσάς να καταχωρήσετε αυτές τις συναλλαγές ως χρεώσεις. Αντίθετα, όταν πουλάτε προϊόντα ή υπηρεσίες, το λογιστικό σας σύστημα αντιμετωπίζει αυτές τις συναλλαγές ως πιστώσεις. Οι αγορές που απαιτούν εξερχόμενα κεφάλαια μειώνουν το εταιρικό σας κεφάλαιο, επομένως παρακολουθούνται ως χρεώσεις. Τα έσοδα και άλλα κέρδη, όπως οι εισπρακτέες πληρωμές ενοικίου, αυξάνουν το κεφάλαιο της εταιρείας σας, επομένως παρακολουθούνται ως πιστώσεις.
Παρόλο που αυτοί οι κανόνες λογιστικής διέπουν τον τρόπο με τον οποίο κάθε συναλλαγή εμφανίζεται στο λογιστικό σας σύστημα, δεν χρειάζεται να τις καταλάβετε και να τις εφαρμόσετε, εκτός αν κάνετε καταχωρήσεις σε σύστημα λογιστικής διπλής εισόδου που δεν έχει προγραμματιστεί εκ των προτέρων για να οργανώσει τις πληροφορίες σας. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε έναν χειρόγραφο ημερολόγιο ως βάση του λογιστικού σας συστήματος, θα πρέπει να αποφασίζετε κάθε φορά που κάνετε μια καταχώριση αν η συναλλαγή αυτή αντιπροσωπεύει χρέωση ή πίστωση και όπου θα εμφανιστεί η αντίστοιχη χρέωση ή πίστωση. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, όπως τα QuickBooks, οι επιταγές σας, τα τιμολόγια και οι αποδείξεις πωλήσεων θα εμφανίζονται αυτόματα στους κατάλληλους πιστωτικούς και χρεωστικούς λογαριασμούς, μαζί με τις αντίστοιχες χρεώσεις ή πιστώσεις τους.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη λογιστική στην επιχείρηση
Τα πλεονεκτήματα της λογιστικής δεν είναι μόνο θέμα καλής επιχειρηματικής στρατηγικής, αν και οι λογιστικές πληροφορίες σίγουρα σας βοηθούν να στρατηγική και να σχεδιάσετε. Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να επιβιώσει χωρίς κάποιο λογιστικό σύστημα. Εάν η επιχείρησή σας πραγματοποιεί αγορές και πωλήσεις χωρίς να παρακολουθεί τα ποσά που αγοράσατε και πωλήσατε, δεν θα έχετε κανέναν τρόπο να διαπιστώσετε εάν έχετε κερδίσει κέρδη ή ότι έχετε υποστεί ζημιά στο τέλος του έτους. Δεν θα ξέρετε πόσα χρωστάτε και πόσα κατέχετε, επομένως δεν θα μπορείτε να υπολογίσετε πόσα από τα εισερχόμενα μετρητά μπορείτε να αποσύρετε για προσωπική χρήση και πόσα πρέπει να κρατήσετε στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας σας για επερχόμενες επιχειρήσεις έξοδα.
Οι λογιστικές πληροφορίες παρέχουν επίσης πολύτιμες πληροφορίες για τις λειτουργίες της εταιρείας. Σας επιτρέπει να συγκρίνετε τις πωλήσεις σας σε διαφορετικές κατηγορίες με την πάροδο του χρόνου, όπως η εξέταση των τάσεων για διαφορετικά προϊόντα σε διάφορες τοποθεσίες πωλήσεων. Σας δίνει τα εργαλεία και τις πληροφορίες για να εξετάσετε τα έξοδά σας ως ποσοστά των εσόδων σας για να δείτε αν τα περιθώρια σας είναι βιώσιμα και πώς η απόδοση της εταιρείας σας συγκρίνεται με εκείνη των ανταγωνιστών της βιομηχανίας σας. Μια pro forma cash-flow θα σας επιτρέψει να αναζητήσετε πηγές κεφαλαίου προτού τις χρειαστείτε και να σχεδιάσετε σημαντικές αγορές για να αντιστοιχίσετε με τις περιόδους του έτους όταν τα μετρητά είναι ευγενή. Η λειτουργία μιας επιχείρησης χωρίς λογιστικές πληροφορίες είναι σαν να πετάτε αεροπλάνο χωρίς ραντάρ.
Η λογιστική είναι επίσης απαραίτητη για την επιβίωση της επιχείρησής σας, επειδή είστε νόμιμα υποχρεωμένος να αναφέρετε εισόδημα και να πληρώσετε φόρους. Χωρίς ένα ολοκληρωμένο και ακριβές λογιστικό σύστημα, δεν θα ξέρετε πόσα έχετε κερδίσει και δαπανήσει και δεν θα έχετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να συμπληρώσετε τοπικές, κρατικές και ομοσπονδιακές φόρμες φόρου. Επίσης, αν η επιχείρησή σας χρειάζεται πάντα χρηματοδότηση, οι αιτήσεις δανείου σας θα απαιτήσουν σίγουρα να συμπεριλάβετε οικονομικές καταστάσεις από προηγούμενα έτη και πιθανόν προβλέψεις για τις επόμενες περιόδους.
