Μια ημερήσια αναφορά είναι συνήθως ένα έγγραφο που προετοιμάζουν οι εργαζόμενοι για να υποβληθούν στους προϊσταμένους τους. Μια τυποποιημένη αναφορά περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο που πέρασαν την ημέρα εργασίας τους, συμπεριλαμβανομένων των επιτευγμάτων ή των προκλήσεων που αντιμετώπισαν. Εάν ένα συγκεκριμένο έργο βρίσκεται σε εξέλιξη, η ημερήσια αναφορά εξυπηρετεί το σκοπό ενημέρωσης του αφεντικού για την κατάσταση του έργου. Συχνά, η έκθεση περιγράφει επίσης σχέδια για την επόμενη εργάσιμη ημέρα.
Γιατί πρέπει να γράψετε μια Ημερήσια Αναφορά;
Μια ημερήσια αναφορά επικαιροποιεί έναν ηγέτη ομάδας ή διαχειριστή σχετικά με ένα τρέχον έργο. Θα πρέπει να παρέχει μια επισκόπηση που να περιγράφει τα καθήκοντα και την πρόοδο κάθε μέλους. Αυτό εξοικονομεί χρόνο για μια καθημερινή συνάντηση, αλλά εξακολουθεί να επιτρέπει στο έργο να παραμείνει σε καλό δρόμο και διατηρεί τον διευθυντή καλά ενημερωμένο. Οι αναφορές είναι συχνά πιο οικονομικές από μια καθημερινή συνομιλία. Είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος για να μάθετε ποια καθήκοντα έχουν ολοκληρωθεί, έτσι ώστε ο διαχειριστής του έργου να μπορεί να διανείμει τα νέα καθήκοντα διακριτικά. Οι ημερήσιες αναφορές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν όταν έρχεται χρόνος για αξιολογήσεις των εργαζομένων. Ένας διαχειριστής μπορεί να κοιτάξει πίσω σε μια σειρά αναφορών για να καθορίσει πόσο γρήγορα και αποτελεσματικά το έργο είχε ολοκληρωθεί κατά τη διάρκεια ενός μεγάλου έργου.
Τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια Ημερήσια Αναφορά;
Επειδή αυτός ο τύπος αναφοράς γράφεται καθημερινά, είναι συνήθως σύντομος και συνοπτικός και αναφέρεται μόνο στις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα της συγκεκριμένης περιόδου εργασίας.
Οι ημερήσιες αναφορές περιλαμβάνουν:
- Λεπτομέρειες σχετικά με τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν
- Τους πόρους που χρησιμοποιήθηκαν
- Πόσο χρόνο δαπανήθηκε για κάθε εργασία
- Αυτό που ολοκληρώθηκε εκείνη την ημέρα
- Τυχόν προβλήματα που προέκυψαν εκείνη την ημέρα
Παράδειγμα ημερήσιας αναφοράς
Αυτό το παράδειγμα ημερήσιων αναφορών επεξεργάζεται ένα ομαδικό πρόγραμμα που περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός νέου προγράμματος εκπαίδευσης των εργαζομένων για πρώτη βοήθεια και CPR.
Έκθεση για τις 27 Μαρτίου 2018
Οι εργασίες ολοκληρώθηκαν:
- Αποφασισμένος διαθέσιμος χώρος για πρόγραμμα εκπαίδευσης.
- Πραγματοποιήθηκαν κλήσεις σε τρεις διαφορετικούς εξωτερικούς εκπαιδευτές πρώτων βοηθειών και CPR. Αναμονή για την τιμολόγηση.
- Καταρτίστηκε κατάλογος πιθανών ημερομηνιών κατάρτισης με βάση το ημερολόγιο της εταιρείας.
- Κατατάσσει τους υπαλλήλους σε έξι ομάδες των 15 για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Πιθανά προβλήματα:
- Η εκπαίδευση για όλους μπορεί να είναι υπερβολικά δαπανηρή. Θα μάθω περισσότερα μόλις λάβω τιμολόγηση.
- Εναλλακτική ιδέα είναι να εκχωρήσετε μια μικρότερη ομάδα για να μάθετε αυτές τις διαδικασίες. Αν αυτό γίνει απαραίτητο, προτείνω πέντε άτομα σε κάθε όροφο του κτιρίου να λάβουν την εκπαίδευση.
Εργασίες για το Αύριο:
- Ασφαλής τιμολόγηση
- Προσδιορίστε πόσα άτομα έχουν προϋπολογιστεί για να λάβουν εκπαίδευση
- Ορίστε τις ημερομηνίες εκπαίδευσης
Πρόκειται για ένα πολύ σύντομο έργο και το έργο πιθανότατα θα διαρκέσει μόνο τρεις έως πέντε ημέρες για να ολοκληρωθεί. Ωστόσο, αυτή η συνοπτική έκθεση κρατά τον διευθυντή να επιταχύνει την πρόοδο ενός σημαντικού νέου προγράμματος για την εταιρεία.
