Στη γραπτή εμπορική αλληλογραφία, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείτε ένα χαιρετισμό όταν ξεκινάτε και τερματίζετε την επιστολή ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το χαιρετισμό που χρησιμοποιείτε για να ξεκινήσετε το μήνυμά σας ορίζει τον τόνο για την υπόλοιπη αλληλογραφία.
Πριν ξεκινήσετε την επικοινωνία σας, είναι σημαντικό να έχετε κατανοήσει το ποιος γράφετε και ποιο επίπεδο διατύπωσης πρέπει να χρησιμοποιήσετε για αυτό το είδος επικοινωνίας. Ενώ πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν την επίσημη γλώσσα στις επιχειρηματικές τους επικοινωνίες, υπάρχουν επίσης πολλές εταιρείες όπου η απλή επιχειρηματική γλώσσα είναι αποδεκτή και ενθαρρυνθεί.
Επιλέξτε ένα χαιρετισμό επιχειρηματικής επιστολής
Τα επαγγελματικά χαιρετισμούς που χρησιμοποιείτε για να ξεκινήσετε το μήνυμά σας θα εξαρτηθούν από το αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε. Όποτε είναι δυνατόν, είναι καλύτερο να απευθύνετε την επιστολή ή το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Με αυτόν τον τρόπο το μήνυμα τραβάει την προσοχή τους. Ωστόσο, εάν δεν γνωρίζετε το όνομά τους, υπάρχουν μερικές επίσημες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει", "Αγαπητέ κύριε ή κυρία", "Χαιρετισμοί" και "Γεια σας".
Αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε στην αλληλογραφία σας, φροντίστε να το γράψετε σωστά. Η λανθασμένη γραφή ονόματος ενός ατόμου σε επιχειρηματικό περιβάλλον δείχνει απροσεξία ή ακόμα και έλλειψη σεβασμού.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα επίσημων χαιρετισμών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε: "Αγαπητέ όνομα", "Για να όνομα" και "Γεια σας όνομα." Ανάλογα με τη σχέση σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρώτο τους όνομα. Εάν πρόκειται για μια πολύ επίσημη σχέση, τότε ίσως να είστε καλύτεροι χρησιμοποιώντας το "Mr.", "Mrs." ή "Ms.", ακολουθούμενο από το επώνυμό τους.
Μερικά τυπικά περιστασιακά επιχειρησιακά παραδείγματα περιλαμβάνουν τα "Hi name" και "Hey name". Χρησιμοποιήστε τα μόνο αν γνωρίζετε καλά την κουλτούρα του οργανισμού και μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι είναι απλό. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε αυτό το είδος χαιρετισμού στην επίσημη αλληλογραφία, όπως μια συνοδευτική επιστολή, μια συστατική επιστολή ή μια επιστολή έρευνας, ανεξάρτητα από το πόσο απλό είναι η οργάνωση. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε αυτές τις περιστασιακές χαιρετισμούς μόνο σε περιπτώσεις όπου έχετε μια καθιερωμένη επιχειρηματική σχέση.
Δοκιμάστε αυτές τις κλειστές επιστολές επιχειρήσεων
Όταν αποσυνδέετε την επιστολή ή το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα κλείσιμο που ταιριάζει με τον τόνο που έχετε χρησιμοποιήσει στον χαιρετισμό και το σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, εάν ξεκινήσατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα απλό, "Hi name", τότε πιθανότατα δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα επίσημο επιστολόχαρτο που κλείνει όπως το "Respectfully yours".
Αυτά τα κλείσιμο επιστολών μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε πιο επίσημα γράμματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: "Ειλικρινά", "Με εκτίμηση", "Καλώς ήλθατε", "Με εκτίμηση", "Με πολύ σεβασμό", "Πιστό σου" και "Με ειλικρίνεια" του τόνου είναι καλύτερο για τους οργανισμούς όπου η επίσημη αλληλογραφία είναι ο κανόνας, ή για τα έγγραφα πιο τυπικού χαρακτήρα, όπως οι συνοδευτικές επιστολές.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα κλεισίματος για να δοκιμάσετε σε άτυπη αλληλογραφία: "Ευχαριστίες", "Ευχαριστίες", "Καλύτερες" και "Καλύτερες ευχές". Αυτά τα είδη κλείσιμο επιστολών επιχειρήσεων χρησιμοποιούνται καλύτερα σε εταιρείες που έχουν επιχειρηματική περιστασιακή ατμόσφαιρα και άτομα με τα οποία έχετε καθιερωμένο δεσμό. Μην χρησιμοποιείτε έναν περιστασιακό τόνο για την απόσπαση σημαντικών επίσημων εγγράφων.
