Σχεδόν κάθε οργανισμός βασίζεται σε υπολογιστές ή μηχανογραφικό εξοπλισμό για κάποια λειτουργία και πολλοί οργανισμοί βασίζονται σε εργαζόμενους για να χρησιμοποιούν υπολογιστές καθημερινά. Παρά τις ετικέτες των τιμών που φέρουν αυτές οι μηχανές, προσφέρουν μια απόδοση της επένδυσης του οργανισμού με τη μορφή κερδοφορίας, πιο επαγγελματικών παρουσιάσεων και ακόμη μεγαλύτερης επικοινωνίας.
Αποδοτικότητα
Τις μέρες πριν οι υπολογιστές γίνουν πανταχού παρόντες στις αμερικανικές οργανώσεις, οι εργαζόμενοι σε ρόλους με σύνθετες λειτουργίες όπως η λογιστική και η ανάλυση συχνά έπρεπε να εκτελούν προηγμένους υπολογισμούς με λίγα λόγια πέρα από ένα μολύβι, χαρτί και μια αριθμομηχανή. Οι υπάλληλοι που ήταν επιφορτισμένοι με τη δημιουργία εγγράφων έπρεπε επίσης να γράψουν τις παραγωγές τους με το χέρι. Οι υπολογιστές εισήγαγαν ένα ηλεκτρονικό στοιχείο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να δημιουργούν ψηφιακά αρχεία χωρίς την ανάγκη γραφής σε χαρτί και ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εκτελούν περίπλοκους μαθηματικούς υπολογισμούς πληκτρολογώντας τους απλώς στο μηχάνημα. Όταν μια οργάνωση επέκτασης 4-Η στο St. Paul, Minn.,. εισήγαγαν υπολογιστές το 1986, σύμφωνα με το περιοδικό Journal of Extension, οι πράκτορες γρήγορα συνειδητοποίησαν τα κέρδη απόδοσης στην παραγωγή εκπαιδευτικών υλικών και ακόμη και την παραγωγή δελτίων τύπου.
Επαγγελματικότητα
Όπως ακριβώς οι υπολογιστές επιτρέπουν στους εργαζόμενους να δημιουργούν έγγραφα πιο αποτελεσματικά, τα μηχανήματα βοηθούν τους υπαλλήλους να δώσουν σε αυτά τα έγγραφα μια εκλεπτυσμένη και επαγγελματική εμφάνιση. Αντί να υποβάλετε χειρόγραφο ή δακτυλογραφημένο χειρόγραφο σε μια τοπική εφημερίδα ή δημοσίευση, για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργήσουν το έγγραφο σε μια εφαρμογή λογισμικού, να ελέγξουν ηλεκτρονικά τα λάθη ορθογραφίας και γραμματικής και να υποβάλουν το έγγραφο απευθείας σε έναν συντάκτη. Οι επαγγελματίες πωλήσεων μπορούν να χρησιμοποιούν υπολογιστές για τη δημιουργία γραφημάτων και γραφημάτων που παρουσιάζουν τα πλεονεκτήματα των προϊόντων και των υπηρεσιών τους και οι παρουσιαστές μπορούν να χρησιμοποιούν υπολογιστές για να αναπτύξουν και να προσφέρουν επαγγελματικές, κινούμενες και ακόμη και διαδραστικές προβολές διαφανειών.
Κοινή χρήση δεδομένων
Σε μια λίστα με τα πλεονεκτήματα γραφείου που προσφέρουν οι υπολογιστές, ο νόμος περί ηλεκτρονικών υπολογιστών Spam Laws αναγνωρίζει επανειλημμένα την ικανότητα των υπολογιστών και των δικτύων να διευκολύνουν την ανταλλαγή πληροφοριών. Οι εργαζόμενοι σε μια τοποθεσία μπορούν να δημιουργήσουν ηλεκτρονικά έγγραφα και οι υπάλληλοι σε άλλη τοποθεσία - ακόμα και σε άλλη χώρα - μπορούν να ανακτήσουν το έγγραφο μόνο λίγα λεπτά αργότερα. Επειδή τα ηλεκτρονικά αρχεία καταλαμβάνουν μόνο ένα πολύ μικρό μέρος του φυσικού χώρου, οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να λαμβάνουν αρχεία μαζί τους όταν ταξιδεύουν ή έχουν ηλεκτρονική πρόσβαση σε αυτά από μια απομακρυσμένη τοποθεσία.
Επικοινωνία
Οι υπολογιστές επιτρέπουν την ηλεκτρονική επικοινωνία, και αυτή η μορφή άμεσης πρόσβασης αντιπροσωπεύει ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα που μπορούν να προσφέρουν οι οργανισμοί σε έναν υπολογιστή. Χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές επικοινωνίες όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα άμεσα μηνύματα και τα webcast, οι ηγέτες της διοργάνωσης μπορούν να επικοινωνούν με έναν πολύ μεγάλο αριθμό υπαλλήλων σε πραγματικό χρόνο, ανεξάρτητα από τη φυσική τους θέση. Οι υπολογιστές συμβάλλουν επίσης στη διευκόλυνση της ηλεκτρονικής επικοινωνίας με άλλους σημαντικούς ενδιαφερομένους όπως οι επενδυτές και οι προμηθευτές και οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ηλεκτρονική επικοινωνία για να λάβουν γρήγορα υπηρεσίες ή ακόμα και να παραγγείλουν. Οι υπολογιστές μπορούν ακόμη και να βοηθήσουν τους οργανισμούς να μειώσουν το κόστος επικοινωνίας, διευκολύνοντας τις τηλεδιασκέψεις που μειώνουν το φυσικό ταξίδι ή δημιουργώντας φωνητικές συνδέσεις που εξαλείφουν την ανάγκη για παραδοσιακά τηλέφωνα.
