Το ERP, το οποίο αντιπροσωπεύει τον προγραμματισμό των επιχειρηματικών πόρων, είναι ένα λογισμικό αφοσιωμένο στην εταιρία που συλλέγει, διαχειρίζεται και συντονίζει τις πληροφορίες σε μια ολοκληρωμένη ροή δεδομένων σε όλη την εταιρεία. Το ERP διαθέτει μια σειρά από ενσωματωμένες ενότητες που είναι αποτελεσματικές για να βοηθήσουν στην καθημερινή δραστηριότητα της εταιρείας. Οι επιχειρησιακές μονάδες που βοηθούν το ERP περιλαμβάνουν το μάρκετινγκ, τη διαχείριση αποθεμάτων, τη διαχείριση ποιότητας, τη διαχείριση χρηματοδότησης, την παράδοση και τις πωλήσεις.
Αρθρωτό σχέδιο
Ο αρθρωτός σχεδιασμός ενός συστήματος ERP ενσωματώνει διάφορες διακεκριμένες επιχειρησιακές ενότητες όπως η κατασκευή, η χρηματοοικονομική, η λογιστική και η διανομή, με κάθε ενότητα να φροντίζει τις λειτουργίες ενός συγκεκριμένου τμήματος ή τμήματος ενός οργανισμού. Αν και αυτά τα στοιχεία είναι εντελώς ξεχωριστά, είναι ενσωματωμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να παρέχουν μια ομαλή ροή δεδομένων μεταξύ των διαφόρων ενοτήτων. Αυτό διευρύνει την λειτουργική διαφάνεια που παρέχεται από την τυπική διεπαφή. Οι ξεχωριστές ενότητες λειτουργούν σε πραγματικό χρόνο με τις δυνατότητες επεξεργασίας online και παρτίδας.
Κεντρική κοινή βάση δεδομένων
Έχοντας ένα κοινό κεντρικό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, που ονομάζεται επίσης ΣΔΒΔ, είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ενός καλού συστήματος ERP. Όλα τα δεδομένα εισάγονται και αποθηκεύονται μόνο μία φορά και στη συνέχεια χρησιμοποιούνται από όλα τα τμήματα και τις ενότητες ταυτόχρονα. Αυτό βοηθά στην εξάλειψη των εγγενών ατελειών που σχετίζονται με τη χρήση μιας κατανεμημένης βάσης δεδομένων. Η δομή κατανεμημένης βάσης δεδομένων δημιουργεί πολλές διπλότητα και πλεονασμό δεδομένων, με τους κινδύνους των ασυνεπειών στα δεδομένα να αυξάνονται εκθετικά.
Ευέλικτο και ανοιχτό σχέδιο
Επειδή οι οργανισμοί είναι σχεδόν πάντα δυναμικής φύσης, τα συστήματα ERP προσφέρουν μεγάλη ευελιξία ώστε να ανταποκρίνονται στις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες της επιχείρησης. Αυτά τα συστήματα έχουν μια αρχιτεκτονική ανοιχτού συστήματος, επιτρέποντάς τους να συνδέουν ή να αποσυνδέουν οποιαδήποτε μονάδα όπως και όταν απαιτείται χωρίς να επηρεάζουν τις άλλες ενότητες. Ένα καλό σύστημα ERP θα πρέπει να υποστηρίζει τη διασύνδεση με άλλες επιχειρηματικές οντότητες του οργανισμού και δεν πρέπει να περιορίζεται στα όρια του οργανισμού. Το σύστημα θα πρέπει επίσης να είναι ενεργοποιημένο στο Internet.
Αυτόματη παραγωγή πληροφοριών
Ένα σύστημα ERP παρέχει εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας, όπως εκτελεστικά συστήματα πληροφοριών, συστήματα υποστήριξης αποφάσεων, συστήματα εύκολης προειδοποίησης, εξόρυξη δεδομένων και υποβολή εκθέσεων, ώστε να μπορούν οι άνθρωποι να βελτιώσουν τη λήψη αποφάσεων, με αποτέλεσμα τη γενική βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Όλες οι οικονομικές και επιχειρηματικές πληροφορίες παράγονται αυτόματα από τα δεδομένα που έχουν ήδη καταχωρηθεί μία φορά στην κοινή κεντρική βάση δεδομένων του συστήματος ERP, χωρίς περαιτέρω οδηγίες. Ένα καλό σύστημα ERP έχει μια συλλογή από όλες τις βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές που ισχύουν παγκοσμίως.
