Οι κανόνες διαταγής του Robert γράφτηκαν από έναν μηχανικό στον αμερικανικό στρατό μετά από μια αποτυχημένη προσπάθεια να προεδρεύσει μιας δημόσιας συνάντησης. Οι κανόνες έχουν καταστεί εγχειρίδιο για μη κερδοσκοπικές ομάδες, φοιτητικές συνελεύσεις και άλλες οργανώσεις, παρέχοντας οδηγίες για το ποιος, πότε και πώς μιλούν τα μέλη και ψηφίζουν τις αποφάσεις. Όλα τα μέλη πρέπει να κατανοήσουν αυτούς τους κανόνες, οι οποίοι μπορούν να γίνουν περίπλοκοι, πριν αρχίσει η σύσκεψη. Η σωστή καταγραφή των αποφάσεων είναι θεμελιώδης για να προχωρήσουν οι οργανώσεις.
Μετάβαση σε μια ψηφοφορία
Πριν από τη διεξαγωγή της ψηφοφορίας, πρέπει να εισαχθεί και να αποσπασθεί μια πρόταση. Τα πρακτικά της συνάντησης συνήθως καταγράφουν τα ονόματα εκείνων που κάνουν και αποστέλλουν κινήσεις. Μετά από συζήτηση, ένα μέλος μπορεί να καλέσει την ερώτηση, δηλαδή ζητεί από τον πρόεδρο να ψηφίσει. Και πάλι, αυτό απαιτεί κάποιον να αποσπάσει την κίνηση, και επίσης αποδίδεται. Πριν γίνει η ψηφοφορία, πρέπει να υπάρχει απαρτία, όπως ορίζεται στις διατάξεις του οργανισμού.
Μέθοδοι ψηφοφορίας
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους οι ομάδες μπορούν να ψηφίσουν για μια κίνηση. Ορισμένες μέθοδοι απαιτούν καταμέτρηση ψήφων, όπως ζητώντας από όλους να λένε "ναι" ή "όχι". Μια ακριβής μέτρηση μπορεί να είναι προαιρετική και να διεξάγεται μόνο όταν ζητηθεί από ένα μέλος (π.χ. με φωνή ή λέγοντας "aye" ή "όχι") ή από τον πρόεδρο (για παράδειγμα, κατά διαίρεση, ζητώντας από τους ανθρώπους να σταθούν ή να σηκώσουν το χέρι τους). Για λιγότερο αμφισβητούμενα ζητήματα, ο ομιλητής μπορεί να ζητήσει ψηφοφορία με γενική συναίνεση ζητώντας αν υπάρχουν αντιρρήσεις.
Απαιτήσεις πλειοψηφίας
Τα καταστατικά της κάθε οργάνωσης θα έχουν κανόνες που καθορίζουν το μέγεθος της πλειοψηφίας που απαιτείται για να περάσει μια κίνηση. Για διοικητικά θέματα, συχνά αρκεί μια απλή πλειοψηφία. Ωστόσο, μπορούν να απαιτηθούν δύο τρίτα πλειοψηφίες για ουσιαστικές αλλαγές στη δομή ή τα καταστατικά της οργάνωσης. Στα πρακτικά πρέπει να είναι σαφές ποιος τύπος πλειοψηφίας απαιτεί η απόφαση.
Απαλλαγές ψηφοφορίας
Ο Πρόεδρος ή ο επικεφαλής της οργάνωσης έχει τα ίδια δικαιώματα με τα άλλα μέλη. Ωστόσο, δεν μπορεί να ψηφίσει, να διατηρήσει την αμεροληψία, εκτός εάν η ψηφοφορία είναι με ψηφοφορία ή εάν η ψηφοφορία θα επηρεάσει το αποτέλεσμα. Τα ex-officio μέλη μπορούν να ψηφίσουν όπως όλα τα άλλα μέλη, εφόσον είναι μέλη με καλή θέση. Οι πληρεξούσιοι ψήφοι ή οι ψήφοι που εκδίδονται από κάποιον που παρίσταται αντί του απουσιάζοντος μέλους, δεν υπολογίζονται, εκτός εάν θεωρούνται αποδεκτοί από τα καταστατικά.
Άλλα στοιχεία προς καταγραφή
Τα πρακτικά της συνάντησης πρέπει να καταγράφουν πόσοι ψήφισαν "ναι" και "όχι", καθώς και πόσα μέλη απείχαν από την ψηφοφορία. Καταγράψτε επίσης εάν η κίνηση περάσει. Γενικά, τα πρακτικά αντικατοπτρίζουν το αποτέλεσμα της συνεδρίασης και όχι τη συζήτηση. Είναι σημαντικό να είναι πολύ σαφές τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας, όχι η συζήτηση εκ των προτέρων.
