Στην ιεράρχηση των εγγράφων του συστήματος ποιότητας υπάρχουν διαδικασίες και οδηγίες εργασίας. Οι δύο υποστηρίζουν τις πολιτικές που καθορίζονται στο εγχειρίδιο του συστήματος ποιότητας QSM. Το κατά πόσον το σύστημα ποιότητας σκοπεύει στην καταχώριση σε ένα πρότυπο συστήματος ποιότητας, όπως το ISO 9001: 2000, είναι απαραίτητο να κατανοηθεί η ιεραρχία και ο σκοπός των ξεχωριστών εγγράφων. Αυτή η έμφαση δίνεται στις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας.
Ιεραρχία εγγράφων συστήματος ποιότητας
Η ιεράρχηση των εγγράφων σε ένα σύστημα ποιότητας είναι 1.) QSM (Εγχειρίδιο συστήματος ποιότητας). 2.) Διαδικασίες. 3.) Οδηγίες εργασίας. και 4.) Έντυπα / Αρχεία.
Επισκόπηση QSM
Το Εγχειρίδιο του Συστήματος Ποιότητας καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας των ξεχωριστών τμημάτων για την επίτευξη ποιοτικών στόχων. Οι στόχοι ορίζονται σε μια σειρά πολιτικών δηλώσεων που υποστηρίζουν μια εταιρική πολιτική ποιότητας. Ένα παράδειγμα πολιτικής μπορεί να είναι: "Η ABC Company θα επιτύχει απόδοση παραγωγής πρώτης διέλευσης 99,7% αποδεκτού προϊόντος".
Διαδικασίες
Οι διαδικασίες τεκμηριώνουν τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη της πολιτικής που ορίζεται στο QSM. Αν η πολιτική είναι να επιτύχει απόδοση πρώτης απόδοσης 99,7%, μια διαδικασία θα καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο το Τμήμα Παραγωγής θα επιτύχει τον στόχο. Παράδειγμα: "Η παραγωγή θα δημιουργήσει σημεία ελέγχου στη διαδικασία παραγωγής για τη μέτρηση και την καταγραφή αποτελεσμάτων σε σχέση με καθορισμένα κρίσιμα χαρακτηριστικά".
Οδηγίες εργασίας
Οι οδηγίες εργασίας εκτυπώνουν συγκεκριμένες εργασίες που εκτελούνται για την κάλυψη των διαδικαστικών απαιτήσεων. Παράδειγμα: "Κάθε ώρα, ο χειριστής θα μετρήσει τη διάρκεια του χαρακτηριστικού X σε πέντε δείγματα και θα καταγράψει τα αποτελέσματα στο γράφημα για αυτή τη λειτουργία. Τα καταγεγραμμένα αποτελέσματα πρέπει να παρουσιάζουν ελάχιστο ποσοστό επιτυχίας 99,7% σε ανοχή σε κάθε ώρα."
Συντονισμός των διαδικασιών και των οδηγιών εργασίας
Οι έλεγχοι των διαδικασιών και των οδηγιών εργασίας θα εντοπίσουν πιθανές αποσυνδέσεις μεταξύ των δύο εγγράφων. Πρέπει να συγχρονίζονται. Η μεγαλύτερη λεπτομέρεια της εργασίας που εκτελείται είναι αφιερωμένη στις οδηγίες εργασίας.
