Το διοικητικό προσωπικό δεν παίρνει ποτέ τη δόξα ή τη φήμη, αλλά χωρίς αυτούς, οι εργασιακοί χώροι είναι καταδικασμένοι σε αναποτελεσματικότητα και στασιμότητα. Οι διαχειριστές ποιότητας κάνουν τη διαφορά ως προς το πόσο αποτελεσματικά οι άλλοι κάνουν τις δουλειές τους. Παρέχουν υποστήριξη και αντιμετωπίζουν την ατελείωτη ροή των εργασιών πίσω από τα σκηνικά που κάνουν οποιαδήποτε λειτουργία της εταιρείας.
Τι είναι βοηθός διαχείρισης;
Οι διοικητικοί βοηθοί πληρούν ποικίλους ρόλους στις ρυθμίσεις γραφείου. Οι δουλειές τους μπορούν να εισέλθουν στην κατηγορία των προσωπικών βοηθών αν είναι αφιερωμένες σε ένα εκτελεστικό ή μπορούν να είναι το κλειδί για ένα επιτυχημένο, γεμάτο γραφείο μικρό γραφείο όπου μόνοι τους χειρίζονται κλήσεις, χαρτιά και άλλα καθήκοντα προς υποστήριξη του συνόλου του εργατικού δυναμικού.
Οι περισσότερες εργασίες διαχείρισης βοηθού συνεπάγονται χειρισμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κλήσεις τηλεφωνικών κλήσεων ή κλήσεις σε πελάτες και άλλο προσωπικό, αστυνομία γραφειοκρατίας και διαχείριση συστημάτων αρχειοθέτησης. Συχνά, θα συμμετέχουν στην επιβίβαση νέων υπαλλήλων. Μπορούν να διαχειρίζονται χρονοδιαγράμματα για το γραφείο ή ανώτερα στελέχη, να κάνουν συναντήσεις και να κρατούν πάνω από τα ημερολόγια. Θα ασχοληθούν συχνά με τακτικές προγραμματισμένες συναντήσεις συντήρησης, όπως η εξασφάλιση της επιχείρησης ύδρευσης για να καθαρίσει το ψυγείο νερού και άλλες συνήθεις εργασίες.
Οι πεπερασμένες λεπτομέρειες ενός διοικητικού βοηθού εξαρτώνται από την εταιρεία και τους ανθρώπους για τους οποίους εργάζονται. Εάν εργάζονται σε ένα γραφείο λογιστικής, μπορεί να χρειαστούν εργασιακή γνώση των λογιστικών διαδικασιών. Αν είναι σε μια τηλεοπτική επιχείρηση μετά την παραγωγή, θα πρέπει να γνωρίζουν ταινία και τηλεοπτική παραγωγή lingo. Για μια διαφημιστική εταιρεία, θα πρέπει να έχουν βασικές γνώσεις σχετικά με τις διαφημίσεις που αγοράζουν και να ασχολούνται με δημιουργικά και πελάτες.
Οι θέσεις εργασίας του διοικητικού βοηθού μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείτε μια εικόνα για το τι κάνει μια επιχείρηση και είναι δυνατό να εργαστείτε με κάποιον τρόπο σε άλλες θέσεις εργασίας ή να πάρετε μια αίσθηση για τους ρόλους που ταιριάζουν καλύτερα σε αυτά. Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν διοικητικοί βοηθοί σταδιοδρομίας που αγαπούν τις ποικίλες προσφορές και το γρήγορο ρυθμό που φέρνει η δουλειά στις μέρες τους.
Τι είναι τα καθήκοντα των διοικητικών βοηθών;
Είναι δυνατό να αποκτήσετε μια εξαιρετική θέση διοικητικού βοηθού με ένα μόνο πτυχίο γυμνασίου, αλλά κάποιο κολλέγιο βοηθά, ειδικά για θέσεις εργασίας υπό στελέχη. Σημαντικότερες είναι οι δεξιότητες που σχετίζονται με τη δουλειά, όπως η καλή επικοινωνία τόσο γραπτώς όσο και όταν μιλάει, δεδομένου ότι εμπλέκονται τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χειρισμού τηλεφώνου. Συχνά, οι διαχειριστές πρέπει να έχουν καλό τιτλοδότη και διπλωματία, καθώς θα πρέπει να αντιμετωπίσουν τους πελάτες που εκνευρίζονται ή να είναι το ουδέτερο μέρος μεταξύ του προσωπικού στο γραφείο τους. Όμως, όλες οι δεξιότητές τους στην επικοινωνία θα είναι αδιάφορες αν δεν είναι καλοί ακροατές με ένα κεφάλι για λεπτομέρειες.
Οι δεξιότητες στον υπολογιστή είναι απαραίτητες, συμπεριλαμβανομένης της γνώσης πώς να χρησιμοποιείτε προγράμματα όπως το Microsoft Word, το Excel και το Outlook. Η καταχώρηση δεδομένων μπορεί να είναι μια απαιτούμενη εργασία και να είναι σε θέση να ελέγχει γρήγορα τα προγράμματα που χρησιμοποιεί η εταιρεία, όπως οι εφαρμογές διαχείρισης βάσεων δεδομένων ή ομαδικής συνεργασίας, θα βοηθήσει έναν διαχειριστή να πετύχει το ρόλο του.
Η κατανόηση όλων των πτυχών της αποστολής ταχυδρομικών αντικειμένων θα απαιτηθεί συνήθως και μπορεί να συνεπάγεται τη γνώση του ατόμου για το USPS για την αντιμετώπιση καθημερινών ταχυδρομικών και επαγγελματικών μηχανημάτων ταχυδρομικών αποστολών, αλλά και για γνωστά συστήματα ταχυμεταφορών όπως FedEx, UPS και ακόμη και πώς να καλέσετε τοπικούς μεταφορείς ποδηλάτων.
Τα λιγότερα λαμπρά διοικητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διατήρηση του γραφείου καλά εφοδιασμένου με προμήθειες. Από χαρτί σε μελάνι και στυλό του εκτυπωτή, αυτά τα πράγματα αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της προσφοράς ενός γραφείου που λειτουργεί καλά και είναι ο τομέας του βοηθού διαχειριστή. Επίσης, χειρίζεται τη συντήρηση και τη συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου, όπως φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, υπολογιστές και πολλά άλλα. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να επιδιορθώσουν αυτά τα πράγματα, αλλά μια μικρή επίλυση προβλημάτων πηγαίνει πολύ, και το υπόλοιπο διάστημα μπορούν να καλέσουν το τμήμα πληροφορικής ή να φτάσουν να επισκευάσουν τους ανθρώπους.
Ποιες ιδιότητες χρειάζεται το διοικητικό προσωπικό;
Έχοντας μια επαγγελματική συμπεριφορά και εμφάνιση που ταιριάζει με την εικόνα της εταιρείας πηγαίνει πολύ μακριά σε αυτή τη δουλειά, επειδή οι διοικητικοί βοηθοί είναι συχνά το «πρόσωπο μπροστά» μιας επιχείρησης ή η πρώτη εντύπωση που παίρνει ένα εκτελεστικό καθώς εργάζονται αυτά τα γραφεία.
Η οργάνωση είναι κρίσιμη. Διαχείριση όλων αυτών των ωραρίων, επιστροφή κλήσεων, έκδοση σημειώσεων, ενημέρωση υπολογιστικών φύλλων, διατήρηση του συστήματος αρχειοθέτησης - όλα αυτά απαιτούν καλές οργανωτικές ικανότητες και την ικανότητα να παραμείνουν στην κορυφή πολλών πραγμάτων σε συνεχή βάση. Σχετικά, είναι φυσικά οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, επειδή οι προθεσμίες είναι σταθερές, και εάν μια σύμβαση αποστέλλεται πολύ αργά ή μια κλήση δεν επιστρέφεται αμέσως, μπορεί να προκαλέσει την κατάρρευση ανεκτίμητων επιχειρηματικών συμφωνιών.
Το να είσαι θαυμάσιος στην ομαδική εργασία είναι κρίσιμος, καθώς αυτό είναι που υποστηρίζουν τους ρόλους στελέχωσης, αλλά δουλεύει μόνος του. Η παραμονή στην κορυφή των έργων και η αυτο-εκκίνηση είναι απαραίτητη, και το κάνει σε ένα πολυάσχολο περιβάλλον με συνεχείς διακοπές είναι υποχρεωτικό. Οι ημέρες είναι γεμάτες με κλήσεις, άτομα που χρειάζονται βοήθεια και αναδυόμενα καθήκοντα που απαιτούν άμεσες λύσεις, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν τα τρέχοντα έργα που όλα χρειάζονται ολοκλήρωση και το διοικητικό προσωπικό πρέπει να υπερέχει και στα δύο.
Τι σύνολα δεξιοτήτων είναι αξιόλογα;
Πέρα από τις συνήθεις καθημερινές δεξιότητες που απαιτούνται για μια επιτυχημένη σταδιοδρομία σε εργασίες διοικητικής υποστήριξης, υπάρχουν πολλές άλλες δεξιότητες που μπορούν να διαχωρίσουν ένα από το πακέτο και να τους δώσουν ένα πλεονέκτημα σε υψηλότερες αμοιβές, πιο αόριστες θέσεις εργασίας admin.
Όντας δίγλωσσο ή πολύγλωσσο είναι μια φανταστική ικανότητα να έχετε. Η γνώση ισπανικών, γερμανικών, κινεζικών, ινδικών ή άλλων γλωσσών που είναι κοινές στις εθνικές ή διεθνείς επιχειρήσεις μπορεί να κάνει έναν διαχειριστή εξαιρετικά πολύτιμο και αυτοί οι ρόλοι συχνά πληρώνουν και υψηλότερα.
Ορισμένες άλλες πολύτιμες δεξιότητες περιλαμβάνουν τη γνώση των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης, την ύπαρξη βασικών στοιχείων στη λογιστική, την εξειδίκευση στη σύνταξη αναφορών και την ανάλυση δεδομένων και την εξασφάλιση κάποιας εργασιακής κατανόησης των νομιμότητων και των συμβάσεων.
Τελικά, οι διοικητικοί βοηθοί θα πρέπει να αναζητήσουν θέσεις εργασίας σε τομείς επαγγελματικής σταδιοδρομίας που τους ενδιαφέρουν. Κάποιος που αγαπάει το νόμο θα πρέπει να εργάζεται σε ένα δικηγορικό γραφείο επειδή θα πρέπει να μάθει λίγο για το επάγγελμα να εκτελεί αποτελεσματικά εκεί. Ομοίως, ένα άτομο που αντιπαθεί το φάρμακο δεν πρέπει να φιλοδοξεί να εργαστεί σε ιατρείο. Όσο περισσότερο γνωρίζετε για την επιχείρηση που διεξάγεται στο χώρο εργασίας, τόσο πιο πολύ γίνονται ως βοηθός και τόσο υψηλότερες είναι οι πιθανότητες να προωθηθούν.
Τι κερδίζουν οι διοικητικοί βοηθοί;
Οι θέσεις εργασίας του διοικητικού βοηθού ποικίλλουν σημαντικά και η αποζημίωση αυξάνεται ανάλογα με το εύρος των καθηκόντων τους, την εμπειρία τους και την αρχαιότητα των ατόμων που βοηθούν. Έτσι, ένας βοηθός διαχειριστή για ένα μικρό γραφείο θα κερδίσει λιγότερα από ένα για έναν υψηλής κερδοφόρο, γρήγορο διαίρεση ενός διαφημιστικού σπιτιού, και θα κερδίσουν και οι δύο λιγότερο από ένα εκτελεστικό διοικητικό προσωπικό που εργάζεται αποκλειστικά για έναν CEO.
Σύμφωνα με το Indeed.com, κατά τον μέσο όρο των μισθών που προσφέρονται στις λίστες εργασίας για τον Οκτώβριο του 2018, εισήχθησαν διοικητικοί βοηθοί εισόδου $13.05 ανά ώρα ή περίπου $28,000 ετησίως. Από την άλλη πλευρά, το Salary.com αναφέρει ότι ένας έμπειρος βοηθός διοικητικού βοηθού κερδίζει, κατά μέσο όρο, $40,588, από τον Σεπτέμβριο του 2018. Ο ίδιος ιστότοπος αναφέρει τον μέσο μισθό για τον διοικητικό βοηθό του διευθύνοντος συμβούλου ως $77,913, αλλά οι μισθοί κορυφαίας εμβέλειας, συμπεριλαμβανομένων των πακέτων παροχών, έφθασαν το ίδιο ύψος $95,219.
Το μέλλον των διοικητικών βοηθών
Η τεχνολογία αλλάζει ταχύτατα, καθιστώντας τη ζωή μας πιο παραγωγική, οργανωμένη και γρήγορη από ποτέ. Κάποιος μπορεί να σκεφτεί ότι αυτό απειλεί διοικητικές βοηθούς θέσεις εργασίας του μέλλοντος, αλλά αυτό δεν συμβαίνει. Στην πραγματικότητα, κατά κάποιο τρόπο, τους δίνει ακόμα περισσότερες ευκαιρίες.
Σήμερα, οι "εικονικοί βοηθοί" είναι μια αυξανόμενη καριέρα. Η δυνατότητα να εργάζονται εξ αποστάσεως και να έρχονται σε επαφή μέσω τηλεφώνου και βίντεο με τους εργοδότες τους δίνει τη δυνατότητα στους βοηθούς να εργάζονται για ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Αυτή είναι μια αυξανόμενη ευκαιρία σταδιοδρομίας για όσους θέλουν να εργαστούν από το σπίτι ή το εξωτερικό. Ορισμένες ΕΑ εργάζονται άμεσα για εταιρείες, μερικές απασχολούνται από τρίτους και πολλοί αυτοαπασχολούνται και εργάζονται με μερική απασχόληση για δύο ή περισσότερους εργοδότες την εβδομάδα. Για να είναι μια επιτυχημένη VA απαιτεί ακόμα περισσότερη αυτοεκκίνηση και επιμέλεια, επειδή η εργασία εξ αποστάσεως σημαίνει ότι πρέπει να παραμείνετε κίνητρα από μόνος σας.
Στα παραδοσιακά γραφεία, οι διοικητικοί βοηθοί δεν έχουν τίποτα να φοβηθούν - οι θέσεις εργασίας τους θα συνεχίσουν να είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε χώρου εργασίας. Αυτό που μπορεί να αλλάξει είναι το επίπεδο ικανοποίησης των υπολογιστών που αναμένεται να έχουν ως αυτοματοποίηση και η ψηφιακή εξάρτηση συνεχίζουν να αυξάνονται, έτσι ώστε όσοι παραμένουν σε τάσεις και τεχνολογίες θα έχουν ένα πλεονέκτημα έναντι των συνομηλίκων τους.
