Για πολλούς ανθρώπους, η απομνημόνευση μεγάλου αριθμού τηλεφωνικών αριθμών είναι μια αδύνατη εργασία. Όταν κάποιος καλέσει το γραφείο σας, πρέπει να έχετε τον σωστό αριθμό στο χέρι τώρα και ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε είναι να κρατήσετε έναν τηλεφωνικό κατάλογο γραφείου. Ενώ τα μεγάλα γραφεία μπορεί να έχουν σύνθετα τηλεφωνικά συστήματα με ηλεκτρονικούς καταλόγους, τα περισσότερα γραφεία δεν χρειάζονται τίποτα τόσο περίπλοκο. Με πολύ λίγη προσπάθεια, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απλό κατάλογο γραφείου για να τοποθετήσετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε στα χέρια σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό υπολογιστικού φύλλου ή Λογαριασμοί Google Docs
Δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και ονομάστε το "Κατάλογος του Office". Η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου είναι ένας εύκολος τρόπος για να δημιουργήσετε έναν τηλεφωνικό κατάλογο για ένα γραφείο που δεν είναι αρκετά μεγάλο για να έχει ένα κεντρικό σύστημα τηλεφωνικού καταλόγου.
Προσθέστε τρεις κεφαλίδες στηλών στο υπολογιστικό φύλλο: Όνομα, Γραφείο # και Τηλέφωνο. Αν θέλετε, προσθέστε περισσότερες στήλες στο υπολογιστικό φύλλο και μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε, για παράδειγμα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς φαξ.
Στείλτε στους καταλόγους σας τον κατάλογο (ή τον σύνδεσμο σε αυτόν αν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό υπολογιστικό φύλλο) και ζητήστε να συμπληρώσουν τις δικές τους σωστές πληροφορίες και να σας το στείλουν ξανά. Μπορεί να υπάρχει ένας βοηθός διοίκησης γραφείου με κάποιες από αυτές τις πληροφορίες που μπορείτε να ζητήσετε να συμπληρώσετε αμέσως τις πληροφορίες για εσάς.
Συγκεντρώστε τα αποτελέσματα σε ένα ενιαίο φύλλο εργασίας με όλες τις αλλαγές σε αυτό. Τώρα έχετε έναν τηλεφωνικό κατάλογο εργασίας για το γραφείο σας.
Εκτυπώστε τον τηλεφωνικό κατάλογο ή στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο υπόλοιπο γραφείο σας για γενική χρήση. Δείτε Συμβουλές παρακάτω για έναν εύκολο τρόπο διανομής του τηλεφωνικού καταλόγου με λιγότερες παρενοχλήσεις.
Συμβουλές
-
Εφόσον οι αριθμοί τηλεφώνου γραφείου αλλάζουν σχετικά συχνά, η χρήση ενός ηλεκτρονικού υπολογιστικού φύλλου, όπως τα Έγγραφα Google, μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια. Μοιραστείτε το υπολογιστικό φύλλο του τηλεφωνικού καταλόγου με όλους τους υπαλλήλους του γραφείου σας και αφήστε τους να κάνουν αλλαγές όπως είναι απαραίτητο και επειδή ο κατάλογος είναι σε απευθείας σύνδεση, δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για την αποστολή νέων αντιγράφων όταν ενημερώνεται ο κατάλογος.
