Ένα μικροσκοπικό ταμείο είναι μικρά ποσά μετρητών και μια επιχείρηση θέτει κατά μέρος για κοινές δαπάνες όπως οι προμήθειες γραφείου, τα ταχυδρομικά τέλη που οφείλονται στο ταχυδρομείο ή τα έξοδα καυσίμων. Είναι ένα ταμείο που διατίθεται για να πληρώσει τα έξοδα για τα οποία η εταιρεία δεν γράφει επιταγή ή αγορά για λογαριασμό. Επίσης γνωστό ως "ταμείο προκαταβολής", αναπληρώνεται ακριβώς στο ποσό που δαπανάται από αυτό. Το υπόλοιπο του ταμείου θα πρέπει πάντα να ισούται με το ποσό του υπολοίπου που έχει καθοριστεί για το ταμείο.
Γράψτε την καταχώριση του ημερολογίου όταν είναι εγκατεστημένο το μικρομελές ταμείο. Ας υποθέσουμε ότι το τοπικό βιβλιοπωλείο κατέληξε στο συμπέρασμα ότι τα 100 δολάρια μετρητά θα πρέπει να διατηρηθούν για διάφορα έξοδα. Για αυτή τη συναλλαγή θα πρέπει να καταγραφεί μια εγγραφή δύο γραμμών: Γραμμή 1: Αμοιβή μετρητών: Χρέωση: 100,00. Γραμμή 2: Μετρητά: Πίστωση: 100,00; Όπως αναφέρει η καταχώριση, μέχρι σήμερα δεν έχουν δαπανηθεί κεφάλαια για διάφορες δαπάνες.
Καταγράψτε την καταχώριση για διάφορες δαπάνες και συμπληρώστε τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα. Ας υποθέσουμε ότι επαναχρησιμοποιώντας το παράδειγμα στο βήμα 1, ο βιβλιοπωλείο ξόδεψε 25 δολάρια για το φυσικό αέριο, 12,50 δολάρια για είδη γραφείου, 28 δολάρια για τα γεύματα και 11,50 δολάρια για τα ταχυδρομικά τέλη. Οι εγγραφές που ακολουθούν πρέπει να καταγράφονται στο κονδύλι "έξοδα από μικρά μετρητά": Γραμμή 3: Έξοδα από Petty Cash Line 4: Αέριο: Χρέωση: 25.00; Γραμμή 5: Αναλώσιμα γραφείου: Χρέωση: 12.50. Γραμμή 6: Γεύματα: Χρέωση: 28.00. Γραμμή 7: Γραμματοσήμανση: Χρέωση: 11.50. Γραμμή 8: Μετρητά: Πιστωτική: 77,00. Εξαντλείτε τα μετρητά από το ταμείο με τις αγορές. Ως εκ τούτου, χρεώνονται τα αγαθά που έχουν αγοραστεί, η Γραμμή 4 έως τη Γραμμή 7, και η συνολική εξαντλημένη ποσότητα μετρητών πιστώνεται στη Γραμμή 8. Η απόδειξη για έξοδα στο παράδειγμα αυτό είναι $ 77. Ως εκ τούτου, μετρητά στο ποσό των $ 77 πρέπει να προστεθεί στο μικροσκοπικό συρτάρι μετρητών για την ανασύσταση του ταμείου.
Κάνετε προσαρμογές για τα μετρητά σύντομα και πάνω. Παρόλο που λαμβάνονται προσεκτικά μέτρα για να διασφαλιστεί η εσωτερική διαχείριση μετρητών, προκύπτουν σφάλματα. Ιδιαίτερα όταν χειρίζεται μικρά μετρητά και αλλάζει, το ποσό δεν είναι πάντα ίσο με τα μέρη του. Αν τα 21 δολάρια είναι το ποσό που απομένει στο μικροκομμένο χρηματικό συρτάρι, αλλά οι αποδείξεις προσθέτουν μόνο μέχρι $ 77, το ποσό που απομένει στο συρτάρι και οι αποδείξεις προσθέτουν μέχρι και $ 98. η έλλειψη $ 2 από το πρώτο καθιερωμένο ταμείο μετρητών των $ 100 αναφέρεται ως μετρητά σύντομα και πάνω. Τώρα η εγγραφή του περιοδικού θα φαίνεται ως εξής: Γραμμή 3: Έξοδα από Petty Cash Line 4: Αέριο: Χρέωση: 25.00; Γραμμή 5: Αναλώσιμα γραφείου: Χρέωση: 12.50. Γραμμή 6: Γεύματα: Χρέωση: 28.00. Γραμμή 7: Γραμματοσήμανση: Χρέωση: 11.50. Γραμμή 8: Μετρητά και Πάγια: Χρέωση: 2.00; Γραμμή 9: Μετρητά: Πίστωση: 79,00. Σε αυτή την περίπτωση, τα μετρητά των 79 δολαρίων πρέπει να προστεθούν στο μικροσύρματο συρτάρι για την ανασύσταση του αμοιβαίου κεφαλαίου.
