Το Έντυπο W-4 του IRS είναι ένα πιστοποιητικό που απαιτεί από τον ομοσπονδιακό φορολογικό οργανισμό να συμπληρώνει και να επιστρέφει στους εργοδότες του όλους τους νέους υπαλλήλους. Το W-4 παραθέτει τον αριθμό των αποζημιώσεων παρακράτησης που ο εργαζόμενος επιθυμεί να απαιτήσει. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των δικαιωμάτων, τόσο μικρότερη είναι η παρακράτηση. Το W-4 επιτρέπει επίσης στους υπαλλήλους να διεκδικήσουν απαλλαγή από την παρακράτηση εξ ολοκλήρου. Στο παρελθόν, το IRS απαίτησε από τους εργοδότες να υποβάλουν W-4s για ορισμένους υπαλλήλους, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πλέον.
Υποβολή
Κάποια στιγμή, το IRS απαιτούσε από τους εργοδότες να υποβάλλουν έντυπα W-4 όταν ένας εργαζόμενος που κέρδισε τουλάχιστον 200 δολάρια μισθού απαίτησε περισσότερους από 10 παρακρατούμενους αποζημιώσεις. Το 2010, ένα επίδομα εξήγαγε 3.650 δολάρια από τους μισθούς του εργαζομένου από τον φόρο εισοδήματος. Η IRS απαίτησε επίσης από τους εργοδότες να καταθέσουν τα W-4 για υπαλλήλους που απαίτησαν εξ ολοκλήρου την απαλλαγή από τους ομοσπονδιακούς φόρους, λόγω του καθεστώτος κατάθεσης, του εισοδήματος των νοικοκυριών, των εκπτώσεων και των απαλλαγών.
Παρακράτηση
Οι εργοδότες έπρεπε να ακολουθήσουν τις οδηγίες του IRS για να παρακρατήσουν, σύμφωνα με ένα όριο του αριθμού των εξαιρέσεων που επέτρεπε στον εργαζόμενο. Οι υπάλληλοι αναγκάστηκαν να αναθεωρήσουν τα W-4 τους αν επιθυμούσαν να απαιτήσουν περισσότερες απαλλαγές από ό, τι επιτρέπονται και να παράσχουν γραπτή δήλωση που εξηγεί το αίτημα. Η αίτηση έπρεπε να εγκριθεί από το IRS πριν ο εργοδότης μπορούσε να προσαρμόσει την παρακράτηση σύμφωνα με τις επιθυμίες του υπαλλήλου.
Νέοι κανονισμοί
Οι νέοι κανονισμοί που ψηφίστηκαν το 2005 άλλαξαν τις κατευθυντήριες γραμμές για την κατάθεση των W-4s στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος. Αν και ο νόμος εξακολουθεί να απαιτεί από τους υπαλλήλους να υποβάλλουν W-4s, δεν απαιτεί αυτόματη υποβολή των εντύπων εκ μέρους του εργοδότη υπό οποιεσδήποτε συνθήκες.
Γραπτές αιτήσεις
Το IRS μπορεί ακόμα να στείλει γραπτό αίτημα για έναν εργοδότη να υποβάλει ένα W-4 για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο. Ο οργανισμός ισχυρίζεται ότι τώρα χρησιμοποιεί άλλα μέσα για να καθορίσει εάν ένας εργαζόμενος απαιτεί πάρα πολλές απαλλαγές και έχοντας υπερβολικά μικρό φόρο παρακρατημένος από τις αποδοχές του. Με την παραλαβή του W-4, το IRS μπορεί να ζητήσει από έναν εργοδότη να αυξήσει την παρακράτηση σε κατάλληλες περιπτώσεις, χρησιμοποιώντας μια επιστολή "lock-in".
Κλειδωμένα γράμματα
Όταν αποφασίζει ότι η παρακράτηση είναι ανεπαρκής για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, το IRS εκδίδει μια επιστολή "lock-in". Στην επιστολή παρέχεται ο μέγιστος αριθμός αποζημιώσεων για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο και η ημερομηνία κατά την οποία ο εργοδότης πρέπει να αρχίσει την παρακράτηση σύμφωνα με τον αριθμό αυτό. Οποιεσδήποτε μελλοντικές αλλαγές στην παρακράτηση πρέπει να εγκριθούν από το IRS. Αντίγραφο του εγγράφου κλειδώματος του εργαζομένου πρέπει να παρασχεθεί στον υπάλληλο ή, κατά περίπτωση, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει το IRS ότι ο εργαζόμενος δεν εργάζεται πλέον στην εταιρεία. Το γράμμα κλειδώματος δίνει στον εργαζόμενο μια περίοδο χάριτος κατά την οποία μπορεί να υποβάλει νέο W-4 και δήλωση υποστήριξης.
