Εάν σχεδιάζετε να εργαστείτε ως γραμματέας ή βοηθός διοικητικής μέριμνας, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τις σωστές δεξιότητες. Ο ρόλος του γραμματέα και του διοικητικού βοηθού έχει αλλάξει ραγδαία τα τελευταία χρόνια και οι δεξιότητες που χρειάζονται τα άτομα έχουν εξελιχθεί επίσης. Η κατανόηση των ικανοτήτων και των ικανοτήτων που είναι πιο σημαντικές μπορεί να κάνει την αναζήτηση εργασίας σας ευκολότερη και πιο επιτυχημένη.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Τα περισσότερα γραμματειακά έργα γίνονται τώρα σε υπολογιστές, οπότε οι γραμματείς πρέπει να έχουν σταθερές δεξιότητες στον υπολογιστή. Αυτές οι δεξιότητες περιλαμβάνουν τη δυνατότητα χρήσης σημαντικών πακέτων λογισμικού γραφείου όπως το Microsoft Office. Οι υποψήφιοι γραμματείς θα πρέπει να εξοικειωθούν με πολλές διαφορετικές εκδόσεις του Microsoft Office, καθώς δεν χρησιμοποιούν όλες τις εταιρείες την πιο πρόσφατη έκδοση.
Καλές επικοινωνιακές δεξιότητες
Οι γραμματείς πρέπει να έχουν στέρεες δεξιότητες επικοινωνίας, γραπτές και προφορικές. Οι γραμματείς συχνά καλούνται να επικοινωνούν εξ ονόματος των προϊσταμένων τους και πρέπει να είναι σε θέση να παρουσιάζουν τον εαυτό τους και τους εργοδότες τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι γραμματείς καλούνται συχνά να συντάσσουν επιστολές με ελάχιστες οδηγίες από τους προϊσταμένους τους. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχουν εξαιρετική γνώση της αγγλικής γλώσσας, καθώς και μια σταθερή αντίληψη της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας και των κατάλληλων μορφών επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Η ανάγκη για εξαιρετική επικοινωνία επεκτείνεται σε όλους τους τομείς, από σχετικά άτυπες επικοινωνίες όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα άμεσα μηνύματα, στις επιχειρηματικές προτάσεις και στις επίσημες επιστολές.
Διδασκαλία και διοικητικές δεξιότητες
Οι γραμματείς πρέπει να έχουν πολύ ισχυρές ικανότητες δακτυλογράφησης, δεδομένου ότι ένα μεγάλο μέρος της ημέρας τους δαπανώνται για την πληκτρολόγηση επιστολών, σημειωμάτων, ηλεκτρονικών μηνυμάτων και άλλων γραπτών επικοινωνιών. Πολλοί εργοδότες απαιτούν από τους γραμματείς αιτούντες να λάβουν μια δοκιμή δακτυλογράφησης, έτσι ώστε να προετοιμαστείτε και να εξασκήσετε τις ικανότητες δακτυλογράφησης πριν τη συνέντευξη. Πολλοί γραμματείς εκτελούν επίσης διοικητικές λειτουργίες, όπως η βασική λογιστική και η μισθοδοσία. Οι ισχυρές μαθηματικές δεξιότητες είναι σημαντικές για τα επαγγέλματα γραμματείας, οπότε η τελειοποίηση αυτών των δεξιοτήτων είναι πολύ σημαντική.
Κοινωνικές ικανότητες
Οι ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες είναι απαραίτητες για κάθε γραμματέα ή διοικητικό βοηθό. Αυτά τα άτομα εργάζονται συστηματικά με διάφορα τμήματα και πρέπει να είναι σε θέση να συναντηθούν με όλους στον οργανισμό, προκειμένου να κάνουν αποτελεσματικά τις δουλειές τους. Οι γραμματείς συνεργάζονται επίσης με εκείνους εκτός του οργανισμού, οι οποίοι συχνά λειτουργούν ως υποψήφιοι για τους προϊσταμένους τους. Μια φιλική στάση και η ικανότητα να συναντήσετε με άλλους είναι απαραίτητη για αυτή τη δουλειά.
