Αν έχετε μια επιχείρηση, χρειάζεστε τη δυνατότητα αγοράς προμηθειών με πίστωση. Ο μόνος τρόπος για να γίνει αυτό συνίσταται στην υποβολή μιας εντολής αγοράς που υποδεικνύει ποιος εγκρίνει την αγορά. Χωρίς μια εντολή αγοράς, κινδυνεύετε να μειώσετε την ταμειακή σας ροή ή να αυξήσετε το χρέος σας επειδή θα πρέπει να αγοράσετε με μετρητά ή με πίστωση. Η δημιουργία μιας εντολής αγοράς σας επιτρέπει να πληρώσετε μέσα σε ένα παράθυρο 90 ημερών. Αυτή η ευελιξία σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι θα μείνετε στην επιχείρηση
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο χρησιμοποιώντας το λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων που προτιμάτε. MS Word, MS Excel, Λογιστική Peach Tree ή Quickbook περιέχουν τα εργαλεία για τη δημιουργία παραγγελίας αγοράς. Εάν θέλετε μια δωρεάν επιλογή, τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στο διαδίκτυο και το Open Office.org προσφέρει δωρεάν εναλλακτικές λύσεις στα προϊόντα MS Office.
Πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό φαξ και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επάνω αριστερή γωνία του εγγράφου. Εάν έχετε ένα λογότυπο, εισάγετε το και τοποθετήστε το στα αριστερά του ονόματος και της διεύθυνσης της εταιρείας σας. Στην κάτω γραμμή κάτω από τα στοιχεία της διεύθυνσής σας, συμπεριλάβετε τον αριθμό φορολογικού σας καταλόγου λιανικών πωλήσεων, έτσι ώστε να έχετε τη δυνατότητα εξαίρεσης από τον φόρο πωλήσεων για ορισμένα είδη επιχειρηματικών προμηθειών.
Δημιουργήστε ένα χώρο για τον αριθμό της παραγγελίας αγορών πληκτρολογώντας "Παραγγελία αγοράς" **** ____ "στο ανώτερο μεσαίο τμήμα του εγγράφου.Όταν χρησιμοποιείτε την εντολή αγοράς για να αγοράσετε αγαθά, ορίστε έναν αριθμό σε αυτό το χώρο, έτσι ώστε να μοιάζει με" Αγορά Εντολή 00012. Αν εργάζεστε σε Quickbook ή Peach Tree, το λογισμικό θα αντιστοιχίσει αυτόματα έναν συνεχόμενο αριθμό.
Δημιουργήστε μια ενότητα "Ημερομηνία λήξης" στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Ορίστε τη γραμματοσειρά για αυτές τις πληροφορίες σε 20 ή 22 πόντους, οπότε ο πωλητής ξέρει πότε θα χρειαστείτε την παράδοση.
Δημιουργήστε μεμονωμένες στήλες για κάθε λεπτομέρεια του προϊόντος που θέλετε να αγοράσετε. Οι κοινές στήλες περιλαμβάνουν την ημερομηνία, την ποσότητα, την περιγραφή του προϊόντος και την τιμή του προϊόντος. Ωστόσο, ορισμένοι προμηθευτές χρειάζονται πρόσθετες πληροφορίες όπως τον αριθμό UPC ή τον αριθμό καταλόγου. Δημιουργήστε τρεις "διαφορετικές" στήλες για να φιλοξενήσετε μοναδικά αναγνωριστικά προϊόντων.
Δημιουργήστε ένα υποσύνολο, φόρο και συνολικό χώρο κάτω από τις στήλες που συνολικά ολόκληρη την αγορά.
Δημιουργήστε μια ενότητα "Οδηγίες παράδοσης" κοντά στο κάτω μέρος της σελίδας που θα περιλαμβάνει χώρο για μια διεύθυνση παράδοσης (αν είναι διαφορετική από τη διεύθυνση της εταιρείας) και ειδικές οδηγίες για το πού θα πρέπει να παραλάβει τα προϊόντα ο οδηγός παράδοσης.
Δημιουργήστε μια γραμμή υπογραφής για την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου υπογράφοντος. Μπορείτε να υπογράψετε την κάθε εντολή αγοράς, αλλά πολλά από τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου θα σας επιτρέψουν να εισάγετε μια γραφική υπογραφή και να την τοποθετήσετε στο έγγραφο.
Στο κάτω μέρος του εντύπου, δηλώστε τους όρους αγοράς, όπως την αποδοχή της παράδοσης, τα κατεστραμμένα προϊόντα, τις απαιτήσεις τιμολογίου και τους όρους πληρωμής.
