Οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί εξαρτώνται από τις γραμμές επικοινωνίας που παραμένουν ανοικτές και παραμένουν αξιόπιστες μεταξύ διαφορετικών τμημάτων και τμημάτων. Χωρίς τη δυνατότητα επικοινωνίας αποτελεσματικά, οι λειτουργίες της επιχείρησης αρχίζουν να υποχωρούν γρήγορα. Ωστόσο, όλοι επικοινωνούν με τον δικό τους τρόπο ταυτόχρονα και οδηγούν στο χάος. Αυτό είναι όπου τα πρωτόκολλα του χώρου εργασίας μπαίνουν στο παιχνίδι.
Καθορισμένα πρωτόκολλα
Απλά, τα πρωτόκολλα είναι εσωτερικοί κανόνες που τα μέλη ενός οργανισμού πρέπει να ακολουθήσουν και να χρησιμοποιήσουν. Διασφαλίζοντας ότι οι στοχοθετημένες δραστηριότητες αντιμετωπίζονται βάσει πρωτοκόλλων, ο οργανισμός εξασφαλίζει συνέπεια και συμμόρφωση σε όλα τα επίπεδα. Το μειονέκτημα, ωστόσο, είναι ότι πάρα πολλά πρωτόκολλα οδηγούν σε απόλυση, γραφειοκρατία και, χειρότερα, άσκοπες καθυστερήσεις. Αυτό λειτουργεί ενάντια σε μια οργάνωση που προσπαθεί να είναι ευέλικτη και ευέλικτη. Βάλτε μια ισορροπία μεταξύ της συμμόρφωσης και της απόκρισης.
Ηλεκτρονική επικοινωνία
Για να προστεθεί στην πρόκληση της διαχείρισης του τρόπου επικοινωνίας των ανθρώπων στον ίδιο οργανισμό, οι ηλεκτρονικές και μηχανογραφικές μέθοδοι περιπλέκουν το πρόβλημα. Η ταχύτητα της ηλεκτρονικής επικοινωνίας συχνά έχει ως αποτέλεσμα τα προβλήματα να γίνονται ταχύτερα και να εξαπλώνονται περαιτέρω όταν γίνονται λάθη. Τα έξυπνα τηλέφωνα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα άμεσα μηνύματα και τα αρχεία ηλεκτρονικών υπολογιστών προστίθενται μόνο σε μια αναταραχή επικοινωνιών.
Γραπτή επικοινωνία
Τα γραπτά μηνύματα, οι πιο παραδοσιακές μέθοδοι επικοινωνίας των επιχειρήσεων, τυποποιούνται εύκολα από οργανισμούς, ώστε να μπορούν να διοχετευθούν σωστά και να δοθούν σωστή προτεραιότητα. Αυτό γίνεται με την επιλογή διαφορετικών μεθόδων για διαφορετικά επίπεδα σπουδαιότητας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι σημειώσεις και τα βασικά μηνύματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για καθημερινή επικοινωνία. Τα μνημόνια και οι επιστολές σχετικά με τα επιστολόχαρτα της εταιρείας παρουσιάζουν τα ζητήματα που διατυπώνονται πιο επίσημα. Αποθεματικά έγγραφα και εκθέσεις για συζητήσεις πολιτικής και σημαντικές προσπάθειες λήψης αποφάσεων.
Ηλεκτρονικά μηνύματα
Το πρόβλημα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα άμεσα μηνύματα και το Διαδίκτυο είναι ότι οι οργανώσεις συχνά χάνουν τον έλεγχο του μηνύματος και του ακροατηρίου του πολύ γρήγορα. Οι οργανώσεις εξυπηρετούνται καλά με την τακτική εκπαίδευση του προσωπικού σχετικά με τους κινδύνους και τους κινδύνους της ηλεκτρονικής επικοινωνίας, επιφυλάσσοντας αυτά τα εργαλεία για καθημερινό, τακτικό επικοινωνιακό και εκπαιδευτικό προσωπικό, κατανοώντας τον τρόπο τακτικού καθαρισμού των παλαιών επικοινωνιών και τη διατήρηση μόνο σημαντικών πληροφοριών. Πολύ συχνά, οι χρήστες χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία για ανόητα ή προσωπικά μηνύματα. Τα αποτελέσματα μπορεί να κυμαίνονται από ενοχλητικά έως σοβαρά, αν αυτά τα αρχεία αργότερα αναστηθούν σε αγωγές ή νομικά θέματα.
Κανόνες γραφής
Στο πλαίσιο των πρωτοκόλλων, οι οργανώσεις επωφελούνται επίσης από τη διασφάλιση ότι οι επικοινωνίες ακολουθούν κανόνες σαφούς χρήσης. Αυτό σημαίνει ότι το προσωπικό κατανοεί πώς να επικοινωνεί σωστά γραπτώς. Γρήγορα, τεχνικά αρκτικόλεξα, όπως LOL, WTB, WU, LTR και ούτω καθεξής, δεν ανήκουν σε επαγγελματικά γραπτά. Το προσωπικό θα πρέπει να καταλάβει ότι πρέπει να επικοινωνεί με την κατάλληλη γλώσσα που τοποθετεί ένα ασφάλιστρο στην ορθογραφία και τη γραμματική.
Λεκτικές επικοινωνίες
Τα πρωτόκολλα για τη λεκτική επικοινωνία μπορούν να εφαρμοστούν με παρόμοιο τρόπο όπως τα γραπτά έγγραφα. Θα πρέπει να υπάρχουν επίπεδα για προφορικές συναντήσεις, συμπεριλαμβανομένων περιστασιακών συζητήσεων, επίσημων συναντήσεων, συνεδριάσεων ιεραρχίας και αλληλεπιδράσεων λήψης αποφάσεων / λήψης αποφάσεων. Κάθε ένα από αυτά τα συμβάντα επικοινωνίας θα πρέπει να έχει μια κατανοητή προσδοκία για το πώς να επικοινωνεί, για πόσο καιρό και πώς να επεξεργάζεται αντιδράσεις και αποφάσεις. Η αποτυχία να γίνει αυτό σε μια επιχείρηση συχνά οδηγεί σε ad hoc αλληλεπίδραση που, αν και άνετη σε μικρές ομάδες, αρχίζει να προκαλεί προβλήματα καθώς οι οργανώσεις μεγαλώνουν.
