Οι εταιρείες συχνά δημιουργούν αιτήσεις για υποβολή προτάσεων (RFP) όταν έχουν σχέδια που θέλουν να ολοκληρωθούν. Ένα RFP είναι ένα αίτημα των εργολάβων να υποβάλουν προσφορές για τα έργα που σχεδιάζουν αυτές οι εταιρείες. Ένα RFP δηλώνει την περιγραφή του έργου, τα προσόντα, τις πληροφορίες του χρονοδιαγράμματος και άλλες λεπτομέρειες σχετικά με το έργο. Οι εργολάβοι λαμβάνουν το RFP και πρέπει να καθορίσουν εάν θέλουν να δημιουργήσουν μια πρόταση για την εργασία. Η εταιρεία που εκδίδει το RFP δέχεται προτάσεις έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία και στη συνέχεια επιλέγει έναν ανάδοχο για την ανάθεση του έργου.
Περιγράψτε την εταιρεία σας. Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός RFP είναι να περιγράψετε την εταιρεία σας. Δηλώστε τη διάρκεια της επιχείρησής σας, τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει και άλλες λεπτομέρειες που περιγράφουν την εταιρεία.
Δηλώστε την περιγραφή του έργου. Περιγράψτε λεπτομερώς αυτό που ψάχνετε. Συμπεριλάβετε το έργο, τη θέση του έργου και τον σκοπό του. Περιγράψτε τις λειτουργίες του έργου και τους στόχους του έργου.
Προδιαγραφές περίγραμμα. Δώστε ακριβείς προδιαγραφές σχετικά με αυτό το έργο. Είναι ζωτικής σημασίας να δοθούν στους αναδόχους όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν επιτυχώς μια λεπτομερή και ακριβή πρόταση για τη δουλειά.
Δηλώστε την προθεσμία. Λεπτομέρειες προσφοράς σχετικά με το χρονοδιάγραμμα του έργου. Αναμένετε να ξεκινήσετε το έργο και να ολοκληρώσετε την ημερομηνία. Να δοθεί προθεσμία για την υποβολή προτάσεων από τους εργολάβους που επιλέγουν να υποβάλουν προσφορά για την εργασία.
Περιγράψτε τους τρόπους απάντησης των εργολάβων. Δώστε οδηγίες στους εργολάβους που τους ενημερώνουν για το πού πρέπει να αποστείλουν τις προτάσεις τους και τις αποδεκτές μεθόδους. Μπορεί να προτιμάτε να τους λαμβάνετε μέσω ταχυδρομείου ή μπορείτε να επιλέξετε να δέχεστε φαξ ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν προτάσεις. Συμπεριλάβετε ένα όνομα επικοινωνίας και έναν αριθμό τηλεφώνου για να επιτρέψετε στους εργολάβους να ζητήσουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το έργο ή να απαντήσουν σε ερωτήσεις.
Εξηγήστε πώς θα επιλεγεί ο νικητής του έργου. Συμπεριλάβετε τα κριτήρια που θα χρησιμοποιήσετε για να αποφασίσετε ποια εταιρεία να προσλάβετε. Περιγράψτε πράγματα μεγάλης σημασίας, συμπεριλαμβανομένης της σημασίας των εργολάβων να στέλνουν ολοκληρωμένες και ακριβείς προτάσεις και να τις στέλνουν εντός των προθεσμιών.
