Τα τιμολόγια πρέπει να έχουν ημερομηνίες για τη διευκρίνιση των υποχρεώσεων τόσο για τον εκδότη όσο και για τον παραλήπτη. Η ημερομηνία τιμολόγησης είναι η ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου - όχι απαραίτητα η ημερομηνία παράδοσης των προϊόντων ή υπηρεσιών. Οι όροι πληρωμής ερμηνεύονται σε σχέση με αυτήν την ημερομηνία. Η ημερομηνία είναι επίσης ένας τρόπος καταγραφής των ξεχωριστών τιμολογίων και της διάκρισης μεταξύ τους. Οι ημερομηνίες των τιμολογίων πρέπει να εμφανίζονται εμφανώς για να αποφευχθεί η σύγχυση σχετικά με το τιμολόγιο και να διασφαλιστεί ότι το τιμολόγιο είναι αξιόπιστο έγγραφο.
Οροι πληρωμής
Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν ένα χρονοδιάγραμμα για την αποστολή των εμπορευμάτων ή την προσδοκία πληρωμής. Η περίοδος πληρωμής "καθαρές 30 ημέρες", για παράδειγμα, υπολογίζεται από την ημερομηνία του τιμολογίου, έτσι ώστε η πληρωμή να οφείλεται το αργότερο 30 ημέρες από την ημερομηνία του τιμολογίου. Η ημερομηνία αποστολής μπορεί να είναι η ημερομηνία του τιμολογίου, εάν το τιμολόγιο παρήχθη την ίδια ημέρα κατά την οποία τα αγαθά είχαν αποσταλεί. Εάν μια πληρωμή καθυστερήσει, οι επιχειρήσεις θα βασίζονται στο χρονοδιάγραμμα που παρέχεται από την ημερομηνία του τιμολογίου και τους όρους λήψης της δραστηριότητας συλλογής. Εάν οι πελάτες λαμβάνουν έκπτωση για πρόωρη πληρωμή, αυτές οι ημερομηνίες καθορίζουν εάν το τιμολόγιο καταβλήθηκε εγκαίρως για να λάβει το μπόνους.
Διαχείριση τιμολογίων τιμολογίου
Οι επιχειρήσεις που αποστέλλουν πολλά τιμολόγια πρέπει να διαθέτουν ένα σύστημα για τη δημιουργία μοναδικών αριθμών τιμολογίου για κάθε πώληση. Ένα διαδοχικό σύστημα αρίθμησης εξασφαλίζει ότι τα τιμολόγια παρακολουθούνται εύκολα όταν παράγονται και πληρώνονται, ακόμη και αν έχουν παραχθεί περισσότερα τιμολόγια με την ίδια ημερομηνία τιμολόγησης.
