Τα επιχειρησιακά και προσωπικά επιστολόχαρτα διατίθενται συνήθως σε δύο εκδόσεις: προεκτυπωμένες και ηλεκτρονικές. Ο τρόπος με τον οποίο αντιγράφετε το επιστολόχαρτο εξαρτάται από την έκδοση που διαθέτετε και τον αριθμό των αντιγράφων που χρειάζεστε. Σε κάθε περίπτωση, θα θελήσετε να επιτύχετε αντίγραφα που είναι τραγανή, καθαρά και όσο το δυνατόν πιο κοντά στο πρωτότυπο.
Αντίγραφο από το τυπωμένο επιστολόχαρτο
Μεταβείτε σε έναν εμπορικό εκτυπωτή αν έχετε το αρχικό ψηφιακό γραφικό του επιστολόχαρτου και χρειάζεστε αρκετές εκατοντάδες αντίγραφα. Επίσης φέρτε δείγμα μαζί σας και ζητήστε από τον εκτυπωτή να το ταιριάξει όσο το δυνατόν πιο προσεκτικά.
Ζητήστε από έναν εκτυπωτή αν μπορεί να το αναπαράγει αν δεν έχετε το πρωτότυπο έργο τέχνης του επιστολόχαρτου σας. Ρωτήστε επίσης πόσο θα χρεώσει για την πρόσθετη υπηρεσία σχεδιασμού. Πολλοί εμπορικοί εκτυπωτές θα το κάνουν με μια μικρή χρέωση.
Εκτελέστε ένα καθαρό αντίγραφο επιστολόχαρτου μέσω έγχρωμης αντιγραφής, εάν χρειάζεστε μόνο μερικά αντίγραφα. Μπορείτε επίσης να σαρώσετε το επιστολόχαρτο και να το εκτυπώσετε, κατά προτίμηση σε εκτυπωτή λέιζερ υψηλής ποιότητας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, χρησιμοποιήστε χαρτί που ταιριάζει ακριβώς ή πλησιάζει το πρωτότυπο.
Αντίγραφο από ηλεκτρονικό ή ψηφιακό επιστολόχαρτο
Ανοίξτε το αρχείο, αν το πρωτότυπο γραφικό του επιστολόχαρτου σας είναι σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου, τότε απλά το αποθηκεύστε ως πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επανειλημμένα στο μέλλον. Στο Microsoft Word, μεταβείτε στο "Αρχείο", στη συνέχεια "Αποθήκευση ως" και αλλάξτε "Αποθήκευση ως τύπος" στο "Πρότυπο εγγράφου". Δώστε στο αρχείο ένα αναγνωρίσιμο όνομα όπως το ABC Letterhead και στη συνέχεια επιλέξτε "Αποθήκευση". Για να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο αργότερα, μεταβείτε στο "Αρχείο" στη συνέχεια "Νέο έγγραφο" και επιλέξτε "Πρότυπα στον υπολογιστή μου".
Σαρώστε ξεχωριστά την κεφαλίδα και το υποσέλιδο ενός καθαρού αντιγράφου σε κλίμακα 100%, αν δεν έχετε τα πρωτότυπα έργα τέχνης του επιστολόχαρτου. Σάρωση των εικόνων σφιχτά με ελάχιστο ή χωρίς επιπλέον χώρο γύρω από αυτό. Αποθηκεύστε κάθε εικόνα ως αρχείο jpeg και θυμηθείτε πού θα τα αποθηκεύσετε επειδή θα χρειαστεί να φτάσετε σε αυτά αργότερα.
Μεταβείτε στην επιλογή "Προβολή", στη συνέχεια "Κεφαλίδα και υποσέλιδο" για να εμφανίσετε το πλαίσιο κεφαλίδας σε ένα νέο έγγραφο του Word. Με το δρομέα στο πλαίσιο, επιλέξτε "Εισαγωγή", στη συνέχεια "Εικόνα" και στη συνέχεια "Από αρχείο". Πλοηγηθείτε από όπου αποθηκεύσατε τις σαρωμένες εικόνες σας. Επιλέξτε την εικόνα κεφαλίδας και κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή".
Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα στην κεφαλίδα και επιλέξτε "Μορφοποίηση εικόνας". Στην καρτέλα "Μέγεθος", επιλέξτε το πλαίσιο "Κλείδωμα αναλογίας όψεων" και αλλάξτε το ύψος της κλίμακας σε "100%." Στην καρτέλα Διάταξη, επιλέξτε "Μπροστά από το κείμενο "Ως στυλ περιτυλίγματος και ελέγξτε το" Κέντρο "για οριζόντια ευθυγράμμιση.
Μεταβείτε στην επιλογή "Προβολή", στη συνέχεια "Κεφαλίδα και υποσέλιδο" και τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο υποσέλιδου στο κάτω μέρος του εγγράφου του Word. Στη συνέχεια, ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για να εισαγάγετε, να διαστασιοποιήσετε και να ευθυγραμμίσετε την εικόνα υποσέλιδου σας μέσα στο κουτί. Αποθηκεύστε το νέο σας έγγραφο ως πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επανειλημμένα στο μέλλον.
Προειδοποίηση
Οι οδηγίες ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς για εκδόσεις του Microsoft Word υψηλότερες από το 2003 και για άλλο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Εάν το πρωτότυπο ψηφιακό γραφικό σας είναι σε μορφή μη επεξεργασίας κειμένου, αποθηκεύστε ή σαρώστε το έγγραφο ως jpeg που μπορείτε να περικόψετε και να εισαγάγετε σε ένα έγγραφο του Word σύμφωνα με τις οδηγίες πριν αποθηκεύσετε ως πρότυπο. Μπορεί να χρειαστεί να παίξετε με τις ρυθμίσεις του σαρωτή για να πάρετε μια καλή εικόνα που δεν είναι πολύ μεγάλη. Προσπαθήστε να διατηρήσετε το μέγεθος της εικόνας σε λιγότερο από 500 kb.
