Μια πρόταση του τμήματος χρησιμοποιείται γενικά για την απόκτηση πόρων για ένα νέο ή εκτεταμένο πρόγραμμα, μια νέα υπηρεσία ή ένας διαφορετικός τρόπος εκτέλεσης της τρέχουσας επιχείρησης που θα απαιτήσει έγκριση για τη δαπάνη του προϋπολογισμού του τμήματος. Πρέπει να είναι αρκετά σύντομη ώστε να σέβεται το χρόνο λήψης αποφάσεων, αλλά αρκετά πλήρης για να πάρει την έγκριση. Μια πρόταση μπορεί να είναι μια απάντηση σε μια Αίτηση για Πρόταση (RFP), ή μπορεί να είναι μη ζητηθείσα.
Προετοιμασία της πρότασης
Κάνετε την έρευνά σας. Διαβάστε προσεκτικά το RFP ή τον οδηγό της υπηρεσίας. Γνωρίστε τι ζητούν (μορφή, μήκος, αριθμός τμημάτων). Ακολουθήστε τις οδηγίες με ακρίβεια. Μην αυτοσχεδιάζετε.
Γνωρίστε ποιον υποβάλλετε την πρόταση σε: τον διευθύνοντα σύμβουλο, το διοικητικό συμβούλιο ή έναν διευθυντή των τμημάτων. Θα χρειαστεί να τοποθετήσετε την πρόταση στην άποψή τους. Ο διευθύνων σύμβουλος θα χρειαστεί μια πιο στρατηγική άποψη, ενώ ο διευθυντής θα απαιτήσει περισσότερες διαδικαστικές λεπτομέρειες. Το διοικητικό συμβούλιο θα αποτελείται από αμφότερα, έτσι ώστε και οι δύο στόχοι να είναι καλά τεκμηριωμένοι.
Διαβάστε το στρατηγικό σχέδιο του τμήματος ή ισοδύναμο. Θα πρέπει να δείξετε πώς η πρότασή σας πληροί έναν στρατηγικό στόχο ή ένα βασικό αποτέλεσμα. Διαβάστε όλα τα άλλα σχετικά υπηρεσιακά έγγραφα, ιδιαίτερα αυτά που αναφέρονται στην περιοχή στην οποία εργάζεστε.
Ανάπτυξη προτάσεων
Ξεκινήστε με ένα ιστορικό του προβλήματος που θα λύσετε ή την υπηρεσία που θα αποδώσετε. Περιγράψτε την ανάγκη ή αναλύστε τις ανάγκες. Δείξτε την κατανόησή σας για τη διάρθρωση του τμήματος και πού θα προσαρμοστεί αυτή η πρόταση.
Προσδιορίστε τα οφέλη της πρότασής σας - ποσοτικά αν είναι δυνατόν. Επισημάνετε τα δυνατά σημεία και τις ευκαιρίες ποσοτικά και επιδεικνύετε λύσεις στις αδυναμίες και τις απειλές. Περιγράψτε επιλογές και πιθανές εναλλακτικές λύσεις όσον αφορά το σχετικό κόστος και οφέλη. Κάνετε ανάλυση κινδύνου. να περιλαμβάνει νομικές εκτιμήσεις και να εντοπίζει λύσεις σε εντοπισμένους κινδύνους. Δηλώστε την προτιμώμενη επιλογή σας και δείξτε γιατί.
Προσδιορίστε τους ανθρώπινους και υλικούς πόρους που θα απαιτηθούν για τη συνιστώμενη επιλογή, όσον αφορά τόσο τον αριθμό όσο και το κόστος. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αξιώσεις σας είναι ακριβείς και έχετε τους πόρους για την παροχή των αποτελεσμάτων που υποσχόμαστε.
Ορίστε σαφώς το χρονικό πλαίσιο της εργασίας. Περιλάβετε μια βασική δομή κατανομής εργασιών ή ένα γράφημα Gantt, τα οποία είναι και τα δύο εργαλεία διαχείρισης έργου. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτούς, βρείτε έναν συνάδελφο που είναι. Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε τα ονόματα οποιωνδήποτε συναδέλφων που παρέχουν σημαντική βοήθεια, είτε προφορικά είτε στην πρόταση.
Πριν από την υποβολή της πρότασης, αφήστε την στην άκρη για 24 ώρες. Διαβάστε προσεκτικά και εντοπίστε τυχόν αδυναμίες. σφίξτε τη γραμματική. Ζητήστε από κάποιον που εμπιστεύεστε να διόρθω και να ξαναγράψετε εάν είναι απαραίτητο.
Δημιουργήστε μια σύνοψη. Σε μία ή λιγότερες σελίδες, να αναφερθούν τα σημαντικά σημεία της πρότασης. Βάλτε την ως πρώτη σελίδα. Η δεύτερη σελίδα θα πρέπει να είναι ακριβής δείκτης ή πίνακας περιεχομένων.
Συμβουλές
-
Αν πρόκειται να παρουσιάσετε αυτοπροσώπως, εφαρμόστε την παρουσίασή σας μπροστά από έναν καθρέφτη ή παρουσιάστε σε έναν συνάδελφό σας σε ξηρή διαδρομή.
Μην υποσχεθείτε ποτέ τι δεν μπορείτε να παραδώσετε ή να προβείτε σε αξιώσεις που είναι αβάσιμες ή αναληθείς.
