Ενώ τα γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα τηλεφωνήματα είναι επαρκή για πολλούς επιχειρηματικούς σκοπούς, υπάρχουν ακόμα ορισμένα πράγματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν με τη μονιμότητα και τον επαγγελματισμό μιας επιστολής. Διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικά γράμματα και ενώ υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί λόγοι που ίσως βρείτε τον εαυτό σας να χρειαστεί να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με μερικούς από τους πιό κοινούς τύπους επιχειρηματικών επιστολών εκ των προτέρων.
1. Παραγγελία επιστολών τοποθέτησης
Όπως υπονοεί το όνομα, γράφεται μια εντολή τοποθέτησης εντολής για την τοποθέτηση μιας παραγγελίας αγαθών. Αυτά τα γράμματα είναι πολύ συνηθισμένα, αλλά είναι επίσης πολύ επίσημα και πρέπει να γράφονται με πολύ ακριβή και συγκεκριμένο τρόπο, γι 'αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο να ψάξετε ένα πρότυπο για αυτές τις επιστολές πριν γράψετε ένα.
2. Εισαγωγικές επιστολές πωλήσεων
Όταν θέλετε να πουλήσετε προϊόντα σε έναν νέο πελάτη, πρέπει να εισαγάγετε τον εαυτό σας. Αυτό είναι πολύ παρόμοιο με τον τρόπο που θα εισάγετε τον εαυτό σας σε κάποιον σε ένα πάρτι δεδομένου ότι θέλετε να κάνετε μια μεγάλη πρώτη εντύπωση και στις δύο περιπτώσεις. Θέλετε να δείξετε στον πελάτη-στόχο σας τι προϊόντα ή υπηρεσίες προσφέρετε, πώς μπορούν να τα βοηθήσουν και τι κάνει την επιχείρησή σας διαφορετική από άλλες.
3. Εγκύκλιος Ανακοινώσεις
Μια εγκύκλιος ονομάζεται έτσι επειδή κυκλοφορεί σε ένα μεγάλο ακροατήριο. Με άλλα λόγια, ενώ τα περισσότερα γράμματα είναι ιδιωτική αλληλογραφία μεταξύ δύο ή περισσοτέρων κομμάτων, μια εγκύκλιος διανέμεται σε τεράστιες ομάδες ταυτόχρονα. Επειδή αυτά προορίζονται για πολλούς αναγνώστες, θα πρέπει να είναι γραμμένα για το μέλος του ακροατηρίου σας. Θυμηθείτε επίσης να τους κρατήσετε αρκετά γενικής χρήσης για να απευθυνθείτε σε όλους όσους τους παραλάβουν.
4. Επιστολές Αναγνώρισης
Αυτά τα γράμματα αποστέλλονται απλώς για να αναγνωρίσετε ότι η εταιρεία σας έλαβε επιχειρηματικό έγγραφο ή πακέτο. Βασικά λειτουργούν ως απόδειξη και πρέπει να αποστέλλονται μόλις παραληφθεί το στοιχείο.
5. Επιστολές παρακολούθησης
Οι επακόλουθες επιστολές μπορούν να αποστέλλονται μετά από πολλούς τύπους αλληλογραφίας. Ένας υποψήφιος μπορεί να στείλει μια συνέχεια μετά από μια συνέντευξη. Ένας πωλητής μπορεί να στείλει μια εβδομάδα ή δύο μετά την αποστολή μιας εισαγωγικής επιστολής πωλήσεων. Μπορούν να σταλούν μετά από μια συνάντηση για να επαναλάβουν τις συμφωνίες που συνήψαν τα δύο μέρη. Ουσιαστικά, αυτά εξυπηρετούν απλώς να υπενθυμίσουν στον αποδέκτη μια προηγούμενη επικοινωνία και να προτρέψουν την πρόοδο στο επόμενο βήμα της σχέσης ή του έργου.
6. Επιστολές Αποκριτικής Εξυπηρέτησης Πελατών
Στον κόσμο των επιχειρήσεων, μερικές φορές τα πράγματα πάνε στραβά. Είτε πρόκειται για σφάλμα της επιχείρησής σας είτε όχι, είτε μπορεί να έχει εμποδιστεί είτε όχι, μια επιστολή συγγνώμης μπορεί να προχωρήσει σε μεγάλο βαθμό στην επιδιόρθωση σχέσης με έναν αδικημένο πελάτη. Αυτά τα γράμματα συχνά περνούν από τη νομική υπηρεσία για να εξασφαλίσουν ότι η εταιρεία δεν εκτίθεται σε νομική ευθύνη.
7. Επιστολές Ενδιαφέροντος
Ενώ οι επιστολές ενδιαφέροντος χρησιμοποιούνται συχνότερα από τους αιτούντες εργασία που ενημερώνουν τους εργοδότες για το ενδιαφέρον τους σε θέση με την εταιρεία, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να δηλώσουν ότι η εταιρεία σας ενδιαφέρεται να εργαστεί σε συγκεκριμένο έργο με άλλη εταιρεία ή μη κερδοσκοπική οργάνωση.
8. Επιστολές συμπάθειας
Είτε πένθος για την απώλεια ενός εργαζομένου, του αντιπάλου, του συνεργάτη ή οποιονδήποτε άλλου στον επαγγελματικό σας κύκλο, οι συγγραφικές επιστολές δεν είναι εύκολο να γραφτούν, αλλά μπορεί να είναι μια χειρονομία σε όσους επηρεάζονται περισσότερο από τον θάνατο.
9. Μνημόνια στο γραφείο
Ενώ τα σημειώματα είναι συχνά ανεπίσημα, αυτές οι εσωτερικές επικοινωνίες είναι σαν επιχειρηματικές επιστολές από έναν υπάλληλο σε άλλο. Τα σημειώματα μπορούν να γραφτούν σε σχεδόν οποιοδήποτε θέμα, που κυμαίνεται από την προσθήκη κωδικών προσφοράς σε σοβαρές παραβιάσεις των εργαζομένων.
10. Επιστολή παρατήρησης
Ενώ είναι πάντα ωραίο να επαινέσω έναν υπάλληλο που πηγαίνει πέρα και πέρα, πρέπει να επιφυλάσσεται για πραγματικά αξιοσημείωτες ενέργειες, καθώς όσο πιο συχνά είναι αποτυχημένες, τόσο λιγότερο σημαίνουν όσους τις λαμβάνουν.
