Η οργάνωση ενός δικηγορικού γραφείου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τους παραλλήλους, τους νομικούς γραμματείς και τους νομικούς βοηθούς να υποστηρίζουν τους δικηγόρους. Σε μικρά δικηγορικά γραφεία, οι δικηγόροι μπορεί ακόμη και να οργανωθούν. Τα περισσότερα νομικά γραφεία έχουν ένα κεντρικό σύστημα αρχειοθέτησης και τα αρχεία των υποθέσεων ελέγχονται στους δικηγόρους μόνο όταν χρειάζεται για εργασία υπόθεσης. Επειδή οι δικηγόροι ξοδεύουν το χρόνο τους σε συνάντηση με τους πελάτες τους, παρακολουθούν δικαστικές διαδικασίες, παίρνουν καταθέσεις και εκτελούν άλλες υποθέσεις, εξαρτώνται από την οργάνωση των γραφείων για να βρουν χαρτιά όταν χρειάζεται.
Προοπτικές υποθέσεις
Κάθε δικηγόρος στο γραφείο του δικηγορικού γραφείου χρειάζεται ένα σύστημα για την παρακολούθηση πληροφοριών σχετικά με υποθέσεις υποθέσεων.Ο Jim Wirken, δικηγόρος αστικής δίκης και πρόεδρος του συμβουλίου της Wirken Law Group στο Κάνσας Σίτυ, συνιστά τη χρήση μιας φόρμας που ονομάζεται Έκθεση Προοπτικής Νέας Σημασίας. Αυτή η τυποποιημένη φόρμα βοηθά έναν πληρεξούσιο να παρακολουθεί τις πληροφορίες ενός υποψήφιου πελάτη, να κρατάει σημειώσεις σχετικά με τις συζητήσεις σχετικά με το θέμα και να καταγράφει το χρόνο που ξοδεύει τη διαβούλευση για το θέμα. Αν ένα αρχείο περιπτώσεων ανοίξει αργότερα, ένας δικηγόρος ή ένα άτομο υποστήριξης μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη φόρμα για να δημιουργήσουν ένα αρχείο χαρτιού και ένα νέο αρχείο σε ένα σύστημα βάσης δεδομένων διαχείρισης περιπτώσεων.
Οργάνωση αρχείων
Η οργάνωση αρχείων είναι το κλειδί για την οργάνωση ενός δικηγορικού γραφείου. Αυτή η διαδικασία είναι σημαντική για την οργάνωση αρχείων και την οργάνωση λογιστικών αρχείων. Η οργάνωση αρχείων βοηθά επίσης ένα γραφείο δικηγορικού γραφείου να περιορίζει τις αντιλήψεις των πελατών για κακή πρακτική και να διευκολύνει τη διατήρηση του πελάτη. Για αρχεία εγγράφων, ένα γραφείο νομικών θα πρέπει να αναπτύξει ένα σύστημα για την οργάνωση κάθε φακέλου αρχείων. Για παράδειγμα, σε κάθε τμήμα ενός αρχείου, πρέπει να τοποθετούνται όλοι οι ίδιοι τύποι εγγράφων. Σε κάθε ενότητα, τα έγγραφα ενδέχεται να χρειάζονται έγχρωμες καρτέλες (με αριθμούς ή ημερομηνίες) για να υποδείξουν πού αρχίζει και τελειώνει κάθε έγγραφο. Τα έγγραφα θα πρέπει να κατατίθενται με χρονολογική σειρά, είτε με το πιο πρόσφατο έγγραφο στην κορυφή ή στο πίσω μέρος κάθε τμήματος.
Μια δικηγορική εταιρεία μπορεί να αναπτύξει έναν οδηγό φακέλου αρχείων και να την παράσχει σε όλους τους υπαλλήλους. Οι νέοι υπάλληλοι αρχειοθέτησης ενδέχεται να χρειάζονται εκπαίδευση για να κατανοήσουν τον οδηγό αρχείων. Οι δικηγόροι και το προσωπικό νομικής υποστήριξης θα πρέπει να βασίζονται στο επαγγελματικό προσωπικό αρχειοθέτησης για τα περισσότερα καθήκοντα αρχειοθέτησης.
Ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων
Ένας οργανισμός μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων για την παρακολούθηση περιπτώσεων και λογιστικών πληροφοριών. Ορισμένα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων περιλαμβάνουν τη δυνατότητα επισύναψης φαξ, ηλεκτρονικών εγγράφων και σαρωμένων εγγράφων σε αρχεία δεδομένων στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων. Ορισμένα συστήματα βάσεων δεδομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για μη συνηθισμένα καθήκοντα, όπως ο έλεγχος εάν ένας δικηγόρος έχει σύγκρουση συμφερόντων στην εκπροσώπηση ενός πελάτη (που θα μπορούσε να οδηγήσει σε ηθική παραβίαση).
Οι εργαζόμενοι και οι πληρεξούσιοι θα πρέπει να λαμβάνουν εκπαίδευση για τον τρόπο χρήσης αυτού του συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων για την ηλεκτρονική αποθήκευση πληροφοριών. Ένα δικηγορικό γραφείο μπορεί να επιθυμεί να περιορίσει τα προφίλ των χρηστών που μπορούν να εισάγουν ή να διαγράφουν αρχεία για να αποτρέψουν την απώλεια σημαντικών πληροφοριών του πελάτη.
