Οι αποφάσεις απογραφής προϊόντων μπορούν να είναι ένα παιχνίδι εικασίας για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Το υπερβολικό απόθεμα είναι δαπανηρό από την άποψη του κεφαλαίου που δεσμεύει και πολύ λίγο μπορεί να είναι εξίσου δαπανηρό εάν οι πελάτες πηγαίνουν αλλού για να κάνουν αγορές. Κάθε επιχείρηση που προσανατολίζεται στο προϊόν πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στη διαχείριση αποθεμάτων. Η χρήση του QuickBooks Pro για τον εντοπισμό του αποθέματος μπορεί να προσφέρει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων τη δυνατότητα να διατηρούν ακριβή και ενημερωμένα αρχεία που να αναφέρουν λεπτομερώς τις ποσότητες, το κόστος και τα έσοδα από τη μεταπώληση. Η παρακολούθηση του αποθέματος στο QuickBooks Pro επιτρέπει επίσης στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ορίσουν υπενθυμίσεις και να δημιουργούν εντολές αγοράς όταν το απόθεμα φτάσει στο καθορισμένο σημείο επαναφοράς.
Προσθέστε και ενημερώστε τις πληροφορίες προμηθευτή. Προσθέστε προμηθευτές που δεν βρίσκονται ήδη στη λίστα προμηθευτών σας επιλέγοντας "Νέος προμηθευτής" από την καρτέλα "Προμηθευτές" στο κύριο μενού του QuickBooks Pro. Στο παράθυρο "Νέος προμηθευτής", προσθέστε πληροφορίες επαφών προμηθευτή στην καρτέλα "Πληροφορίες διευθύνσεων" και τον αριθμό του λογαριασμού σας και την πιστωτική σας γραμμή στην καρτέλα "Πρόσθετες πληροφορίες". Ενημερώστε τις πληροφορίες για τους τρέχοντες προμηθευτές, εάν είναι απαραίτητο.
Ενεργοποιήστε την παρακολούθηση αποθέματος και ορίστε τις προτιμήσεις αποθέματος. Αν δεν έχετε προηγουμένως εντοπίσει απογραφή, αυτή η λειτουργία ενδέχεται να μην είναι ενεργή, καθώς δεν είναι μια προεπιλεγμένη ρύθμιση στο QuickBooks Pro. Επιλέξτε "Προτιμήσεις" από την καρτέλα "Επεξεργασία" του κύριου μενού του QuickBooks Pro και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Στοιχεία & Αποθέματα" από τη λίστα στην αριστερή πλευρά του παραθύρου "Προτιμήσεις". Επιλέξτε την καρτέλα "Προτιμήσεις εταιρείας" και τοποθετήστε ένα σημάδι στο πρώτο πλαίσιο για να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αποθέματος. Ορίστε επιλογές για υπενθυμίσεις αναδιάταξης και διπλές προειδοποιήσεις παραγγελίας αγοράς.
Δημιουργία αντικειμένων αποθέματος. Δημιουργήστε μια εγγραφή για να περιγράψετε κάθε στοιχείο που θα εισέλθετε στο απόθεμα και συνδέστε τον με τον κατάλληλο λογαριασμό εισοδήματος. Επιλέξτε "Λίστες" από το κύριο μενού του QuickBooks Pro, στη συνέχεια επιλέξτε "Λίστα στοιχείων" και πατήστε το κουμπί "Στοιχείο-Νέο" στην κάτω αριστερή πλευρά της οθόνης για να ανοίξετε το παράθυρο "Νέο στοιχείο". Προσθέστε πληροφορίες σχετικά με το στοιχείο απογραφής ως εξής:
Τύπος: "Μέρος αποθέματος" Πληροφορίες αναδιάταξης: όνομα προϊόντος / αριθμός και αριθμός κατασκευαστή του προϊόντος Στοιχεία αγοράς: κόστος χονδρικής πώλησης, προτιμώμενος πωλητής και περιγραφή του στοιχείου που θα εμφανιστεί στις εντολές αγοράς Πωλήσεις: τιμή λιανικής πώλησης, χρήση για παρακολούθηση, όπως Πωλήσεις, και μια περιγραφή που θα εμφανίζεται στις αποδείξεις πωλήσεων. Πληροφορίες αποθέματος: αφήστε αυτό το τμήμα κενό, καθώς αυτόματα θα ενημερώνεται όταν εισάγετε το στοιχείο στο απόθεμα
Εισαγάγετε στοιχεία αποθέματος. Εκεί δημιουργείτε και αρχίζετε την παρακολούθηση απογραφής. Επιλέξτε "Λήψη στοιχείων" από την καρτέλα "Κέντρο προμηθευτών" στο κύριο μενού QuickBooks για να εισάγετε στοιχεία αποθέματος για τα οποία έχετε ήδη πληρώσει, όπως ιστορικά δεδομένα για στοιχεία αποθέματος στο χέρι από την ημερομηνία που αρχίζετε την καταγραφή αποθεμάτων στο QuickBooks Pro. Επιλέξτε το στοιχείο αποθέματος από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Στοιχείο" και συμπληρώστε την ποσότητα. Τα υπόλοιπα πεδία, συμπεριλαμβανομένης της περιγραφής, του κόστους και του ποσού, θα συμπληρώνονται αυτόματα για εσάς.
Αν εισάγετε στοιχεία σε αποθέματα που απαιτούν πληρωμή, επιλέξτε "Λήψη στοιχείων και εισαγωγή λογαριασμού". Επιλέξτε το στοιχείο αποθέματος από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Στοιχείο" και εισαγάγετε μια ποσότητα. Τα υπόλοιπα πεδία περιλαμβάνουν τον προμηθευτή, τους όρους πληρωμής, το ποσό, την ημερομηνία λήξης και τις πληροφορίες στοιχείου αποθέματος που θα συμπληρωθούν αυτόματα.
Συμβουλές
-
Όταν ενεργοποιείτε την παρακολούθηση αποθεμάτων, το QuickBooks Pro προσθέτει τρεις νέους λογαριασμούς στο Λογιστικό σας Πρόγραμμα: Αποθηκευτικό Περιουσιακό Στοιχείο, Κόστος Πωληθέντων Προϊόντων και Προσαρμογή Αποθέματος.
Προκειμένου να διασφαλιστεί η ακρίβεια, είναι καλή ιδέα να πραγματοποιηθεί μια πραγματική απογραφή πριν από την εισαγωγή των στοιχείων στο απόθεμα.
Προειδοποίηση
Το QuickBooks Pro έχει ένα παράθυρο "Προσαρμογή αποθέματος" που πρέπει να χρησιμοποιείται κατά την προσαρμογή για διαφορές στον αριθμό των φυσικών απογραφών. Μην χρησιμοποιείτε αυτό το παράθυρο για την εγγραφή νέου αποθέματος.
