Η λογιστική θα ήταν εύκολη αν απλά μείωσε τις οικονομικές καταστάσεις σε λίγες γραμμές: τα χρήματα που έγιναν αυτό το μήνα, τα χρήματα που δαπανώνται, εδώ είναι αυτό που έχει απομείνει και αυτή είναι η αξία των περιουσιακών στοιχείων μας. Απλή, αλλά όχι τρομερά ενημερωτική. Ενώ ορισμένες από τις αρχές της λογιστικής είναι περίπλοκες, η ταξινόμηση των λογαριασμών είναι βασική: Με τη δημιουργία διαφορετικών λογαριασμών για διάφορα είδη χρεών, εσόδων και περιουσιακών στοιχείων, η λογιστική παρέχει περισσότερες πληροφορίες για την εταιρεία. Αυτό καθιστά τα βιβλία και τα οικονομικά δελτία πιο χρήσιμα για στελέχη, επενδυτές και δανειστές.
Εγγραφή στη λογιστική
Στη λογιστική, κάθε συναλλαγή, από την αγορά χαρτιού φωτοαντιγραφικών συσκευών έως την πώληση αποθέματος αξίας 1 εκατομμυρίου δολαρίων, πηγαίνει στο βιβλίο της εταιρείας. Το νόημα της καταγραφής στη λογιστική είναι ότι η καταγραφή των συναλλαγών διατηρεί τα πράγματα ακριβή. Η διοίκηση της εταιρείας μπορεί να δει πώς λειτουργεί η εταιρεία και αν κερδίζει περισσότερα από αυτά που ξοδεύει. Οι επενδυτές και οι δανειστές μπορούν να αναθεωρήσουν τα βιβλία και τις οικονομικές καταστάσεις και να αποφασίσουν αν μπορεί να εμπιστευτεί την εταιρεία με τα χρήματά τους.
Ο απλούστερος τρόπος καταγραφής των συναλλαγών είναι η εγγραφή τους σε ένα λογιστικό περιοδικό, προσαρμόζοντας ανάλογα διαφορετικές ταξινομήσεις λογαριασμών. Εάν, για παράδειγμα, ένας πελάτης που σας χρωστάει $ 500 πληρώνει το λογαριασμό, αυτό επηρεάζει δύο τάξεις, εισπρακτέους λογαριασμούς (τώρα $ 500 μικρότεροι) και μετρητά ($ 500 μεγαλύτερο). Η είσοδος σε κάθε συναλλαγή όπως συμβαίνει απαιτεί χρόνο και αυξάνει τη δυνατότητα σφαλμάτων. Με λογιστικό λογισμικό, οι λογιστές μπορούν απλά να καταγράφουν στο λογισμικό όταν η εταιρεία λαμβάνει ένα τιμολόγιο πωλητή ή paychecks βγαίνουν έξω. Το λογισμικό αυτόματα χρεώνει ή πιστώνει τις κατάλληλες ταξινομήσεις λογαριασμών.
Η ταξινόμηση των λογαριασμών καθιστά τη λογιστική πιο περίπλοκη, αλλά και πιο πληροφοριακή και λεπτομερή. Με κάποιους τρόπους, καθιστά την λογιστική απλούστερη στο δρόμο. Ας υποθέσουμε ότι έχετε αγοράσει μια εκτεταμένη βιβλιοθήκη λογισμικού υπολογιστών για τους υπολογιστές της εταιρείας. Όλο το λογισμικό είναι ένα σταθερό, άυλο περιουσιακό στοιχείο. Όταν ισχυρίζεστε ότι αποσβένεται η απώλεια αξίας του λογισμικού λόγω ηλικίας, όλο το λογισμικό θα πρέπει να υποτιμάται περίπου στο ίδιο ποσοστό. Η καταγραφή όλων των προγραμμάτων σε μια ταξινόμηση περιουσιακών στοιχείων καθιστά απλή την εφαρμογή αποσβέσεων σε ολόκληρη την κατηγορία.
Ταξινόμηση λογαριασμών
Η ταξινόμηση των λογαριασμών συγκεντρώνει τα οικονομικά σας σε διαφορετικές κατηγορίες στα βιβλία και στις οικονομικές καταστάσεις σας. Διαλύει τα αρχεία σας σε διάφορες ευρείες ταξινομήσεις.
- Λογαριασμοί ενεργητικού: Αυτός ο κατάλογος περιλαμβάνει τα ακίνητα και τον εξοπλισμό της επιχείρησης, από γη σε μετρητά, διπλώματα ευρεσιτεχνίας και άλλα.
- Λογαριασμοί ευθυνών: Αυτά περιλαμβάνουν χρήματα που η εταιρεία σας οφείλει, αλλά δεν έχει ακόμη πληρώσει, όπως πληρωτέοι λογαριασμοί, ενυπόθηκα δάνεια, δάνεια και άλλους μη καταβληθέντες λογαριασμούς.
- Λογαριασμοί ιδίων κεφαλαίων ή ιδίων κεφαλαίων: Αυτό είναι το μερίδιο ιδιοκτησίας που έχει ο ιδιοκτήτης, ο ιδιοκτήτης ή οι μέτοχοι στην επιχείρηση. Το ποσό αυξάνεται και μειώνεται με την αξία των περιουσιακών στοιχείων και το ποσό του χρέους.
- Λογαριασμοί απόσυρσης: Αυτό καλύπτει τα χρήματα που βγάζουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων για προσωπική χρήση. Περιλαμβάνει το λογαριασμό των σχεδίων σε συνεργασίες και τον λογαριασμό μερισμάτων σε επιχειρήσεις.
- Λογαριασμοί εσόδων: Αυτές αναφέρουν και παρακολουθούν τα έσοδα από πωλήσεις αγαθών ή υπηρεσιών. Περιλαμβάνουν επίσης μη λειτουργικά έσοδα όπως έσοδα από δάνεια ή επενδύσεις.
- Λογαριασμός εξόδών: Αυτό περιλαμβάνει τους μισθούς, το μίσθωμα, τους μισθούς, τις προμήθειες και άλλες δαπάνες.
Η ταξινόμηση των λογαριασμών μπορεί να γίνει με περισσότερες λεπτομέρειες. Η ταξινόμηση περιουσιακών στοιχείων, για παράδειγμα, κατατάσσει τους λογαριασμούς ενεργητικού σε διάφορες υποκατηγορίες:
- Μετρητά: Αυτό περιλαμβάνει τα χρήματα που είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των λογαριασμών, των καταθετικών λογαριασμών και των μικρών μετρητών της εταιρείας.
- Απαιτήσεις: Εκτός αν τρέχετε το λογιστικό σας αυστηρά σε ταμειακή βάση, αναφέρετε τα χρήματα όταν το κερδίζετε, όχι όταν το λαμβάνετε. Πείτε ότι πωλείτε αποθέματα αξίας 1.500 δολαρίων σε έναν πελάτη, αλλά τους δίνετε 30 ημέρες πληρωμής. Αναφέρετε τα 1.500 δολάρια μόλις το κερδίζετε. Κατατάσσεται ως έσοδο στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και σε εισπρακτέους λογαριασμούς (περιουσιακό στοιχείο) στον ισολογισμό.
- Καταγραφή εμπορευμάτων: Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνονται τα εμπορεύματα προς πώληση, τα μερικώς ολοκληρωμένα αγαθά και πρώτες ύλες.
- Πάγιο ενεργητικό: Αυτή η ταξινόμηση περιουσιακών στοιχείων καλύπτει τα πράγματα που αγοράζετε, τα οποία δεν μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε μετρητά με τον τρόπο που μπορεί να γίνει η απογραφή. Τα περιουσιακά στοιχεία διατηρούνται για μακροπρόθεσμα, αντίθετα από, λόγου χάρη, τα είδη γραφείου. Παραδείγματα πάγιων περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνουν υπολογιστές, αυτοκίνητα, έπιπλα, κτίρια και γη.
Η ταξινόμηση διαχωρίζει επίσης τα περιουσιακά στοιχεία σε τρέχουσες και μακροπρόθεσμες κατηγορίες. Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία είναι αυτά που θα χρησιμοποιηθούν το επόμενο έτος. Τα μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία διαρκούν πέραν των επόμενων 12 μηνών. Οι λογιστές ταξινομούν επίσης τα ενσώματα και άυλα περιουσιακά στοιχεία χωριστά. Τα ενσώματα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν φυσικά στοιχεία όπως φορτηγά, 3D εκτυπωτές και απογραφή. Τα άυλα περιουσιακά στοιχεία είναι μη φυσική ιδιοκτησία όπως τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας, τα πνευματικά δικαιώματα και η υπεραξία των πελατών.
Ταξινόμηση και Οικονομικές Καταστάσεις
Μια άλλη έννοια της καταγραφής στη λογιστική είναι ότι τα στοιχεία που καταγράφονται στα ημερολόγια τελικά γίνονται η βάση των οικονομικών καταστάσεων. Οι τρεις οικονομικές καταστάσεις ενοποιούν τα οικονομικά μεγέθη μιας εταιρείας με διαφορετικούς τρόπους και ταξινομούν τους λογαριασμούς με διαφορετικούς τρόπους.
Ο ισολογισμός έχει τρεις μεγάλες λογιστικές κατηγορίες: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια, τα οποία απομένουν μετά την αφαίρεση των υποχρεώσεων από στοιχεία του ενεργητικού. Η ταξινόμηση των λογαριασμών συνήθως τις διαιρεί περαιτέρω σε στοιχεία όπως τα κέρδη εις νέον, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, οι βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις και οι μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις. Δεν απαιτείται να χρησιμοποιήσετε κάθε πιθανή ταξινόμηση περιουσιακών στοιχείων ή ταξινόμηση υποχρεώσεων στον ισολογισμό. Εάν, ας πούμε, η εταιρεία σας δεν είχε ποτέ άυλα περιουσιακά στοιχεία, δεν χρειάζεται να γράψετε "Άϋλα περιουσιακά στοιχεία: $ 0" για να το επισημάνετε αυτό. Συγκρίνοντας τα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού της εταιρείας, ο ισολογισμός δίνει ένα στιγμιότυπο της οικονομικής υγείας της επιχείρησης.
Η κατάσταση αποτελεσμάτων δείχνει κερδοφορία: Πόσα έσοδα φέρνει η εταιρεία σε κάθε μήνα; Οι ταξινομήσεις στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων περιλαμβάνουν τα έσοδα από πωλήσεις, το κόστος πωληθέντων αγαθών και τα μη λειτουργικά έσοδα. Τα μη λειτουργικά έσοδα μπορούν να διαιρεθούν σε κατηγορίες όπως οι τόκοι, τα ενοίκια και τα έσοδα από μερίσματα. Η κατάργηση της κατάταξης των εσόδων με αυτό τον τρόπο διακρίνει τα έσοδα από τη δραστηριότητά σας και τα έσοδα από τις καλές επενδύσεις. Όποιος σκέφτεται να βάλει χρήματα στην εταιρεία σας θέλει να μάθει αν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας κερδίζουν χρήματα, έτσι ώστε να βοηθήσετε να διαχωρίσετε αυτά τα έσοδα από άλλες πηγές.
Οι επιχειρήσεις που καταγράφουν μόνο συναλλαγές σε μετρητά δεν χρειάζονται δήλωση ταμειακών ροών. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση χρειάζονται μια δεδομένου ότι η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων καταγράφει πωλήσεις και αγορές, όχι πληρωμές σε μετρητά. Παρακολουθώντας πόσα μετρητά κινείται μέσα και έξω από την εταιρεία δείχνει αν η εταιρεία έχει αρκετά χρήματα για να κάνει πληρωμές δανείου ή κάλυψη μισθοδοσίας. Εάν η ταμειακή ροή είναι σημαντικά μικρότερη από το εισόδημα, είναι πιθανό η εταιρεία να μην κάνει καλή δουλειά για να εισπράξει εισπρακτέους λογαριασμούς. Οι ταξινομήσεις ταμειακών ροών περιλαμβάνουν μετρητά από επενδύσεις, μετρητά από εργασίες και μετρητά από χρηματοδότηση.
Η ταξινόμηση των λογαριασμών στα ημερολόγια βοηθά τη λογιστική υπηρεσία να δημιουργήσει τις οικονομικές καταστάσεις. Εάν η πώληση και η αγορά περιουσιακών στοιχείων έχουν καταγραφεί σωστά, αυτό διευκολύνει την εμφάνιση των κατηγοριών περιουσιακών στοιχείων που πρέπει να αναφέρετε στον ισολογισμό.
Το λογιστικό σχέδιο αποτελεί βασικό μέρος της μετατροπής των βιβλίων σε οικονομικές καταστάσεις. Το γράφημα είναι μια λίστα όλων των λογαριασμών που χρησιμοποιούνται στο γενικό μητρώο, προσδιορίζοντας κάθε λογαριασμό με αριθμό. Το λογισμικό λογιστικής σας χρησιμοποιεί το γράφημα για να προσδιορίσει τους λογαριασμούς, όπως τα έσοδα, το κοινό απόθεμα, τα μετρητά και τις αποσβέσεις που πρέπει να συμπεριληφθούν στη σύνταξη του ισολογισμού.
Όταν καταρτίζετε το γράφημα για τους λογαριασμούς σας, ορίστε το ώστε να μην χρειαστεί να το αλλάξετε για αρκετά χρόνια. Εάν, ας πούμε, δεν είστε ιδιοκτήτης κτιρίων αλλά σχεδιάζετε να αγοράσετε ένα επόμενο έτος, αξίζει να συμπεριληφθεί αυτή η κατηγορία περιουσιακών στοιχείων στο γράφημα. Μην συμπεριλάβετε τάξεις που δεν σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν η επιχείρησή σας παρέχει υπηρεσίες και δεν διαθέτει απογραφή, δεν υπάρχει λόγος να συμπεριλάβετε, για παράδειγμα, μια ταξινόμηση αποθέματος στο γράφημα. Αν έχετε λογαριασμούς που περιλαμβάνουν μόνο μικρά ποσά, δείτε αν μπορείτε να τα μεταφέρετε σε άλλες κατηγορίες λογαριασμών. Αυτό θα κρατήσει το γράφημα από υπερβολικά περίπλοκο.
