Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα (AIS) έχουν ξεσηκώσει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις γίνονται σε παγκόσμια προοπτική. Μόλις οι οικονομικές πληροφορίες εισαχθούν στο AIS, οι οικονομικές εκθέσεις και οι δηλώσεις μπορούν να δημιουργηθούν σε πολλαπλά επιχειρηματικά επίπεδα για να εξασφαλιστεί η κερδοφορία.
Προκειμένου το λογισμικό AIS να παρουσιάζει ακριβείς οικονομικές εκθέσεις και δηλώσεις, τα λογιστικά στοιχεία πρέπει να εισαχθούν στο AIS σωστά και αποτελεσματικά.
Τα γεγονότα
Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα (AIS) είναι τόσο καλά όσο οι πληροφορίες που εισάγονται στο σύστημα. Ενώ το μηχανογραφικό λογισμικό AIS έχει μειώσει σημαντικά τις ώρες εργασίας που απαιτούνται για την καταγραφή και τον πίνακα των λογιστικών πληροφοριών, το λογισμικό πρέπει να ελέγχεται και να συντηρείται καθημερινά για την καταγραφή των οικονομικών συναλλαγών.
Όλες οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές έχουν τρεις βασικές απαιτήσεις για την εξασφάλιση της σωστής λογιστικής παρακολούθησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων: επικαιρότητα, ακρίβεια και εγκυρότητα. Εάν οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές δεν τηρήσουν αυτές τις οδηγίες, οι πληροφορίες που εισάγονται στο λογισμικό AIS θα οδηγήσουν σε ανεπαρκώς προετοιμασμένες οικονομικές καταστάσεις και αποτυχία AIS.
Επικαιρότητα
Όλες οι χρηματοπιστωτικές συναλλαγές πρέπει να είναι έγκαιρες. τα έσοδα και τα συναφή έξοδα πραγματοποιούνται κατά την ίδια περίοδο, τα τιμολόγια καταγράφονται στον μήνα που εισπράττονται και οι μηνιαίες καταχωρήσεις κλεισίματος γίνονται πριν από το κλείσιμο της λογιστικής περιόδου στο AIS.
Το να επιτρέπεται η εισαγωγή οικονομικών πληροφοριών στο AIS σε διαφορετικές λογιστικές περιόδους ή σε ημερολογιακούς μήνες θα διαστρεβλώνει τις οικονομικές εκθέσεις που παράγει το AIS. Επίσης, θα δημιουργήσει οικονομικές καταστάσεις που δεν αντικατοπτρίζουν σωστά τα έσοδα και έξοδα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της λογιστικής περιόδου.
Ακρίβεια
Μόλις ληφθούν έγκαιρα οι οικονομικές συναλλαγές, πρέπει να επιθεωρούνται για ακρίβεια. Οι εκθέσεις κόστους εργασίας, οι εκταμιεύσεις σε μετρητά και τα έσοδα από μετρητά πρέπει να επανεξεταστούν για να διασφαλιστεί ότι τα ποσά που αναγράφονται στο χαρτί είναι ακριβή. Η επανεξέταση των οικονομικών συναλλαγών μπορεί να οδηγήσει σε ανασκόπηση άλλων λογιστικών λειτουργιών, εάν υπάρξουν συνεπή σφάλματα.
Αν αναρτώνται ανακριβείς πληροφορίες στο AIS, θα χρειαστεί να πραγματοποιηθούν συμφωνίες λογαριασμών για την εύρεση σφαλμάτων στις χρηματοοικονομικές συναλλαγές.
Εγκυρότητα
Η μέτρηση των οικονομικών συναλλαγών για την εγκυρότητα είναι ένα σημαντικό βήμα κατά την καταγραφή πληροφοριών στο AIS. Οι απαιτήσεις ισχύος ισχύουν όταν μια συναλλαγή κρίνεται ακριβής, αξιόπιστη και συναφής με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Οι έλεγχοι από εξωτερικές εταιρείες λογιστικής επικεντρώνονται συνήθως στην εγκυρότητα των οικονομικών πληροφοριών που εισάγονται στο AIS. η καταγραφή μη έγκυρων πληροφοριών είναι ένα κρίσιμο σφάλμα και θα αναφέρεται ως λογιστική ανεπάρκεια στις εκθέσεις ελέγχου.
Λογιστική ροή εργασιών
Οι οικονομικές πληροφορίες πρέπει να ακολουθούν τα κατάλληλα βήματα προκειμένου να πληρούν τις απαιτήσεις της επικαιρότητας, της ακρίβειας και της εγκυρότητας. Κάθε λογιστικό γραφείο θα πρέπει να έχει ροή εργασίας ώστε να διασφαλίζεται ότι όλες οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές μπορούν να καταχωρηθούν στο AIS και οι οικονομικές εκθέσεις να εκτελούνται πριν λήξει η λογιστική περίοδος. Οι αποτελεσματικές ροές εργασίας θα έχουν επίσης σε κάθε έγγραφο χειρισμό μόνο μία φορά κατά τη διάρκεια κάθε διαδικασίας, εξαλείφοντας την αυξημένη εργασία λόγω υπερβολικών οικονομικών συναλλαγών.
Θανατική Απάτη
Παρόλο που οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές μπορεί να πληρούν τις λογιστικές απαιτήσεις της επικαιρότητας, της ακρίβειας και της εγκυρότητας, ορισμένες επιχειρήσεις προβαίνουν σε σκόπιμη απάτη για την προώθηση της οικονομικής υγείας της εταιρείας τους. Το λογισμικό AIS θεωρήθηκε ως μηχανογραφημένο ρεκόρ που είναι δύσκολο να χειριστεί, αλλά μπορεί ακόμα να γίνει. Χρησιμοποιώντας ειδικούς λογαριασμούς που αποκρύπτουν συναλλαγές, δημιουργώντας ξεχωριστές οντότητες για να κρύψετε το χρέος και χρησιμοποιώντας πρώην ελεγκτές για να σχεδιάσετε μια εταιρεία AIS, είναι όλοι οι τρόποι δημιουργίας δόλιων πληροφοριών με ένα AIS.
