Η επικοινωνία με μια πρόσθετη αποστολή καθηκόντων μέσω ενός εσωτερικού σημειώματος της εταιρείας είναι ένας καλός τρόπος για να διαπιστώσετε την ευθύνη και να βεβαιωθείτε ότι ο υπάλληλος σας καταλαβαίνει τα νέα καθήκοντα. Ακριβώς όπως κάνετε και με άλλα επιχειρησιακά μηνύματα, κρατήστε τα σύντομα και απλά, συμπεριλαμβάνοντας μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για να κατανοήσει ο εργαζόμενος τις οδηγίες.
Μορφή σημείωσης
Γράψτε έναν σαφή, περιγραφικό τίτλο. Αν στέλνετε το σημείωμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισάγετε επίσης τον τίτλο στο πεδίο του θέματος, επισημάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σημαία μεγάλης σημασίας και συμπεριλαμβάνετε μια απόδειξη ανάγνωσης. Παρόλο που θα πρέπει γενικά να ακολουθήσετε μια τυπική μορφή υπομνήματος, συμπεριλαμβάνοντας μια κεφαλίδα, η δήλωση έναρξης, το τμήμα εργασιών και το κλείσιμο, οι συζητήσεις και οι ενότητες περίληψης συνήθως δεν είναι απαραίτητες. Στο τμήμα εργασιών, χρησιμοποιήστε έναν αριθμητικό κατάλογο ή σημεία για να προσδιορίσετε και να επισημάνετε νέα ή πρόσθετα καθήκοντα.
Πληροφοριακό Περιεχόμενο
Τα τμήματα ανοίγματος και εργασίας είναι τα πιο σημαντικά τμήματα αυτού του τύπου σημειώσεων. Παρέχετε τις απαραίτητες πληροφορίες στο αρχικό τμήμα. Για παράδειγμα, πείτε στον υπάλληλο γιατί αναθέτετε πρόσθετα καθήκοντα και πότε θα αρχίσουν αυτά τα νέα καθήκοντα. Ημερομηνίες και ώρες παράδοσης για οποιεσδήποτε συναντήσεις που μπορούν να γίνουν πριν ο εργαζόμενος αναλάβει πρόσθετα καθήκοντα. Εάν είναι απαραίτητο, δώστε ένα σημείο επαφής στον οποίο μπορεί να ανατρέξει ο υπάλληλος για ερωτήσεις. Καθορίστε κάθε πρόσθετο καθήκον - σαφώς και πλήρως - στο τμήμα εργασιών. Κλείστε το σημείωμα με μια σύντομη ευχαριστία και ειλικρινή επίδειξη υποστήριξης.
