Όταν ένα έργο κατασκευής είναι έτοιμο να υποβάλει προσφορά, ο ιδιοκτήτης του αναζητά έναν υπεύθυνο, εξειδικευμένο ανάδοχο να κάνει το έργο με λογικό κόστος. Η διαδικασία υποβολής προσφορών εξασφαλίζει ότι οι δυνητικοί υποψήφιοι εργάζονται από τις ίδιες πληροφορίες, γεγονός που οδηγεί στη δυνατότητα σύγκρισης όχι μόνο των τιμών αλλά της πληρότητας της προσφοράς.
Οι πιθανότητες επιτυχούς έκβασης του σχεδίου αυξάνονται σημαντικά όταν ο ιδιοκτήτης ετοιμάζει πλήρεις, πραγματικές πληροφορίες για τους υποψήφιους. Αυτές οι πληροφορίες ονομάζονται πακέτο προσφοράς ή έγγραφα προσφοράς. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν τα σχέδια έργων, τις προδιαγραφές, τους καταλόγους ποσοτήτων, τις πληροφορίες προγραμματισμού και τα δεδομένα σχετικά με οποιοδήποτε συγκεκριμένο εξοπλισμό ή προϊόντα που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν. Περιλαμβάνονται επίσης σχετικές πληροφορίες σχετικά με τις συνθήκες του χώρου. Ένα αντίγραφο της σύμβασης που πρόκειται να υπογραφεί είναι συχνά μέρος του πακέτου για να δοθεί η δυνατότητα στις εταιρείες υποβολής προσφορών να το αναθεωρήσουν. Τα έγγραφα προσφοράς, λαμβανόμενα μαζί, συνήθως εγγράφονται στο συμβόλαιο του επιτυχόντος προσφέροντος. Οι ποσότητες προσφορών και οι τιμές μονάδων ελέγχουν πόσα χρήματα οφείλονται σε πληρωμές κατά την διάρκεια του έργου.
Οι δημόσιες προσφορές ή εκείνες που διαθέτουν πρακτορεία ή κυβερνητικούς ιδιοκτήτες ακολουθούν διαφορετικούς κανόνες από τις ιδιωτικές προσφορές. Πρέπει να διαφημίζονται εκ των προτέρων και επιτρέπουν σε κάθε εξειδικευμένο ανάδοχο να υποβάλει προσφορά εάν το επιλέξει. Οι ιδιώτες ιδιοκτήτες μπορούν να επιλέξουν να περιορίσουν τη διαδικασία στους εργολάβους που έχουν επιλέξει ως υποψήφιοι.
Όταν οι υποψήφιοι λαμβάνουν τα πακέτα προσφορών, ακονίζουν τα μολύβια τους ή πυροδοτούν το λογισμικό εκτίμησης τους και καθορίζουν το κόστος και τη διαθεσιμότητα του υλικού, το εργατικό δυναμικό και τον εξοπλισμό που θα χρειαστούν, τη σειρά εργασίας και τις απαιτήσεις προγραμματισμού. Προβλήματα εμφανίζονται κάποια στιγμή καθώς θεωρούν ένα έργο. Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να είναι η διαπίστωση ότι ένα σημαντικό στοιχείο έχει έναν μακρύ χρόνο για την παράδοση που θα έρχεται σε σύγκρουση με το επιθυμητό χρονοδιάγραμμα κατασκευής του ιδιοκτήτη. Ένα άλλο τυπικό ζήτημα προκύπτει όταν οι ποσότητες που παρέχονται από τον ιδιοκτήτη δεν ταιριάζουν με τις ποσότητες που ο υποψήφιος έχει εκτιμήσει. Οι ερωτήσεις αντιμετωπίζονται ζητώντας διευκρινίσεις από τον ιδιοκτήτη. Ένας υπεύθυνος ιδιοκτήτης θα απαντήσει και στις δύο αυτές ερωτήσεις και θα μοιραστεί νέες ή ενημερωμένες πληροφορίες με όλους τους πλειοδότες.
Οι επισκέψεις στις τοποθεσίες συχνά διευθετούνται ώστε να επιτρέπουν στους εργολάβους να εντοπίζουν πιθανά προβλήματα που μπορεί να είναι δαπανηρά, όπως ζητήματα πρόσβασης ή αντιπαραθέσεις με υφιστάμενες δομές ή βελτιώσεις.
Όταν έρθει η ημερομηνία προσφοράς, οι κυβερνητικοί οργανισμοί μπορούν ή δεν μπορούν να ανοίξουν προσφορές δημόσια. Ορισμένοι οργανισμοί υποχρεώνουν την προσφορά στον υποψήφιο με τη χαμηλότερη ανταπόκριση. Αυτό είναι μερικές φορές προβληματικό επειδή ο χαμηλός υποψήφιος μπορεί να έχει κάνει λάθος ή να υπολογίσει λανθασμένα το πραγματικό κόστος του έργου, το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε περικοπές ή σε υποβαθμισμένες εργασίες κατά τη διάρκεια της κατασκευής. Οι ιδιώτες ιδιοκτήτες συνήθως δεν έχουν δημόσια ανοίγματα προσφορών. Έχουν μεγάλη διακριτική ευχέρεια να χρησιμοποιούν κριτήρια διαφορετικά από την τιμή για την επιλογή ενός εργολάβου. Ένας εργολάβος μπορεί να έχει υψηλότερη τιμή, αλλά μπορεί να έχει προσδιορίσει την αποτελεσματικότητα του προγραμματισμού για να επιταχύνει το έργο, για παράδειγμα.
Όποια διαδικασία ακολουθείται, δημόσια ή ιδιωτική, οι προσφορές αξιολογούνται ως προς την πληρότητα. Ένας εργολάβος που έχει αποκλείσει μέρος των εργασιών, για παράδειγμα, μπορεί να θεωρηθεί ότι δεν ανταποκρίνεται και ότι η προσφορά μπορεί να απορριφθεί. Οι πληροφορίες που ζητήθηκαν, αλλά δεν παρασχέθηκαν, ίσως όσον αφορά την ασφάλιση ή τον κατάλογο προηγούμενων σχεδίων, μπορεί επίσης να αποτελέσουν λόγους απόρριψης μιας προσφοράς. Οι εργολάβοι πρέπει να δώσουν μεγάλη προσοχή ώστε να συμπεριληφθούν όλα τα έγγραφα που ζητούνται.
Στο τέλος μιας διαδικασίας διαγωνισμού, οι προσφορές δίνουν στους ιδιοκτήτες των έργων αντικειμενικά κριτήρια από τα μήλα σε μήλα για να επιλέξουν τον καλύτερο εργολάβο για την εργασία.
