Οι συναντήσεις μπορούν να πετάξουν χωρίς σωστό προγραμματισμό, ακόμη και με σαφή σκοπό και κατάλληλους συμμετέχοντες. Η χρήση μιας ημερήσιας διάταξης για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης μπορεί να βοηθήσει την ομαλή διεξαγωγή της συγκέντρωσης και την αποτελεσματική αντιμετώπιση βασικών θεμάτων ή θεμάτων. Ο προγραμματισμός μπροστά δίνει στους συμμετέχοντες στη συνάντηση γνώση του τι πρέπει να περιμένουν, του χρόνου προετοιμασίας και παρέχει μια σειρά στα οποία θα συζητηθούν τα πράγματα. Ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι ημερήσιες διατάξεις είναι δημοφιλείς είναι ότι εξοικονομούν χρόνο.
Τι είναι η Ατζέντα;
Με απλά λόγια, μια ατζέντα είναι μια λίστα ή ένα σχέδιο. Αυτή η λίστα περιλαμβάνει θέματα και προβλήματα ή θέματα που θα συζητηθούν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Υπάρχουν διάφορες μορφές ατζέντας. ο σκοπός και ο τύπος της συνεδρίασης θα καθορίσει ποια μορφή ατζέντας θα χρησιμοποιηθεί. Οι τύποι ημερήσιας διάταξης που χρησιμοποιούνται συνήθως περιλαμβάνουν άτυπη, επίσημη, προτεραιότητα και χρονοδιάγραμμα. Η εξοικείωση με τον εαυτό σας με κάθε μορφή ατζέντας θα σας επιτρέψει να επιλέξετε αποτελεσματικά τον κατάλληλο τύπο για τις ανάγκες σας.
Άτυπη και επίσημη
Μια άτυπη ημερήσια διάταξη βασικά αναφέρεται σε έναν ανεπίσημο κατάλογο των αντικειμένων που θα συζητηθούν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης και συχνά ρίχνεται μαζί την τελευταία στιγμή. Μια επίσημη ατζέντα ακολουθεί περισσότερο από μια μορφή. Αυτή η μορφή περιλαμβάνει τον τύπο της συνάντησης, τον κατάλογο διευθυντή της συνάντησης και τον κατάλογο όλων των συμμετεχόντων. Η ημερήσια διάταξη ακολουθεί μια συγκεκριμένη εντολή: κλήση προς παραγγελία, ονομαστική κλήση, λεπτά από την τελευταία συνεδρίαση, ανοιχτά θέματα, νέα δουλειά και αναβολή.
Προτεραιότητα και χρονικά
Οι ημερήσιες προτεραιότητες ακολουθούν ένα σύστημα προτεραιότητας. Στα είδη παρέχεται μια σειρά σύμφωνα με την αντιληπτή σημασία για την ομάδα. Τα θέματα συζητούνται στη συνέχεια με αυτή τη σειρά. Οι χρονοδιαγραμμένες ημερήσιες διατάξεις αφορούν τη χρήση μιας καθορισμένης χρονικής προθεσμίας για τη συνάντηση - συνήθως έχει οριστεί χρονομετρητής για να βοηθήσει να παραμείνει στην εργασία. Σε αυτή τη μορφή, η ημερήσια διάταξη θα δημιουργηθεί σε χρονικά διαστήματα. Για παράδειγμα, 9: 30-9: 35: κοινωνικοποίηση / προθέρμανση, 9: 35-9: 40: αναθεώρηση του σκοπού και του επιθυμητού αποτελέσματος, 9: 40-9: 50: ανασκόπηση των πρακτικών από την τελευταία συνεδρίαση.
Συμπέρασμα
Μη διστάσετε να ζητήσετε εισροή από άλλους συμμετέχοντες κατά την κατάρτιση ημερήσιας διάταξης. Οι συμμετέχοντες μπορούν να παράσχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τα θέματα ή τα θέματα που πρέπει να συζητηθούν. Έχοντας τους κατάλληλους συμμετέχοντες είναι το κλειδί για μια καλά σχεδιασμένη και επιτυχημένη συνάντηση. Όλες οι ημερήσιες διατάξεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν το σκοπό της συνόδου. έχουν σαφή επιθυμητά αποτελέσματα. ταξινομούν τα θέματα της ατζέντας είτε ως ανταλλαγή πληροφοριών είτε ως επεξεργασία πληροφοριών, και να τελειώσει με ένα θέμα συζήτησης και μια συζήτηση των επόμενων βημάτων.
