Η τηλεδιάσκεψη σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε μια συνάντηση, ακόμη και αν ένας ή περισσότεροι από τους συμμετέχοντες σας είναι πολύ μακριά για να πραγματοποιήσουν μια προσωπική συνάντηση χωρίς πολλή ταλαιπωρία. Ορισμένες επιλογές τηλεδιάσκεψης περιλαμβάνουν έναν τρόπο να μοιράζεστε βίντεο μέσω Internet ή να μοιράζεστε την επιφάνεια εργασίας σας με όλους τους συμμετέχοντες. Μπορείτε να κάνετε τηλεδιάσκεψη με VOIP (voice over IP) ή με σταθερές τηλεφωνικές γραμμές. Θα μπορείτε να επικοινωνείτε με όλα τα μέλη με πλήρη έκφραση, ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε με ακρίβεια τα λόγια και το νόημά σας.
Δημιουργήστε ένα λογαριασμό με έναν πάροχο υπηρεσιών τηλεδιάσκεψης. Τηλεφωνικές εταιρείες όπως η AT & T έχουν υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης, αλλά υπάρχει επίσης πληθώρα νέων εταιρειών στο Διαδίκτυο που παρέχουν την υπηρεσία, όπως το GoToMeeting και το Webex (βλ. Πόρων). Οι περισσότερες από αυτές τις εταιρείες ενσωματώνουν πλήρως τη φωνή και την κοινή χρήση ιστού ή προσφέρουν τυπικές φωνητικές διασκέψεις ως πρόσθετο στην υπηρεσία βίντεο ή επιμερισμού εργασίας. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν επίσης τηλεδιασκέψεις δωρεάν, όπως το FreeConference.com (βλ. Πόρων).
Ρυθμίστε τη διάσκεψη. Συνήθως το μόνο που έχετε να κάνετε αφού έχετε λογαριασμό είναι να μεταβείτε στον ιστότοπο και να συνδεθείτε με το αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας. Αφού συνδεθείτε, απλά πρέπει να επιλέξετε την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια της κλήσης σας. Ο πάροχος υπηρεσιών θα σας δώσει μια λίστα επιλογών για όλες τις πληροφορίες και συνήθως θα έχει πρόσθετες λειτουργίες για επιλογή, όπως κοινή χρήση επιφάνειας εργασίας ή τηλεδιάσκεψη.
Αφήστε τους συμμετέχοντες στο συνέδριο να γνωρίζουν. Η υπηρεσία θα σας παρέχει συνήθως όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να μοιραστείτε, όπως τον αριθμό τηλεφώνου που καλείτε, το PIN και άλλες γενικές οδηγίες. Μπορεί να υπάρχει ακόμη και μια ενσωματωμένη υπενθύμιση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε όλοι όσοι θα παρακολουθήσουν τη διάσκεψη να γνωρίζουν πώς να συνδεθούν.
Πραγματοποιήστε την κλήση. Όλοι οι καλούντες θα καλέσουν τον ίδιο αριθμό εάν πραγματοποιείτε φωνή μέσω μιας κανονικής τηλεφωνικής γραμμής. Εάν χρησιμοποιείτε το Διαδίκτυο, θα σας δοθεί μια διεύθυνση web για να μοιραστείτε την επιφάνεια εργασίας ή το βίντεο ή τη φωνή σας μέσω του Διαδικτύου, αν έτσι γίνεται η φωνή της υπηρεσίας σας. Κατά την εισαγωγή του αριθμού τηλεφώνου θα υπάρχει ένας αριθμός διάσκεψης ή / και PIN που πρέπει να πληκτρολογήσει κάθε άτομο, για να τα κατευθύνει στη διάσκεψη σας. Η τηλεδιάσκεψη απαιτεί κάποιου είδους κάμερα συνδεδεμένη με τον υπολογιστή σας. Σχεδόν κάθε κάμερα θα λειτουργήσει.
