Οι πιθανότητες είναι ότι όλοι όσοι έχουν εργαστεί για κάποιον άλλο έχουν αναμνήσεις από δυσάρεστες αναθεωρήσεις απόδοσης. Ο διαχειριστής σας ήταν απροετοίμαστος. Σας ρωτήσαμε μερικές από τις παρατηρήσεις του. Ήταν έκπληκτος που εκπλαγείτε. Πολλοί διαφορετικοί τύποι αναθεωρήσεων απόδοσης έχουν γίνει πρότυπα που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τις αναθεωρήσεις ουσιαστικές για τους διευθυντές και τους υπαλλήλους. Η βασική μέθοδος ελέγχου της λίστας ελέγχου είναι μία από τις πιο δημοφιλείς, επειδή όλα όσα χρειάζεστε είναι ασπρόμαυρα. Τι θα μπορούσε να πάει στραβά με μια λίστα ελέγχου, σωστά;
Λειτουργίες αποτελεσματικών εκτιμήσεων απόδοσης
Δεδομένου ότι είναι τόσο άβολα, γιατί γίνονται εκτιμήσεις επιδόσεων; Πολλοί εργαζόμενοι είναι πεπεισμένοι ότι ο σκοπός τους είναι να δικαιολογήσουν μια ασήμαντη αύξηση. Εάν είστε διευθυντής, γνωρίζετε ότι ένας λόγος για τις εκτιμήσεις είναι να ειδοποιήσετε τους κατώτερους εργαζομένους για περιοχές που χρειάζονται βελτίωση. Αν και ελπίζετε ότι θα βελτιωθούν, καθορίζετε επίσης τις βάσεις της απόδειξης σε περίπτωση που χρειαστεί να τερματίσετε την εργασία τους στο μέλλον.
Ωστόσο, οι αποτελεσματικές εκτιμήσεις επιδόσεων μπορούν να εξυπηρετήσουν καλύτερα τους σκοπούς. Μπορούν να είναι ένα εξαιρετικό μέσο για την παροχή ανατροφοδότησης στον υπάλληλο για την εκτέλεση των καθηκόντων του και για τον διευθυντή ως προς την αποτελεσματικότητά του και πώς οι υπάλληλοί του αντιλαμβάνονται το στυλ διοίκησης. Οι αξιολογήσεις μπορούν να διαχωρίσουν τις δεξιότητες που διαθέτει ένας υπάλληλος και τις δεξιότητες που αναδύονται ακόμα, σημειώνοντας τομείς στους οποίους η πρόσθετη κατάρτιση θα ήταν χρήσιμη και ο στόχος αυτός θα επιτευχθεί με την επόμενη εκτίμησή του. Οι πιο αποτελεσματικές αξιολογήσεις αποτελούν σημείο ελέγχου τόσο για τον διευθυντή όσο και για τον υπάλληλο, για το πού βρίσκονται τα πράγματα και για το που πρέπει να προχωρήσουμε.
Η μέθοδος αξιολόγησης του πίνακα ελέγχου
Η μέθοδος ελέγχου της λίστας ελέγχου ακολουθεί επίσης παρόμοια ονόματα, όπως η λίστα ελέγχου συμπεριφοράς ή η κλίμακα λίστας ελέγχου. Η λέξη-κλειδί είναι "λίστα ελέγχου", επειδή η φόρμα αξιολόγησης είναι κυριολεκτικά μια λίστα ελέγχου. Αντί για ένα δοκίμιο ή περιγραφές ή αξιολόγηση υπαλλήλων μεταξύ τους, η μέθοδος ελέγχου της κατάστασης ελέγχου αποτελείται από μια σειρά δηλώσεων, τόσο θετικών όσο και αρνητικών, που ο αξιολογητής απαντά «ναι» ή «όχι», ελέγχει εάν ο εργαζόμενος επιδεικνύει αυτή τη συμπεριφορά ή αφήνει δεν έχει ελεγχθεί αν δεν το κάνει.
Ο κατάλογος περιλαμβάνει δηλώσεις σχετικά με τις συνήθειες του χώρου εργασίας γενικότερα και τις συγκεκριμένες εργασιακές δεξιότητες του εργαζομένου. Για παράδειγμα, οι συνήθειες του χώρου εργασίας για όλους τους υπαλλήλους θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
- ____ Αναφορές για εργασία την ώρα τις περισσότερες ημέρες.
- ____ Εκθέτει μια ευχάριστη συμπεριφορά προς τους συναδέλφους.
- ____ Παραμείνει στη δουλειά μέχρι να ολοκληρωθούν σημαντικά καθήκοντα της ημέρας.
- ____ Τείνει να λάβει κριτική προσωπικά.
Μπορείτε να δείτε ότι οι τρεις πρώτες δηλώσεις είναι θετικές ιδιότητες, ενώ η τέταρτη είναι αρνητική.
Οι δηλώσεις σχετικά με τις δεξιότητες και τα καθήκοντα εργασίας για έναν ρεσεψιονίστ / γραμματέα σε μια λίστα "ναι" και "όχι" θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
- Εμφανίζει μια ευχάριστη στάση ως πρώτη όψη που βλέπει ο επισκέπτης. _ Ναί _ Οχι
- Είναι σε θέση να κάνει πολλαπλούς στόχους μεταξύ των επισκεπτών που χαιρετούν και των τηλεφώνων που απαντούν. _ Ναί _ Οχι
- Συχνά παραβλέπει τα σφάλματα κατά τη διόρθωση. _Ναί _ Οχι
- Διατηρεί τον απολογισμό των επαφών και εξελίξεων των συνεργατών. _Ναί _ Οχι
Οι κατάλληλοι κατάλογοι ελέγχου προετοιμάζονται εκ των προτέρων και εγκρίνονται για κάθε τίτλο εργασίας. Ο διαχειριστής ολοκληρώνει τη λίστα ελέγχου πριν από τη συνεδρίαση αξιολόγησης της απόδοσης του υπαλλήλου. Κατά τη συζήτηση των επιδόσεων με τον υπάλληλο, ο διαχειριστής περνάει από τη λίστα στοιχείων κατά στοιχείο. Μπορεί να ομαδοποιήσει μερικούς, όπως λέγοντας: «Παρατήρησα ότι είστε πολύ καλοί στην τήρηση των προθεσμιών και την έγκαιρη παράδοσή τους». Είναι σημαντικό, ωστόσο, να εξετάζεται κάθε ερώτημα και ότι η έμφαση δεν δίνεται μόνο στους τομείς στους οποίους ο εργαζόμενος χρειάζεται βελτίωση.
Πλεονεκτήματα της μεθόδου εκτίμησης του πίνακα ελέγχου
Υπάρχουν και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα στη μέθοδο ελέγχου της λίστας ελέγχου. Ορισμένοι έχουν να κάνουν με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των καταλόγων ελέγχου γενικά.
Προωθεί την αντικειμενικότητα: Από την πλευρά συν, μια λίστα ελέγχου βοηθά τον διαχειριστή να είναι αντικειμενικός. Μπορεί να διαβάσει κάθε δήλωση και να απαντήσει με ειλικρίνεια αν η συμπεριφορά του υπαλλήλου ταιριάζει ή όχι με τη δήλωση αυτή. Ακόμα κι αν ο εργαζόμενος είναι ένας από τους καλύτερους πωλητές του, ένας κορυφαίος παραγωγός με καλή στάση, ο διευθυντής μπορεί εύκολα να δει ότι αργεί κάθε πρωί, οπότε αφήνει αυτή τη δήλωση ανεξέλεγκτη.
Αποτρέπει την απώλεια μνήμης: Οι άνθρωποι μπορούν φυσικά να είναι ξεχασμένοι, ειδικά σε αγχωτικές καταστάσεις ή όταν νιώθουν βιαστικά. Με διαφορετικό τύπο αξιολόγησης, ο διαχειριστής ίσως ξεχάσει να αναφέρει την καθυστέρηση. Μόλις ολοκληρωθεί η αξιολόγηση, είναι δύσκολο και αντιεπαγγελματικό να πείτε: "Ω, παρεμπιπτόντως, ξέχασα να αναφέρω ότι η καθυστέρηση σας πρέπει να σταματήσει". Αυτό το αρνητικό σχόλιο θα είναι αυτό που θυμάται ο υπάλληλος.
Βελτιώνει την οργάνωση: Η χρήση μιας λίστας ελέγχου βοηθάει ακόμη και τους αποδιοργανωμένους ανθρώπους να παραμείνουν σε αποστολή. Ακολουθώντας τον κατάλογο ελέγχου, φροντίζετε να μην χάσετε λεπτομέρειες. Ακόμη και οι διακοπές δεν μπορούν να καταστρέψουν τη διαδικασία, επειδή απλά πηγαίνετε δεξιά στη λίστα ελέγχου και σηκώστε από όπου απομακρύνθηκε, εύκολα βρεθεί από τα σημάδια ελέγχου.
Αυξάνει την παραγωγικότητα: Υπάρχει κάτι σχεδόν διασκεδαστικό για τον έλεγχο στοιχείων από μια λίστα. Μπορείτε να δείτε τι έχετε επιτύχει, που σας παρακινεί να συνεχίζετε. Μη σταματάτε τώρα. έχετε περισσότερα για να ολοκληρώσετε πριν από την ημέρα έξω! Για εργασίες που δεν έχουν απτό προϊόν για να δείξουν τις προσπάθειές σας, μπορείτε να δείτε τη λίστα ελέγχου για την απόδειξη.
Μειονεκτήματα της μεθόδου εκτίμησης του πίνακα ελέγχου
Καμία μέθοδος αξιολόγησης δεν είναι τέλεια. Η μέθοδος αξιολόγησης της λίστας ελέγχου έχει ορισμένα μειονεκτήματα:
Δεν επιτρέπει εξηγήσεις: Δεδομένου ότι αποτελεί μόνο μια λίστα ελέγχου, η μέθοδος αξιολόγησης της λίστας ελέγχου δεν επιτρέπει εξηγήσεις. Μερικές φορές οι απαντήσεις είναι πιο σύνθετες από τις / ή ή ναι / όχι. Όταν πάρα πολλές απαντήσεις είναι πραγματικά "ναι, εκτός από όταν …", η λίστα ελέγχου μπορεί να μην είναι η ιδανική μέθοδος χρήσης.
Χρονοβόρες / δαπανηρές για την προετοιμασία: Κάποιος πρέπει να κάνει τον κατάλογο ελέγχου για να αρχίσει με. Κάνοντας το καλά, με πολλή σκέψη, χρειάζεται χρόνο. και αυτό σημαίνει ότι θα μπορούσε να κοστίσει τα χρήματα της εταιρείας. Ανθρώπινοι πόροι ίσως μπορέσουν να βρουν έναν πρότυπο κατάλογο ελέγχου που θα χρησιμοποιήσουν, αλλά είναι πιθανό να μην εφαρμοστούν κάποιες ερωτήσεις και άλλοι δεν απευθύνονται, έτσι ώστε η εταιρεία να χρειαστεί να το προσαρμόσει ούτως ή άλλως.
Εύκολο να παραβλέπεται αυτό που δεν υπάρχει: Υπάρχει μια τάση να ισοδυναμεί ο κατάλογος ελέγχου με το χρυσό. Ακόμη και υποσυνείδητα, ένας διευθυντής μπορεί να αισθανθεί ότι αν δεν είναι στον κατάλογο ελέγχου, δεν είναι σημαντικό. Αλλά ίσως κάποια καθήκοντα που έχουν σημασία για την εταιρεία σας και το τμήμα σας θα πρέπει να βρίσκονται στον κατάλογο ελέγχου για μια αξιολόγηση απόδοσης. Παρ 'όλα αυτά, αν δεν είναι στη λίστα ελέγχου, δεν εμφανίζεται. Στην ιδανική περίπτωση, αν κάτι έχει παραλειφθεί από τη λίστα ελέγχου, θα πρέπει να το προσθέσετε, αλλά στη συνέχεια να ζητήσετε από τον HR να αναθεωρήσει τον κατάλογο ελέγχου. Εάν αρχίσετε να έχετε πρόσθετες σελίδες για πράγματα που δεν βρίσκονται στη λίστα ελέγχου, δεν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο λίστας ελέγχου όπως προτίθεστε.
Άλλες μέθοδοι αξιολόγησης της απόδοσης
Υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι μεθόδων αξιολόγησης απόδοσης:
Κλίμακα βαθμολόγησης με βάση την συμπεριφορά: Τα BARS συγκρίνουν την απόδοση με τα αριθμητικά πρότυπα, όπως ο όγκος των πωλήσεων ή η μέση ημερήσια απόδοση.
Κρίσιμα περιστατικά: Ο διαχειριστής παραθέτει αξιοσημείωτα περιστατικά, τόσο θετικά όσο και αρνητικά.
Εκθεση ΙΔΕΩΝ: Ο διαχειριστής απαντά σε ερωτήσεις σε μερικές προτάσεις ή σε σύντομη παράγραφο.
Αναγκαστική κατάταξη: Αυτή η μέθοδος κατατάσσει όλους τους υπαλλήλους του ίδιου τίτλου εργασίας από το καλύτερο στο χειρότερο.
Κλίμακα βαθμολόγησης γραφικών: Αυτή η μέθοδος υπολογίζει έναν υπάλληλο σε μια κλίμακα για κάθε συμπεριφορά ή ενέργεια.
Διαχείριση βάσει στόχων: Η MBO εξετάζει κατά πόσο έχουν επιτευχθεί στόχοι από την προηγούμενη αξιολόγηση.
Αυτοαξιολόγηση: Ο εργαζόμενος γράφει ένα δοκίμιο ή απαντά σε ερωτήσεις για το τι πιστεύει ότι είναι τα επιτεύγματά του και πού μπορεί να βελτιωθεί.
Πρότυπα εργασίας: Αυτή η μέθοδος αξιολόγησης καθιερώνει ρεαλιστικούς στόχους και ορίζει ημερομηνίες-στόχους.
Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των συστημάτων αξιολόγησης της απόδοσης όλων των τύπων. Μετά από όλα, αν υπήρχε ένα χωρίς κανένα μειονέκτημα, όλοι θα επέλεγαν να το χρησιμοποιήσουν. Όλα είναι έγκυρες μέθοδοι αξιολόγησης και ο καθένας έχει τους οπαδούς του. Η μέθοδος αξιολόγησης της λίστας ελέγχου είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε επειδή διαβάζετε απλώς κάθε ερώτηση, εξετάστε προσεκτικά και σημειώστε το ναι ή όχι. Αν νομίζετε ότι έχετε περισσότερα να πείτε μετά την ολοκλήρωση της λίστας ελέγχου, εξετάστε περαιτέρω τις άλλες μεθόδους. Ένα από αυτά μπορεί να είναι πιο κατάλληλο για το στυλ διαχείρισης.
