Οι δείκτες KPIs είναι "βασικοί δείκτες απόδοσης". Αυτοί οι δείκτες είναι μετρητές που βοηθούν όσους στη διαχείριση των επιχειρήσεων να διαπιστώσουν πόσο κοντά (ή μακριά) η εταιρεία ή το τμήμα είναι από την επίτευξη ενός προκαθορισμένου στόχου ή σύνολο στόχων. Η σύνταξη των KPIs μπορεί να βοηθήσει έναν διευθυντή και τους εργαζόμενους να δουν τι χρειάζεται ακόμη να γίνει και να τους παρακινήσει να επιτύχουν αυτούς τους στόχους. Η διαδικασία σύνταξης KPIs δεν είναι δύσκολη. Ωστόσο, η δημιουργία αποτελεσματικών KPI απαιτεί την εξέταση.
Γράψτε τους KPIs ως συνοπτικά, μεμονωμένα έγγραφα. Κάθε KPI πρέπει να αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη κατηγορία, τμήμα ή έργο. Για παράδειγμα, ένα KPI θα μπορούσε να γραφτεί στοχεύοντας στην ικανοποίηση του πελάτη, ενώ ένα άλλο μπορεί να είναι προσανατολισμένο στα γενικά έξοδα.
Ξεκινήστε το έγγραφο KPI με μια κεφαλίδα που καθορίζει τον σκοπό του KPI. Διατηρήστε την όσο το δυνατόν συντομότερη και πιο συγκεκριμένη. Μια ή δύο προτάσεις είναι αρκετές. Για παράδειγμα, ένα KPI για ικανοποίηση πελατών μπορεί να έχει τον τίτλο "Αύξηση ικανοποίησης πελατών".
Καταγράψτε τον σκοπό του KPI. Είναι σημαντικό τόσο η διοίκηση όσο και το προσωπικό να γνωρίζουν γιατί θα πρέπει να προσπαθούν να επιτύχουν συγκεκριμένο στόχο ή γιατί πρέπει να μετρηθεί αυτή η απόδοση. Εξηγήστε εν συντομία πώς η επίτευξη του καθορισμένου στόχου ή του χρόνου καταγραφής που δαπανάται για μια ενέργεια θα είναι επωφελής.
Καθορίστε τον τρόπο μέτρησης του KPI. Συμπεριλάβετε τη συχνότητα των μετρήσεων καθώς και το χρονικό διάστημα που θα συμβεί. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα KPI σχετικά με την ικανοποίηση των πελατών, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια τηλεφωνική έρευνα που θα εμφανιστεί μετά από κάθε κλήση και θα πραγματοποιηθεί εντός περιόδου 3 μηνών.
Ορίστε έναν στόχο στόχο. Προσδιορίστε έναν ποσοτικό και μετρήσιμο στόχο. Θα πρέπει να παρέχει το επιθυμητό αποτέλεσμα, όπως ένα ορισμένο ποσοστό εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.
