Ίσως δεν έχετε κανένα πρόβλημα να φανταστείτε αυτό το σενάριο: Λαμβάνετε μια πρόσκληση σε ένα διάσημο συνέδριο στο οποίο θα έχετε πολλές ευκαιρίες για δικτύωση και επέκταση της επιχείρησής σας. Ωστόσο, αντιμετωπίζετε τώρα το εμπόδιο να πείσετε το αφεντικό σας να σας επιτρέψει να παρακολουθήσετε. Η δικαιολόγηση των δαπανών μπορεί να προκαλέσει δύσκολες αντιδράσεις, αλλά η οργάνωση και η προετοιμασία θα σας βοηθήσουν να αποκτήσετε το στόχο σας.
Σχεδιάστε ένα συναρπαστικό επιχείρημα που πείθει τους προϊστάμενους σας για την αναγκαιότητα της εν λόγω δαπάνης. Πείστε τα αφεντικά σας ότι πρέπει να ξοδέψετε αυτά τα χρήματα σε αυτό το συγκεκριμένο αντικείμενο ή υπηρεσία. Αποδείξτε ότι αυτή η δαπάνη θα οδηγήσει σε υψηλή απόδοση της επένδυσης. Παρουσιάστε όσο το δυνατόν περισσότερη τεκμηρίωση για να φτάσετε στο σημείο.
Υπολογίστε το ακριβές κόστος αυτών των εξόδων και παρουσιάστε το ποσό στα αφεντικά σας. Οι υπολογισμοί σας θα κάνουν το μυαλό σας άνετο, αποδεικνύοντας ότι το έχετε εξετάσει πλήρως και δεν σκοπεύετε να σπαταλήσετε χρήματα. Η παρουσίαση του αναμενόμενου κόστους της δαπάνης μπορεί επίσης να μετριάσει τους φόβους ότι η προγραμματισμένη δαπάνη θα είναι εξωφρενική. Εάν μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη δαπάνη να μην ξοδέψετε τα χρήματα για το στοιχείο ή την υπηρεσία, να παράγετε αυτά τα στοιχεία καθώς και να οδηγείτε στο σπίτι σας το σημείο.
Συμπληρώστε όλες τις φόρμες δαπανών ανά οδηγίες. Οι περισσότεροι οργανισμοί διαθέτουν ένα επίσημο σύστημα υποβολής δικαιολογητικών δαπανών. Η λογιστική υπηρεσία θα σας ζητήσει πιθανώς να συμπληρώσετε ένα έντυπο που δικαιολογεί το κόστος της αγοράς. Θυμηθείτε να μην αγνοήσετε οποιαδήποτε πεδία του εγγράφου, καθώς ξεχνώντας να συμπεριλάβετε μια λεπτομέρεια μπορεί να σας προκαλέσει προβλήματα αργότερα.
Υποβάλετε τεκμηρίωση για όλα όσα σχετίζονται με το κόστος. Οι διαχειριστές θέλουν να δουν ακριβώς πού πηγαίνουν τα χρήματα. με την παροχή ενός χαρτιού, θα τους βοηθήσετε να καταλάβουν γιατί χρειάζεστε να αγοράσετε αυτό το συγκεκριμένο στοιχείο ή υπηρεσία. Συμπεριλάβετε κάθε παραλαβή ή έγγραφο σχετικά με τα έξοδα, έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να σας κατηγορήσει για υπεξαίρεση.
