Οι καταχωρίσεις γενικού μητρώου στη λογιστική είναι αρχεία με χρονολογική σειρά των συναλλαγών με τις λεπτομέρειες των λογαριασμών που επηρεάζονται από κάθε συναλλαγή. Οι συναλλαγές καταγράφονται με χρεώσεις και πιστώσεις στους λογαριασμούς. Όταν ένας λογαριασμός χρεώνεται, ένας άλλος πιστώνεται. Για το λόγο αυτό, οι χρεώσεις και οι πιστώσεις θα είναι πάντα ίσες μεταξύ τους σε μία μόνο συναλλαγή.
Συγκεντρώστε τα αρχεία των συναλλαγών, όπως οι αποδείξεις, οι λογαριασμοί, οι τραπεζικές καταστάσεις και τα τιμολόγια, και οργανώστε τα αρχεία με χρονολογική σειρά.
Γράψτε τις επικεφαλίδες "Ημερομηνία", "Λογαριασμοί", "Χρεώσεις" και "Credits" στην πρώτη γραμμή με τη σειρά που δίνεται, δημιουργώντας στήλες.
Γράψτε την πρώτη καταχώρηση για το έτος. Γράψτε την ημερομηνία της συναλλαγής κάτω από την επικεφαλίδα "Ημερομηνία" και, στη συνέχεια, γράψτε τον λογαριασμό που επηρεάζεται από τη συναλλαγή κάτω από την επικεφαλίδα "Λογαριασμοί". Για παράδειγμα, αν η επιχείρηση έλαβε ένα λογαριασμό κοινής ωφέλειας που δεν πληρώθηκε ακόμα, γράψτε "Έξοδα βοηθητικών προγραμμάτων".
Κατακυρώστε το ποσό της συναλλαγής στον λογαριασμό που αναφέρεται, γράφοντας το ποσό κάτω από τον τίτλο "Χρέωση" στη γραμμή πέρα από τον καταχωρισμένο λογαριασμό.
Γράψτε τον τίτλο του επόμενου λογαριασμού που επηρεάζεται από την ίδια συναλλαγή στη γραμμή κάτω από τον πρώτο καταχωρημένο λογαριασμό. Στην περίπτωση ενός λογαριασμού που έχει εισπραχθεί αλλά δεν έχει ακόμη καταβληθεί, ο δευτερεύων λογαριασμός που επηρεάζεται είναι "Λογαριασμός πληρωτέος" επειδή η επιχείρηση οφείλει τώρα αυτό το ποσό.
Καταγράψτε το λογαριασμό για το ίδιο ποσό που χρεώθηκε ο άλλος λογαριασμός, γράφοντας το ποσό κάτω από τον τίτλο "Πιστωτική κάρτα" και απέναντι στον καταχωρημένο λογαριασμό που έχετε πιστώσει. Σημειώστε ότι ορισμένες συναλλαγές απαιτούν την πίστωση περισσότερων από έναν λογαριασμών. Για παράδειγμα, για μια αγορά που έγινε υπό τους όρους μιας προκαταβολής που καταβλήθηκε με μετρητά και το υπόλοιπο οφείλεται, η αγορά είναι ο πρώτος λογαριασμός που επηρεάζεται και το ποσό χρεώνεται. Ο επόμενος λογαριασμός που επηρεάζεται είναι ο λογαριασμός μετρητών της εταιρείας. Καταγράψτε το λογαριασμό μετρητών για το ποσό των καταβληθέντων μετρητών. Ο τρίτος λογαριασμός που επηρεάζεται είναι πληρωτέος λογαριασμός. πιστώσετε αυτό το λογαριασμό το υπόλοιπο ποσό που οφείλεται τώρα. Τόσο ο λογαριασμός μετρητών όσο και οι πληρωτέοι λογαριασμοί θα πρέπει να ισούνται με την τιμή αγοράς.
Γράψτε την περιγραφή της συναλλαγής στην τρίτη γραμμή κάτω από την επικεφαλίδα "Λογαριασμοί". Στο παράδειγμα που δίνεται, στη στήλη "Λογαριασμοί" θα εμφανίζονται τα "Έξοδα βοηθητικών προγραμμάτων", "Πληρωτέοι λογαριασμοί" και η περιγραφή ως "Ηλεκτρική ενέργεια που λαμβάνεται". επόμενη συναλλαγή με τον ίδιο τρόπο που αναφέρεται παραπάνω.
Συμβουλές
-
Η πίστωση πρέπει πάντα να είναι ίση με τη χρέωση. Πραγματοποιείτε πάντα κάθε συναλλαγή με χρέωση.
