Μια δομή κατανομής εργασιών (WBS) είναι σαν ένα οργανόγραμμα για ένα έργο. Ένα τελικό προϊόν ή αποτέλεσμα είναι στην κορυφή του πίνακα με προϊόντα, εργασίες ή αποτελέσματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή του σε χαμηλότερα επίπεδα. Τα WBS μπορούν να είναι αρκετά βαθιά βαθιά και να παρέχουν τη δομή ενός έργου. Λεπτομερή έγγραφα έργου υποστηρίζουν το WBS. Μία από αυτές τις λεπτομέρειες είναι ένα πρόγραμμα εργασίας του έργου. Ένα χρονοδιάγραμμα εργασιών περιλαμβάνει τις ημερομηνίες έναρξης και ολοκλήρωσης των εργασιών, των δραστηριοτήτων ή των προϊόντων που προσδιορίζονται στο WBS. Ένα WBS χρειάζεται το υποστηρικτικό πρόγραμμα εργασίας για να προγραμματίσει ένα έργο.
Σκοπός
Ένα WBS έχει σχεδιαστεί για να περιγράφει πλήρως τα προϊόντα, τα αποτελέσματα και τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεστούν. Κάνει αυτό κατά τρόπο που να συνδέει το τελικό προϊόν ή το αποτέλεσμα με προϊόντα και καθήκοντα που υποστηρίζουν μια ιεραρχία παρόμοια με ένα χαρτονόμισμα υλικού ή ένα οργανόγραμμα. Ένα WBS δεν παρέχει άλλες λεπτομέρειες, όπως ένα πρόγραμμα εργασίας. Τα χρονοδιαγράμματα εργασίας υποστηρίζουν τον προγραμματισμό του έργου, παρέχοντας ημερομηνίες έναρξης και ολοκλήρωσης για τα προϊόντα και τα καθήκοντα που προσδιορίζονται στο WBS. Τα χρονοδιαγράμματα εργασίας μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για συνεχιζόμενες εργασίες εκτός έργου, όπως η κατασκευή και η συναρμολόγηση κατασκευής.
Προϊόν έναντι διαδικασίας
Αρχικά οι WBS ήταν προσανατολισμένες προς το προϊόν, προσδιορίζοντας όχι μόνο τα μέρη και τα συγκροτήματα αλλά τα συστήματα και την τεχνολογία που απαιτούνται για ένα έργο. Τα WBS χρησιμοποιούνται επίσης για την αναγνώριση έργων προσανατολισμένων στις διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της εφαρμογής μεγάλων συστημάτων λογισμικού και έργων σχεδιασμού μηχανικής. Τα χρονοδιαγράμματα εργασίας μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε προϊόντα ή διαδικασίες. Για παράδειγμα, στα περιβάλλοντα κατασκευής, το λογισμικό προγραμματισμού υλικών απαιτήσεων (MRP) παρέχει προγράμματα υλικού που οδηγούν σε εργασίες αγοράς και κατασκευής. Το λογισμικό προγραμματισμού δαπέδου του καταστήματος παρέχει χρονοδιαγράμματα εργασίας που θεωρούν τις ώρες εργασίας και εξοπλισμού που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας παραγωγικής διαδικασίας. Το λογισμικό διαχείρισης έργου αναπτύσσει προγράμματα εργασίας με εισροές για εργασία, πόρους και συνδέσμους μεταξύ έργων.
Διαχείριση κόστους
Τα WBS παρέχουν ένα μηχανισμό για την παροχή κατ 'εκτίμηση κόστους για τα διάφορα στοιχεία του WBS και για να συνοψίσουμε ή να αυξήσουμε το κόστος. Τα WBS μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη συλλογή των πραγματικών δαπανών για σύγκριση με τις αρχικές εκτιμήσεις. Τα χρονοδιαγράμματα εργασίας μπορούν να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα του κόστους ή τη σταδιακή κατάργηση του κόστους. Τόσο το εκτιμώμενο όσο και το πραγματικό κόστος του έργου μπορούν να προβληθούν με την πάροδο του χρόνου χρησιμοποιώντας λογισμικό διαχείρισης έργων. Τα χρονομετρημένα εκτιμώμενα ή πραγματικά κόστη μπορούν επίσης να παρέχονται από το λογισμικό κοστολόγησης.
Εκτέλεση
Τα WBS μπορούν να υλοποιηθούν με το χέρι ή με τεχνολογία. Τα χρονοδιαγράμματα εργασίας περιλαμβάνουν περισσότερες λεπτομέρειες και αλλαγές που απαιτούν συχνότερα συστήματα λογισμικού για τη διαχείριση έργων ή τον σχεδιασμό και τον έλεγχο της κατασκευής.
